Schulkonzert organisieren: die komplette Checkliste

Ein Schulkonzert braucht mehr als ein gutes Programm. Künstler, Begleitpersonen, Bühne, Technik, Einlass und Catering müssen aufeinander abgestimmt sein. Beginne mehrere Wochen vorher mit Datum, Raum, Anmeldungen und technischen Anforderungen; in den letzten Tagen geht es vor allem um Tests, Ausdrucke und Aufbau. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Öffnen der Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Künstler und Begleiter bestätigen
2 Personen
Lokal und Bühne kontrollieren
2 Personen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Programm drucken
2 Personen
Besucherplan erstellen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Technik testen
3 Personen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Eingangstheke vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
5 Personen
Tische für das Catering aufstellen
3 Personen
Tonanlage aufbauen
4 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Instrumente bereitstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
Lichtplan testen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Teilnehmende instruieren
3 Personen
Türen öffnen
4 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Konzert eröffnen
Auftritte betreuen
3 Personen
Mikrofone wechseln
2 Personen
Die Bühne sichern
2 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
Pause ankündigen
Pausenprogramm gestalten
3 Personen
Besucher zu den Plätzen begleiten
3 Personen
Abendprogramm betreuen
3 Personen
Auftritte fotografieren
Publikumsfragen entgegennehmen
Schlusswort halten
Besucher verabschieden
4 Personen
Garderobe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Bühnentechnik ausschalten
3 Personen
Instrumente sicher verstauen
3 Personen
Catering aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Fundsachen sammeln
Ausstattung inventarisieren
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Reste aufräumen
2 Personen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 320
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4
BühnenelementeAnz. 12
HockerAnz. 10
NotenständerAnz. 25

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 350
KaffeetassenAnz. 120
UntertassenAnz. 120
KuchenplattenAnz. 350
BestecksetsAnz. 350
ServierlöffelAnz. 20
SchälchenAnz. 25

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 12
MikrofonständerAnz. 12
DI-BoxenAnz. 6
XLR-KabelAnz. 20
JackkabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelkanäleAnz. 20
Laptop
NotenständerlampenAnz. 8

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
LichtstativAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4

Dekoration

HintergrundtuchAnz. 2
BallonsAnz. 150
GirlandenAnz. 12
BühnenbannerAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
WegweiserAnz. 10
NamensschilderAnz. 40
ProgrammhalterAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmoppsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
SpülbeckenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und bestätige Künstler sowie Begleitpersonen frühzeitig. So kannst du Einladungen verschicken, Anmeldungen bearbeiten und Ernährungswünsche rechtzeitig sammeln.
Prüfe den Veranstaltungsort nicht nur auf Sitzplätze: Kontrolliere Bühne, Notausgänge und Barrierefreiheit. Plane außerdem die Besucherführung vom Eingang bis zur Garderobe und zu den Sitzplätzen.
Sammle technische Anforderungen je Beitrag und teste die komplette Anlage spätestens am Vortag. Dazu gehören Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel und die Musikdateien.
Plane Helfer mit festen Schichten für Eingangstheke, Einlass, Technik, Catering und Abbau ein. Bereite Namensschilder, Programme und den Besucherplan mindestens einen Tag vorher vor.
Bestelle Catering nach der Zahl der Anmeldungen und lagere Kühlprodukte erst kurz vor dem Konzert ein. Rechne für Aufbau, Technikcheck und das Bereitlegen von Programmen mindestens 2 Stunden vor Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schulkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Raum und Künstlern. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert laufen.
Wann sollte die Technik für ein Schulkonzert getestet werden?: Führe einen vollständigen Techniktest spätestens am Vortag durch und prüfe am Veranstaltungstag nochmals Mikrofone, Musikdateien und Lautsprecher. Plane dafür mindestens 60 bis 90 Minuten ein.
Wie viele Helfer braucht ein Schulkonzert?: Plane mindestens eine Person für den Einlass, eine für die Eingangstheke, eine für die Technik und zwei bis drei Personen für Catering und Aufbau ein. Bei mehreren Einlassphasen brauchst du pro zusätzlicher Phase mindestens eine weitere Person.
Wann sollte man Programme und Namensschilder vorbereiten?: Drucke Programme und Besucherplan spätestens am Tag vor dem Konzert und lege alles gesammelt bereit. Namensschilder sollten ebenfalls vorher beschriftet werden, damit der Einlass nicht verzögert wird.

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