Schulkonzert organisieren: die komplette Checkliste

Ein Schulkonzert braucht mehr als ein gutes Programm. Saal, Proben, Schülerauftritte, Betreuung, Technik und Einlass müssen zeitlich zusammenpassen. Plane die Anmeldung früh, damit du Ernährungswünsche, Auftrittszeiten und Verkehrsinfos rechtzeitig klären kannst. Diese Checkliste führt dich von den ersten Reservierungen bis zum Ausdruck des Programms und dem Einkauf kurz vor dem Konzert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Konzerttermin festlegen
2 Personen
Saal reservieren
Proberaum reservieren
Programm zusammenstellen
3 Personen
Tretende Schüler registrieren
2 Personen
Betreuung durch Lehrkräfte festhalten
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Musikstücke zusammenstellen
2 Personen
Auftritte und Zeiten einteilen
3 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Programm finalisieren
3 Personen
Programme ausdrucken
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Catering bestellen
Tonanlage reservieren
Instrumentenliste prüfen
2 Personen
Verkehrs- und Parkinformationen versenden
Notfallkontakte sammeln
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Technisches Ablaufprotokoll drucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Materialien bereitstellen
3 Personen
Hallboden freiräumen
4 Personen
Stühle aufstellen
5 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Instrumente aufstellen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Technik testen
3 Personen
Instrumente stimmen
3 Personen
Auftritte durchgehen
5 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Besucher zu den Plätzen weisen
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Konzertprogramm durchführen
15 Personen
Auftritte ankündigen
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
Lautstärke regeln
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Pause ankündigen
Schlusswort halten
Besucher verabschieden
3 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen

Nachbereitung

Instrumente sicher wegstellen
4 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Beleuchtung entfernen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Stühle abbauen
4 Personen
Tische abbauen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Rückgabematerial verpacken
2 Personen
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 12
BühnenelementeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
StehtischeAnz. 6
HockerAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 10
KleiderständerAnz. 3

Ausstattung

Mischpult
Aktive LautsprecherAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 8
JackkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
Laptop
NotenständerAnz. 20
Klavierhocker
GitarrenverstärkerAnz. 2
KeyboardständerAnz. 2
Ersatzmikrofon
Musikwiedergabegerät
Ersatz-Laptop-Ladegerät
Maßband
KabeltrommelnAnz. 3
Gaffer TapeAnz. 6
Werkzeugkoffer
Ersatzsicherungen
DruckpapierAnz. 2
Etikettendrucker
USB-SticksAnz. 3

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 6
LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6
Verlängerbare ArbeitsleuchtenAnz. 2

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
PapiergirlandenAnz. 8
Hintergrundtuch
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
PflanzkübelAnz. 4
Fotowand
Dekorative StoffeAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 220
GabelnAnz. 220
ServiettenhalterAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
KaraffenAnz. 6
KaffeelöffelAnz. 80
TortenheberAnz. 3
BrotkörbeAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
KühlelementeAnz. 20
SchneidemesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
MessbecherAnz. 2
SpülbeckenAnz. 3

Catering

Einkäufe
GetränkespenderAnz. 4
KühlboxetikettenAnz. 12
AllergiekärtchenAnz. 20
BuffettellerAnz. 8
GetränkekistenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 8

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 3
EimerAnz. 3
Bodenabzieher
Reinigungswagen
AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 3

Tipps

Reserviere Saal, Proberaum und Tonanlage möglichst mehrere Wochen vor dem Konzert. Prüfe dabei auch, ob Mischpult, aktive Lautsprecher, Bühnenmonitore und Mikrofone zusammenpassen.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Konzerttag ab: Erfasse Schüler, Begleitlehrkräfte und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher. So kannst du Catering und Auftrittszeiten zuverlässig einteilen.
Plane für jeden Auftritt eine konkrete Startzeit und halte Umbauzeiten fest. Bei Instrumentenwechseln sind 5 bis 10 Minuten zwischen zwei Programmpunkten realistischer als ein nahtloser Übergang.
Drucke Programm, Namensschilder und das technische Ablaufprotokoll spätestens am Vortag. Lege zusätzlich Instrumentenliste, Bühnenaufteilung und Notfallkontakte an einem festen Platz für das Organisationsteam bereit.
Prüfe am Aufbauort jedes Kabel und jede Stromverbindung, bevor Publikum kommt. Kabelkanäle, Klebeband und Kabelbinder verhindern Stolperstellen; teste Funkmikrofone, Monitore und LED-Bühnenlichter mindestens 60 Minuten vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schulkonzert planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Saal, Proberaum und Programm. Die Anmeldung, Technik und das Catering sollten spätestens 2 Wochen vor dem Konzert feststehen.
Wie viele Minuten braucht ein Schulkonzert pro Auftritt?: Rechne pro Musikstück mit der tatsächlichen Spielzeit plus 5 bis 10 Minuten für Ansage, Wechsel und Mikrofon- oder Instrumentenanpassungen. Erstelle den endgültigen Ablauf mindestens 7 Tage vorher.
Wann muss das Catering für ein Schulkonzert bestellt werden?: Bestelle das Catering 7 bis 10 Tage vorher, wenn die Zahl der Anmeldungen und Ernährungswünsche vorliegen. Plane zusätzlich Getränke und kleine Reserveportionen für Helfende und Auftretende ein.
Wann sollte die Technik beim Schulkonzert aufgebaut werden?: Beginne mindestens 2 Stunden vor dem Einlass mit Bühnenaufteilung, Mischpult, Lautsprechern, Monitoren und Mikrofonen. Der vollständige Soundcheck sollte spätestens 60 Minuten vor Konzertbeginn abgeschlossen sein.

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