Ein Schulkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Schulkonzert laufen Bühnenprogramm, Elternkommunikation, Technik und Bewirtung gleichzeitig zusammen. Beginne mit Termin und Raum, bevor du Auftritte, Sitzplätze und Helfer planst. Danach werden Musikdateien, technische Anforderungen und die Reihenfolge der Beiträge verbindlich gesammelt. In den letzten Tagen geht es vor allem um Ausdrucke, Materialkontrolle, Aufbau und gekühlte Getränke.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Raum bestätigen
2 Personen
2
Reservierungen festhalten
3
Programm zusammenstellen
3 Personen
4
Auftritte von Schülern erfassen
2 Personen
5
Kontaktdaten der Eltern sammeln
2 Personen
6
Einladungen gestalten
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Freiwillige einteilen
2 Personen
11
Auftrittsreihenfolge bestätigen
2 Personen
12
Musikdateien sammeln
2 Personen
13
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
14
Veranstaltungsort-Anweisungen versenden
15
Catering bestellen
2 Personen
16
Dekoration bestellen
17
Technik reservieren
18
Grundriss des Publikumsbereichs erstellen
2 Personen
19
Bestuhlungsplan erstellen
2 Personen
20
Drehbuch ausdrucken
21
Namensschilder erstellen
2 Personen
22
Programmhefte drucken
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Materialien prüfen
2 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Snacks vorbereiten
4 Personen

Event

27
Technik auspacken
3 Personen
28
Saal öffnen
2 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
5 Personen
31
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
34
Garderobe einrichten
2 Personen
35
Cateringtisch einrichten
3 Personen
36
Geschirr bereitstellen
2 Personen
37
Snacks auslegen
3 Personen
38
Licht aufhängen
3 Personen
39
Musikanlage anschließen
3 Personen
40
Mikrofone anschließen
2 Personen
41
Instrumente bereitstellen
4 Personen
42
Musikdateien testen
2 Personen
43
Soundcheck durchführen
4 Personen
44
Lichtcheck durchführen
2 Personen
45
Auftritte durchgehen
5 Personen
46
Teilnehmende empfangen
3 Personen
47
Publikum empfangen
4 Personen
48
Programmhefte verteilen
2 Personen
49
Eintrittskarten kontrollieren
2 Personen
50
Konzert präsentieren
51
Auftritte betreuen
3 Personen
52
Getränke servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Snacks nachfüllen
2 Personen
55
Pause ankündigen
56
Publikum in die Pause begleiten
3 Personen
57
Pausenverpflegung organisieren
3 Personen
58
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
59
Abschied ankündigen
60
Publikum verabschieden
3 Personen
61
Garderobe betreuen
2 Personen
62
Catering abbauen
3 Personen
63
Geräte ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

64
Ton abbauen
3 Personen
65
Licht abbauen
2 Personen
66
Instrumente aufräumen
4 Personen
67
Stühle aufräumen
4 Personen
68
Tische aufräumen
3 Personen
69
Abfall sammeln
3 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Saal reinigen
4 Personen
72
Toiletten kontrollieren
2 Personen
73
Dekoration entfernen
3 Personen
74
Materialien inventarisieren
2 Personen
75
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
76
Geräte einpacken
3 Personen
77
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
78
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
79
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
80
Gefundene Gegenstände sortieren
81
Fundsachen melden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 180
HockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 4
LautsprecherkabelAnz. 4
MikrofonkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 12
Laptop
USB-StickAnz. 2
Metronom
AnschlussadapterAnz. 6

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
StimmungsleuchtenAnz. 8
LichtkabelAnz. 8

Dekoration

Hintergrundtuch
BallonsAnz. 120
BallonbandAnz. 2
WimpelketteAnz. 6
PapiersterneAnz. 20
KlebebandAnz. 6
SeilAnz. 2
ScherenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
DesserttellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServiertablettsAnz. 12
AusgießkannenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
ServierzangenAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Programm erst fest, wenn alle Schülerauftritte erfasst sind. Frage zusätzlich nach Kontaktdaten der Eltern, Ernährungswünschen und besonderen technischen Anforderungen, damit am Veranstaltungstag keine Rückfragen offenbleiben.
Bestätige die Auftrittsreihenfolge spätestens eine Woche vorher und verschicke die Anweisungen zum Veranstaltungsort an Familien und Helfer. Eine gedruckte Version des Drehbuchs bleibt trotzdem am Mischpult und hinter der Bühne.
Plane die Technik anhand der Beiträge: Aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen und passende Kabel müssen vor dem Aufbau zusammenpassen. Prüfe auch Anschlussadapter, Laptop, USB-Stick und Ersatzbatterien.
Erstelle den Grundriss des Publikumsbereichs, bevor du Klappische, Stühle und Hocker stellst. Markiere außerdem Garderobe, Absperrpfosten und Laufwege, damit Eltern, Schüler und Technikpersonal sich nicht gegenseitig behindern.
Bestelle Catering und Dekoration nicht erst am Konzerttag. Kontrolliere Materialien, drucke Programmhefte und Namensschilder rechtzeitig und kühle die Getränke so, dass sie mindestens vor dem Einlass bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schulkonzert organisieren?: Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Raum, Programm und Reservierungen. Einladungen sollten verschickt werden, sobald die wichtigsten Programmpunkte und Anmeldeinformationen feststehen.
Wann muss die Auftrittsreihenfolge beim Schulkonzert feststehen?: Bestätige die Reihenfolge spätestens sieben Tage vor dem Konzert. So bleiben noch einige Tage, um Musikdateien, Moderation, Umbaupausen und technische Anforderungen abzugleichen.
Wie viele Mikrofone braucht ein Schulkonzert?: Die Zahl hängt von den Beiträgen ab: Plane pro gleichzeitig sprechender oder singender Person ein Mikrofon und halte mindestens ein Ersatzmikrofon bereit. Prüfe zusätzlich Ständer, Kabel, DI-Boxen und Batterien vor dem Aufbau.
Wann sollte man Getränke und Catering für ein Schulkonzert bestellen?: Bestelle Catering und Getränke mindestens eine Woche vorher, bei vielen Gästen früher. Die Getränke sollten am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass gekühlt werden, damit der Ausschank sofort beginnen kann.

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