Checklist para organizar un concierto escolar

Un concierto escolar combina actuaciones, público, técnica y comida, así que los olvidos suelen aparecer entre áreas. Empieza cerrando la fecha y el programa, y confirma después a artistas, acompañantes y voluntarios. Durante las semanas siguientes tendrás que coordinar inscripciones, necesidades dietéticas, archivos de música, escenario y equipos de sonido. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto y a llegar al día del concierto con la entrada, los programas y la prueba técnica preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar artistas y acompañantes
2 personas
Comprobar el local y el escenario
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Crear un mapa para los visitantes
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Definir la distribución del escenario
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar el mostrador de entrada
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los programas
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Colocar las sillas
5 personas
Colocar mesas para catering
3 personas
Montar el equipo de sonido
4 personas
Montar el equipo de iluminación
3 personas
Preparar los instrumentos
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la entrada y el guardarropa
3 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Probar el plan de iluminación
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Instruir a los participantes
3 personas
Abrir las puertas
4 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir programas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Abrir el concierto
Coordinar las actuaciones
3 personas
Cambiar micrófonos
2 personas
Mantener seguro el escenario
2 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet limpio y abastecido
2 personas
Anunciar el descanso
Organizar el programa del descanso
3 personas
Guiar a los visitantes a sus asientos
3 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Fotografiar las actuaciones
Atender preguntas del público
Preparar el discurso de clausura
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
Terminar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo del escenario
3 personas
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Retirar sillas y mesas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Inventariar el equipo
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger los restos
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 320
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4
Piezas de escenariocant. 12
Taburetescant. 10
Atrilescant. 25

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 350
Tazas de cafécant. 120
Platilloscant. 120
Platos para postrecant. 350
Cubiertoscant. 350
Cucharones de servircant. 20
Cuencoscant. 25

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 12
Soportes de micrófonocant. 12
Cajas DIcant. 6
Cables XLRcant. 20
Cables jackcant. 12
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Canaletas para cablescant. 20
Portátil
Lámparas de atrilcant. 8

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 8
Focos LEDcant. 6
Soporte de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 4

Decoración

Lona de fondocant. 2
Globoscant. 150
Guirnaldascant. 12
Banners del escenariocant. 4
Mantelescant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 40
Fundas para programascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Fregaderoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar invitaciones: así podrás indicar la duración, el orden de las actuaciones y el horario de llegada de cada grupo. Deja una versión final lista para imprimir.
Recopila las necesidades técnicas al menos 7 días antes. Confirma micrófonos, atriles, monitores, mesa de mezclas, cables y conexiones del portátil; una prueba rápida el mismo día no sustituye un ensayo técnico.
Asigna voluntarios con funciones concretas y horarios, no solo con nombres. Necesitarás cubrir como mínimo la entrada, el escenario, la orientación de visitantes y el servicio de comida durante los momentos de mayor actividad.
Prepara el escenario antes de abrir la ubicación: coloca las piezas, sillas, taburetes, atriles y luces según la distribución definida. Marca en el suelo la posición de los elementos que deban volver a colocarse entre actuaciones.
Haz una revisión final de seguridad y accesibilidad antes de recibir al público. Comprueba las salidas de emergencia, los recorridos accesibles, los cables protegidos con canaletas y que los productos refrigerados estén guardados hasta el momento de servir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto escolar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el local y fija el programa al principio; deja la prueba técnica, los programas impresos y la preparación del escenario para la última semana.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas y acompañantes?: Confírmalos como máximo 3 semanas antes y vuelve a comprobar la asistencia 7 días antes. Ese segundo contacto permite corregir el programa, las necesidades técnicas y la distribución del escenario.
¿Cuándo se debe hacer la prueba de sonido?: Haz una prueba completa entre 2 y 4 horas antes de la apertura, con la mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos y archivos de música reales. Revisa también cables, regletas y conexiones de reserva.
¿Cuánta comida y bebida hay que preparar para el concierto escolar?: Calcula las cantidades a partir de las inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 %. Recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes y guarda los productos refrigerados hasta poco antes del servicio.

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