Concert de l’école : la checklist pour ne rien oublier

Un concert de l’école demande de coordonner les élèves, les artistes, les accompagnateurs, les familles et l’équipe technique. Commence par fixer la date et le programme, puis avance vers les réservations, les inscriptions et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à verrouiller les fichiers musicaux, la scène, le matériel et les bénévoles. Le jour J, prévois assez de temps pour ouvrir le lieu, installer les éléments de scène et tester chaque micro, câble et enceinte avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les artistes et accompagnateurs
2 personnes
Vérifier le site et la scène
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Créer un plan pour les visiteurs
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le comptoir d'accueil
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les programmes
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer les tables de catering
3 personnes
Installer le matériel sonore
4 personnes
Monter l’éclairage
3 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes
Tester le plan d’éclairage
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Informer les participants
3 personnes
Ouvrir les portes
4 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Ouvrir le concert
Accompagner les spectacles
3 personnes
Changer les microphones
2 personnes
Maintenir la scène sécurisée
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
Annoncer la pause
Assurer le programme de la pause
3 personnes
Accompagner les visiteurs à leur place
3 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Photographier les spectacles
Répondre aux questions du public
Prononcer le discours de clôture
Reconduire les visiteurs
4 personnes
Finaliser le vestiaire
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel de scène
3 personnes
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier l’équipement
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 320
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 4
Éléments de podiumqté 12
Tabouretsqté 10
Pieds de microqté 25

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 350
Tasses à caféqté 120
Sous-tassesqté 120
Assiettes à gâteauqté 350
Couvertsqté 350
Cuillères de serviceqté 20
Petits bolsqté 25

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 12
Pieds de microqté 12
Boîtiers DIqté 6
Câbles XLRqté 20
Câbles jackqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Ordinateur portable
Lampes de pupitreqté 8

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Pied de projecteurqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 4

Décoration

Bâche de fondqté 2
Ballonsqté 150
Guirlandesqté 12
Bannières de scèneqté 4
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 40
Supports de programmeqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Cela laisse le temps de confirmer les artistes et accompagnateurs, d’envoyer les invitations et de traiter les inscriptions.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et arrête le nombre de repas ou d’en-cas 7 jours avant le concert. Garde ensuite les produits réfrigérés au froid jusqu’au moment du service.
Fais un plan de scène écrit avec les microphones, pieds, retours, boîtiers DI et câbles nécessaires. Organise un test technique complet au moins 2 heures avant l’ouverture des portes.
Prévois l’accueil avant l’installation finale : badges nominatifs, programmes imprimés, plan pour les visiteurs et comptoir d’accueil doivent être prêts au moins 30 minutes avant l’arrivée du public.
Réserve un créneau de 45 minutes pour vérifier les sorties de secours et l’accessibilité. Contrôle aussi les rallonges, multiprises et goulottes de câbles afin qu’aucun passage ne reste encombré.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de l’école ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Les confirmations d’artistes, réservations, invitations et inscriptions peuvent ainsi être traitées sans concentrer toutes les décisions dans les derniers jours.
Combien de temps prévoir pour installer la scène ?: Prévois au minimum 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les éléments de podium, les pieds de micro, les enceintes, les retours et l’éclairage. Ajoute 30 minutes pour le test technique et les corrections.
Quand imprimer le programme du concert ?: Finalise le contenu 5 à 7 jours avant le concert, puis imprime les programmes dès que l’ordre des morceaux et les noms sont confirmés. Prévois une petite réserve d’exemplaires supplémentaires pour l’accueil.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert de l’école ?: Répartis au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour l’accompagnement des artistes et 1 pour la salle ou les coulisses. Pour un public important, ajoute 1 personne par zone ou mission supplémentaire et confirme les disponibilités 7 jours avant.

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