Checklist para organizar un concierto escolar

Organizar un concierto escolar requiere coordinar alumnos, profesorado, familias, sala, ensayos y equipo técnico sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne 77 tareas y 89 materiales para seguir el trabajo en orden, desde fijar la fecha hasta preparar el escenario. Incluye el programa, las inscripciones, la supervisión, el sonido, la iluminación, el catering y la información sobre tráfico y aparcamiento. Úsala como plan de trabajo y asigna cada tarea a una persona concreta.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del concierto
2 personas
Reservar la sala
Reservar la sala de ensayo
Elaborar el programa
3 personas
Registrar a los alumnos que actúan
2 personas
Registrar la supervisión del profesorado
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Reunir piezas musicales
2 personas
Organizar las actuaciones y los horarios
3 personas
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones
2 personas
Definir el programa final
3 personas
Imprimir programas
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Pedir el catering
Reservar equipo de sonido
Comprobar la lista de instrumentos
2 personas
Enviar información sobre tráfico y aparcamiento
Recopilar contactos de emergencia
Definir la distribución del escenario
2 personas
Imprimir el plan técnico
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Preparar los materiales
3 personas
Despejar el suelo del salón
4 personas
Colocar las sillas
5 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Colocar los instrumentos
4 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar los programas
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Afinar los instrumentos
3 personas
Repasar las actuaciones
5 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Indicar a los visitantes sus lugares
3 personas
Dar el discurso de apertura
Ejecutar el programa del concierto
15 personas
Anunciar las actuaciones
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
Controlar el nivel de sonido
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar el descanso
Preparar el discurso de clausura
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

Guardar los instrumentos de forma segura
4 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Retirar la iluminación
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las sillas
4 personas
Desmontar las mesas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Empaquetar el material de devolución
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 12
Piezas de escenariocant. 6
Percheroscant. 3
Mesas altascant. 6
Taburetescant. 8
Cajas de almacenajecant. 10
Percheroscant. 3

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces activoscant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 8
Cables jackcant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Portátil
Atrilescant. 20
Taburete de piano
Amplificadores de guitarracant. 2
Soportes para tecladocant. 2
Micrófono de reserva
Reproductor de música
Cargador de portátil de repuesto
Cinta métrica
Enrollacablescant. 3
Cinta gaffercant. 6
Caja de herramientas
Fusibles de repuesto
Papel de impresióncant. 2
Impresora de etiquetas
Memorias USBcant. 3

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 6
Lámparas de trabajo extensiblescant. 2

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldas de papelcant. 8
Lona de fondo
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 8
Mantelescant. 12
Jardinerascant. 4
Photowall
Paños decorativoscant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 220
Tenedorescant. 220
Porta-servilletascant. 8
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 6
Cucharillas de cafécant. 80
Cucharas para tartascant. 3
Cestas de pancant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas para servircant. 8
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Cuchillos de cortecant. 6
Bandejas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 2
Cubetas para lavarcant. 3

Catering

Compras
Dispensadores de bebidascant. 4
Etiquetas para neveras portátilescant. 12
Tarjetas de alérgenoscant. 20
Platos de buffetcant. 8
Cajas de bebidascant. 8
Cucharones de servircant. 8
Bandejas de comidacant. 8

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 3
Cuboscant. 3
Limpiacristales
Carro de limpieza
Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 3

Consejos

Cierra la fecha y reserva la sala y la sala de ensayo con varias semanas de margen. Antes de confirmar, comprueba cuántos ensayos caben, el horario de acceso y el tiempo necesario para montar y desmontar.
No esperes al programa definitivo para organizar las actuaciones. Reúne las piezas musicales, registra a los alumnos y al profesorado, y prepara un horario provisional que permita detectar cambios de duración o conflictos de supervisión.
Haz una prueba técnica completa al menos un día antes. Comprueba la mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, cajas DI, cables, regletas y canaletas; lleva también cables alargadores y bridas para resolver recorridos y conexiones imprevistas.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Calcula las raciones con los datos confirmados y comunica cualquier cambio al proveedor con un mínimo de 72 horas de antelación.
Prepara el día del concierto en bloques horarios: montaje, prueba de sonido, llegada de intérpretes, apertura de puertas y actuaciones. Imprime el plan técnico, los programas y las tarjetas con nombres, y entrega a cada voluntario una tarea y una hora de llegada.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un concierto escolar?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Durante las primeras 2 semanas fija la fecha, reserva las salas y abre el registro de alumnos y profesorado; deja las últimas 2 semanas para cerrar el programa y las pruebas técnicas.
¿Cuánto dura la prueba de sonido de un concierto escolar?: Reserva entre 90 minutos y 2 horas, según el número de actuaciones y músicos. Programa la prueba antes de la llegada del público y comprueba cada micrófono, monitor, instrumento amplificado y entrada de la mesa de mezclas.
¿Cuándo se debe cerrar el programa final?: Cierra el programa final entre 10 y 14 días antes del concierto. Así tendrás tiempo para imprimir los programas, hacer las tarjetas con nombres, ordenar las actuaciones y comunicar los cambios a familias, alumnos y profesorado.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto escolar?: Calcula al menos 1 voluntario por cada función operativa: recepción, acceso, camerinos o intérpretes, escenario, apoyo técnico y catering. Para un concierto de tamaño medio, asigna 6 personas y confirma sus horarios una semana antes.

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