Schoolconcert organiseren: checklist van voorbereiding tot afloop

Een schoolconcert vraagt meer dan een podium en een programma. Je moet artiesten, begeleiders, techniek, zaalindeling, catering en publieksontvangst op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en reserveringen; werk daarna de deelnemers, techniek en vrijwilligers uit. In de laatste week controleer je vooral muziekbestanden, dieetwensen, nooduitgangen en toegankelijkheid. Op de concertdag zelf draait alles om een korte technische test en een duidelijke taakverdeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten en begeleiders bevestigen
2 personen
Lokaal en podium controleren
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Plattegrond voor bezoekers maken
Technische wensen verzamelen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Techniek testen
3 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Entreebalie voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Programma's klaarleggen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Tafels voor catering plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
4 personen
Lichtapparatuur opbouwen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Entree en garderobe inrichten
3 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Lichtplan testen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Deelnemers instrueren
3 personen
Deuren openen
4 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Concert openen
Optredens begeleiden
3 personen
Microfoons wisselen
2 personen
Podium veilig houden
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
Pauze aankondigen
Pauzeprogramma verzorgen
3 personen
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Optredens fotograferen
Publieksvragen opvangen
Slotwoord verzorgen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
Garderobe afronden
2 personen

Nazorg

Podiumapparatuur uitschakelen
3 personen
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur inventariseren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opruimen
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 320
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 4
Podiumdelenaantal 12
Krukkenaantal 10
Muziekstandaardsaantal 25

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 350
Koffiekopjesaantal 120
Schoteltjesaantal 120
Gebaksbordenaantal 350
Besteksetsaantal 350
Serveerlepelsaantal 20
Schaaltjesaantal 25

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 12
Microfoonstatievenaantal 12
DI-boxenaantal 6
XLR-kabelsaantal 20
Jackkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Laptop
Muziekstandaardlampenaantal 8

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
LED-spotsaantal 6
Lichtstatiefaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4

Decoratie

Achtergronddoekaantal 2
Ballonnenaantal 150
Slingersaantal 12
Podiumbannersaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 40
Programmahoudersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Dweilmoppenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afwasbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische test vóór de deuren opengaan en neem alle muziekbestanden mee. Controleer per optreden microfoons, DI-boxen, monitoren, kabels en de podiumindeling; zo ontdek je ontbrekende aansluitingen niet pas tijdens het concert.
Maak voor vrijwilligers een indeling met minstens drie rollen: entree, zaal en catering. Geef iedere vrijwilliger een begintijd, telefoonnummer en concrete overdracht, vooral voor het openen van de locatie en het klaarleggen van programma’s.
Tel stoelen en garderoberuimte op basis van het aantal aangemelde bezoekers en houd een vrije doorgang naar de nooduitgangen. Zet kabels vast met kabelgoten en controleer vóór publiek binnenkomt of rolstoelroutes en zitplaatsen bereikbaar zijn.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en geef het definitieve aantal porties enkele dagen vóór het concert door aan de catering. Bewaar koelproducten direct na ontvangst gekoeld en zet hapjes pas kort voor de pauze klaar.
Leg entreebalie, naamkaartjes, plattegrond en programma’s samen op één vaste plek. Print extra programma’s voor onverwachte bezoekers en wijs één persoon aan die wijzigingen in het programma aan de zaal en artiesten doorgeeft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolconcert organiseren?: Leg datum, lokaal en programma bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Bevestig artiesten, begeleiders en vrijwilligers uiterlijk 3 weken voor het concert; plan de technische details in de laatste 2 weken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schoolconcert?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger bij de entree, 1 voor de zaal en 1 voor catering of backstage. Bij meer dan 100 bezoekers is een vierde persoon voor publieksbegeleiding en garderobe praktisch.
Wanneer test je de techniek voor een schoolconcert?: Plan de volledige test op de concertdag minimaal 2 uur vóór aanvang en reserveer daarna 30 minuten voor correcties. Test niet alleen geluid, maar ook podiumlampen, muziekbestanden, microfoonstatieven en alle kabelverbindingen.
Hoeveel programma’s moet je printen voor een schoolconcert?: Print voor iedere aangemelde bezoeker één programma en voeg ongeveer 10 procent extra exemplaren toe. Bij 80 verwachte bezoekers betekent dat 88 programma’s, zodat je ook onverwachte bezoekers kunt helpen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.