Schoolconcert organiseren: checklist en planning

Een schoolconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een podium. Leg eerst datum, zaal en repetitieruimte vast en werk daarna toe naar een definitief programma, duidelijke begeleiding en een technisch draaiboek. Regel uitnodigingen, aanmeldingen, catering en parkeerinformatie op tijd, zodat je in de laatste week niet alles tegelijk hoeft te doen. Controleer vlak voor de uitvoering vooral instrumenten, microfoons, kabels, podiumindeling en noodcontacten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum vastleggen
2 personen
Zaal reserveren
Repetitieruimte reserveren
Programma samenstellen
3 personen
Optredende leerlingen registreren
2 personen
Docentenbegeleiding vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Muziekstukken verzamelen
2 personen
Optredens en tijden indelen
3 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Programma definitief maken
3 personen
Programma's afdrukken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Catering bestellen
Geluidsapparatuur reserveren
Instrumentenlijst controleren
2 personen
Verkeers- en parkeerinformatie sturen
Noodcontacten verzamelen
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Technische draaiboek printen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Zaalvloer vrijmaken
4 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Techniek testen
3 personen
Instrumenten stemmen
3 personen
Optredens doorlopen
5 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Bezoekers naar plaatsen wijzen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Concertprogramma uitvoeren
15 personen
Optredens aankondigen
Podiumwissels begeleiden
3 personen
Geluidsniveau bedienen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Pauze aankondigen
Slotwoord verzorgen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen

Nazorg

Instrumenten veilig wegzetten
4 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Verlichting verwijderen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Stoelen afbreken
4 personen
Tafels afbreken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Retourmateriaal verpakken
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Podiumdelenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Statafelsaantal 6
Krukkenaantal 8
Opbergboxenaantal 10
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Mengpaneel
Actieve speakersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 8
Jackkabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Laptop
Muziekstandaardsaantal 20
Pianokruk
Gitaarversterkersaantal 2
Keyboardstandaardsaantal 2
Reserve microfoon
Muziekafspeelapparaat
Reserve laptoplader
Rolmaat
Kabelhaspelsaantal 3
Gaffer tapeaantal 6
Gereedschapskoffer
Reserve zekeringen
Printpapieraantal 2
Labelprinter
USB-sticksaantal 3

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6
Verlengbare werklampenaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Papieren slingersaantal 8
Achtergronddoek
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Plantenbakkenaantal 4
Fotowand
Decoratieve doekenaantal 6

Servies

Herbruikbare glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 220
Vorkenaantal 220
Servettenhoudersaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Koffielepelsaantal 80
Taartscheppenaantal 3
Broodmandenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Snijmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Maatbekersaantal 2
Afwasteiltjesaantal 3

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 4
Koelboxlabelsaantal 12
Allergenenkaartjesaantal 20
Buffetbordenaantal 8
Drankkrattenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Voedselbakkenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Vloertrekker
Schoonmaakkar
Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 3

Tips

Plan de technische repetitie vóór de concertdag en loop elk optreden in volgorde door. Controleer daarbij per nummer de microfoons, DI-boxen, versterkers, muziekstandaards en benodigde kabels.
Maak het programma pas definitief nadat alle optredende leerlingen, tijden en muziekstukken zijn gecontroleerd. Houd ruimte vrij voor wissels tussen optredens en noteer die tijden ook in het technische draaiboek.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Een late wijziging vlak voor het concert leidt snel tot ontbrekende porties of onduidelijke labels.
Stuur verkeers- en parkeerinformatie samen met de uitnodiging of bevestiging. Vermeld ook waar bezoekers binnenkomen, waar garderoberekken staan en bij wie ouders op de concertdag terechtkunnen.
Wijs vrijwilligers per taak en tijdstip toe, niet alleen per naam. Zorg dat bij opbouw, ontvangst, garderobe, podiumwissels en afsluiting steeds minstens één aanspreekpunt aanwezig is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schoolconcert organiseren?: Leg de datum, zaal en repetitieruimte bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf vast. Begin daarna met programma, leerlingregistratie, begeleiding en uitnodigingen, zodat je de laatste 2 weken alleen nog hoeft te controleren en bij te sturen.
Wanneer moet het programma van een schoolconcert definitief zijn?: Maak het programma uiterlijk 2 weken voor het concert definitief. Dan heb je nog tijd om programma’s af te drukken, optredens en tijden te communiceren en de podiumindeling en techniek daarop af te stemmen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische voorbereiding van een schoolconcert?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor opbouw en soundcheck, afhankelijk van het aantal optredens en instrumenten. Reserveer daarna tijd voor een volledige doorloop met de leerlingen, inclusief microfoonwissels en podiumwissels.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een schoolconcert?: Vraag dieetwensen uit zodra de aanmeldingen openen en sluit de inventarisatie uiterlijk 1 week voor het concert. Geef het definitieve aantal en de soorten dieetwensen daarna door aan de catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.