Checklist pour organiser un concert d’école
Un concert d’école demande de coordonner les élèves, les enseignants, la salle et la technique bien avant le jour J. Commence par fixer la date, réserver la salle et planifier les répétitions, puis construis le programme à partir des inscriptions. Les derniers jours servent surtout à confirmer les horaires, les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et le matériel. Cette checklist rassemble les 77 tâches et les 89 éléments à prévoir pour avancer sans oublier les détails qui bloquent souvent l’accueil ou le passage sur scène.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date du concert
2 personnes
Réserver la salle
Réserver la salle de répétition
Établir le programme
3 personnes
Enregistrer les élèves qui se produisent
2 personnes
Consigner l’encadrement des enseignants
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Rassembler les morceaux de musique
2 personnes
Répartir les spectacles et les horaires
3 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Finaliser le programme
3 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander le catering
Réserver le matériel de sonorisation
Vérifier la liste des instruments
2 personnes
Envoyer les informations sur la circulation et le stationnement
Recueillir les contacts d'urgence
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Imprimer le planning technique
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Libérer le sol de la salle
4 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Accorder les instruments
3 personnes
Passer les prestations en revue
5 personnes
Événement
Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Orienter les visiteurs vers leur place
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Exécuter le programme du concert
15 personnes
Annoncer les spectacles
Coordonner les changements de scène
3 personnes
Gérer le niveau sonore
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer la pause
Prononcer le discours de clôture
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Suivi
Ranger les instruments en lieu sûr
4 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Retirer l'éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les chaises
4 personnes
Démonter les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Emballer le matériel de retour
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 180
- Tables pliantesqté 12
- Éléments de podiumqté 6
- Portantsqté 3
- Tables hautesqté 6
- Tabouretsqté 8
- Boîtes de rangementqté 10
- Porte-manteauxqté 3
Équipement
- Table de mixage
- Intervenants actifsqté 2
- Moniteurs de scèneqté 2
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 4
- Boîtiers DIqté 4
- Câbles XLRqté 8
- Câbles jackqté 8
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 8
- Goulottes de câblesqté 12
- Ordinateur portable
- Pieds de microqté 20
- Tabouret de piano
- Amplis de guitareqté 2
- Supports de clavierqté 2
- Micro de secours
- Lecteur de musique
- Chargeur d’ordinateur portable de secours
- Mètre ruban
- Rallonges à enrouleurqté 3
- Ruban gafferqté 6
- Caisse à outils
- Fusibles de réserve
- Papier d’impressionqté 2
- Imprimante d'étiquettes
- Clés USBqté 3
Éclairage
- Projecteurs LED de scèneqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes à pilesqté 6
- Lampes de travail extensiblesqté 2
Décoration
- Ballonsqté 100
- Ruban pour ballonsqté 2
- Guirlandes en papierqté 8
- Bâche de fond
- Ruban adhésifqté 6
- Attaches-câblesqté 100
- Panneau d’accueil
- Panneaux indicateursqté 8
- Nappesqté 12
- Bacs à plantesqté 4
- Mur photo
- Tissus décoratifsqté 6
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 220
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 220
- Fourchettesqté 220
- Porte-serviettesqté 8
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 6
- Cuillères à caféqté 80
- Pelles à gâteauqté 3
- Corbeilles à painqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pince de serviceqté 8
- Thermosqté 4
- Pains de glaceqté 20
- Couteaux de découpeqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Verres doseursqté 2
- Bacs à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Étiquettes pour glacièreqté 12
- Cartes des allergènesqté 20
- Assiettes de buffetqté 8
- Casiers de boissonsqté 8
- Cuillères de serviceqté 8
- Bacs alimentairesqté 8
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièreqté 3
- Seauxqté 3
- Raclette de sol
- Chariot de nettoyage
- Poubellesqté 8
- Bacs de tri des déchetsqté 3
Conseils
- Bloque la salle et la salle de répétition dès que la date est choisie. Sans créneaux confirmés, tu ne peux pas établir un planning fiable pour les élèves et les enseignants.
- Demande les inscriptions et les besoins alimentaires avant de finaliser le programme. Prévois un délai d’au moins deux semaines pour traiter les réponses, relancer les familles et ajuster les horaires.
- Prépare le conducteur technique séparément du programme distribué au public. Il doit préciser les changements de scène, les microphones, les retours, les amplis et les branchements pour chaque passage.
- Ne laisse pas la répartition des bénévoles au dernier jour. Confie au minimum des rôles distincts pour l’accueil, les coulisses, l’orientation du public et l’aide au rangement.
- Vérifie le matériel sur place avant l’arrivée des élèves : table de mixage, moniteurs, microphones, pieds, boîtiers DI, câbles, rallonges et multiprises. Un test complet le jour précédent laisse encore le temps de remplacer un élément manquant.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un concert d’école ?
- Commence idéalement 8 à 12 semaines avant le concert. La date, la salle, les répétitions, les inscriptions et la sonorisation doivent être confirmées avant de construire le programme.
- Combien de temps prévoir pour les répétitions avant un concert d’école ?
- Prévois au moins une répétition générale complète dans la salle, idéalement 1 à 3 jours avant le concert. Ajoute un créneau technique pour tester la scène, les microphones, les retours et les changements entre les groupes.
- Quand envoyer les invitations pour un concert d’école ?
- Envoie les invitations environ 3 à 4 semaines avant la représentation, avec l’horaire, l’adresse, les informations de circulation et de stationnement. Garde ensuite 7 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
- Que faut-il vérifier la veille d’un concert d’école ?
- La veille, vérifie le programme imprimé, les badges, les contacts d’urgence, le planning technique et la liste des instruments. Contrôle aussi tous les câbles, rallonges, multiprises et éléments de scène afin de corriger les oublis avant l’accueil des élèves.
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