Organiser un concert d’école sans perdre le fil

Un concert d’école se prépare dans un ordre précis : d’abord la date et la salle, puis les élèves, le programme et les inscriptions. Les besoins techniques et l’ordre de passage doivent être confirmés avant l’impression des programmes et l’installation. Prévoyez aussi les informations pratiques pour les parents, les bénévoles et le lieu. Ce plan vous aide à coordonner les 81 tâches sans oublier les détails qui bloquent souvent la répétition générale ou l’accueil du public.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et la salle
2 personnes
2
Enregistrer les réservations
3
Établir le programme
3 personnes
4
Recenser les élèves qui se produisent
2 personnes
5
Collecter les coordonnées des parents
2 personnes
6
Concevoir les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Confirmer l’ordre de passage
2 personnes
12
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
13
Recenser les besoins techniques
2 personnes
14
Envoyer les consignes du lieu
15
Commander le catering
2 personnes
16
Commander la décoration
17
Réserver la technique
18
Établir le plan de l’espace public
2 personnes
19
Établir le plan des sièges
2 personnes
20
Imprimer le déroulé
21
Créer des badges nominatifs
2 personnes
22
Imprimer les programmes
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Vérifier le matériel
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer les en-cas
4 personnes

Événement

27
Déballer le matériel technique
3 personnes
28
Ouvrir la salle
2 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
5 personnes
31
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Aménager l’entrée
2 personnes
34
Aménager le vestiaire
2 personnes
35
Installer la table traiteur
3 personnes
36
Préparer la vaisselle
2 personnes
37
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
38
Installer l’éclairage
3 personnes
39
Raccorder la sonorisation
3 personnes
40
Brancher les microphones
2 personnes
41
Installer les instruments
4 personnes
42
Tester les fichiers musicaux
2 personnes
43
Effectuer la vérification du son
4 personnes
44
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
45
Passer les prestations en revue
5 personnes
46
Accueillir les participants
3 personnes
47
Accueillir le public
4 personnes
48
Distribuer les programmes
2 personnes
49
Vérifier les billets
2 personnes
50
Présenter le concert
51
Accompagner les spectacles
3 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
55
Annoncer la pause
56
Accompagner le public à la pause
3 personnes
57
Assurer le catering de la pause
3 personnes
58
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
59
Annoncer le départ
60
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
61
Guider le vestiaire
2 personnes
62
Démonter le catering
3 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes

Suivi

64
Démonter le son
3 personnes
65
Démonter l’éclairage
2 personnes
66
Ranger les instruments
4 personnes
67
Ranger les chaises
4 personnes
68
Dégager les tables
3 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer la salle
4 personnes
72
Vérifier les toilettes
2 personnes
73
Retirer la décoration
3 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
76
Emballer le matériel
3 personnes
77
Fermer le lieu
2 personnes
78
Retourner les matériels de location
2 personnes
79
Ranger le stock restant
2 personnes
80
Trier les objets trouvés
81
Signaler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 180
Tabouretsqté 12
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 4
Câbles de haut-parleurqté 4
Câbles de microqté 8
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Piles de rechangeqté 12
Ordinateur portable
Clé USBqté 2
Métronome
Adaptateurs de connexionqté 6

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes d'ambianceqté 8
Câbles d'éclairageqté 8

Décoration

Bâche de fond
Ballonsqté 120
Ruban à ballonsqté 2
Guirlande de fanionsqté 6
Étoiles en papierqté 20
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Ciseauxqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 10
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pinces de serviceqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et la salle, puis recensez les élèves qui se produisent. Demandez immédiatement les coordonnées des parents afin de pouvoir envoyer les invitations et relancer les inscriptions à temps.
Fixez une date limite d’inscription et recueillez en même temps les besoins alimentaires. Le nombre de participants détermine les quantités du catering, le plan des sièges et le nombre de bénévoles à répartir.
Verrouillez l’ordre de passage avant de rassembler les fichiers musicaux. Pour chaque numéro, vérifiez le besoin en microphone, pied, boîtier DI, câble ou adaptateur, puis transmettez les consignes du lieu aux familles concernées.
Ne gardez pas la technique pour le jour du concert : réservez-la et testez la table de mixage, les microphones, les projecteurs LED, les rallonges et les multiprises lors de la vérification du matériel. Gardez des piles de rechange et une clé USB avec les fichiers musicaux.
Préparez le plan de l’espace public et le plan des sièges avant d’imprimer le déroulé et les programmes. Les badges nominatifs, les portants avec cintres et la signalétique sont souvent oubliés alors qu’ils facilitent l’accueil des élèves dès leur arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concert d’école ?: Commencez dès que la date et la salle sont confirmées. Prévoyez au moins 4 semaines pour recenser les élèves, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et réserver la technique ; gardez les derniers jours pour les confirmations et les tests.
Quand faut-il confirmer l’ordre de passage d’un concert d’école ?: Confirmez-le au moins 7 jours avant le concert, après avoir recensé les besoins techniques et rassemblé les fichiers musicaux. Cela laisse le temps d’imprimer le déroulé et de communiquer les consignes aux élèves et aux parents.
Combien de bénévoles prévoir pour un concert d’école ?: Répartissez les bénévoles sur au moins quatre fonctions : accueil, placement, accompagnement des élèves et aide technique ou logistique. Ajustez le nombre selon les inscriptions et le plan de la salle, puis envoyez les rôles au minimum 3 jours avant.
Quand commander le catering et les boissons ?: Attendez la clôture des inscriptions et la collecte des besoins alimentaires, puis commandez au moins 5 jours avant le concert. Refroidissez les boissons le jour précédent et vérifiez les quantités après le dernier décompte des participants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.