School open dag organiseren: checklist en planning

Een school open dag vraagt om meer dan een programma en een paar rondleiders. Je moet bezoekers door het gebouw leiden, lokalen op tijd inrichten en zorgen dat presentaties en demonstraties werken. Begin met datum, programma en ruimteverdeling en werk daarna naar uitnodigingen, aanmeldingen en personeelsindeling toe. In de laatste week controleer je techniek, catering, bewegwijzering en materialen per lokaal. Zo voorkom je dat je op de dag zelf nog naamkaartjes, verlengkabels of dieetwensen moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes en lokalen toewijzen
2 personen
Plattegrond voor bezoekers maken
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Rondleiders instrueren
3 personen
Presentaties verzamelen
2 personen
Demonstraties vastleggen
2 personen
Leveranciers reserveren
Catering bestellen
2 personen
Drankvoorziening reserveren
Techniek per lokaal controleren
3 personen
Bewegwijzering ontwerpen
2 personen
Bewegwijzering printen
Naamkaartjes printen
Presentatiemateriaal printen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen per lokaal verdelen
4 personen
Registratielijst klaarleggen
Sleutels en toegang regelen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Oprit en entree controleren
2 personen
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
Buffettafels opstellen
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Infoborden plaatsen
3 personen
Routeborden buiten plaatsen
2 personen
Techniek in presentatieruimte testen
2 personen
Praktijklokaal veilig inrichten
3 personen
Werkstukken en projecten uitstallen
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Cateringbuffet vullen
3 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing rondleiders geven
3 personen
Registratiesysteem testen
2 personen

Event

Entree openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
8 personen
Presentaties verzorgen
4 personen
Demonstraties begeleiden
6 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Route en publieksstromen begeleiden
3 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
4 personen
Aanmeldingen voor vervolgcontact noteren
2 personen
Laatste rondleiding afronden
3 personen
Bezoekers vriendelijk uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Materialen uit lokalen verzamelen
4 personen
Buffet afbouwen
3 personen
Voedsel gekoeld opbergen
2 personen
Drankvoorraad opruimen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Lokalen schoonmaken
5 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Geleende materialen sorteren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Aanmeldgegevens veilig archiveren
Bedankbericht versturen
Vervolgafspraken bevestigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 180
Ontvangstbalie
Statafelsaantal 8
Tafelkleedaantal 18
Kapstokkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Glazenaantal 200
Bordenaantal 200
Vorkenaantal 200
Messenaantal 100
Lepelsaantal 150
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Beamersaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
HDMI-kabelsaantal 6
Microfoonsaantal 3
Mobiele speakersaantal 3
Tabletsaantal 4
Opladersaantal 8
Prikbordenaantal 12
Flip-oversaantal 4
Stiftenaantal 24

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 12
Schoolbanierenaantal 4
Bloemstukkenaantal 8
Plakbandaantal 12
Dubbelzijdige tapeaantal 6
Touwaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 6 weken vooraf de datum, het programma en de lokalen vast. Maak meteen een plattegrond waarop ontvangst, presentaties, demonstraties, toiletten en uitgang duidelijk staan.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodiging online staat en sluit het 3 tot 5 dagen voor de open dag. Gebruik de aanmeldingen om aantallen, dieetwensen en de bezetting van rondleiders te bepalen.
Plan per lokaal minstens één verantwoordelijke en geef rondleiders een korte instructie van 15 minuten. Laat hen weten waar bezoekers starten, hoe lang een rondleiding duurt en naar wie ze bij vragen verwijzen.
Test techniek niet alleen aan het begin van de dag: controleer per lokaal laptop, beamer, projectiescherm, verlengkabel en stekkerdoos uiterlijk 2 dagen vooraf. Leg reservekabels en presentatiemateriaal op één centrale plek.
Verdeel materialen per lokaal op de avond ervoor en zet dranken pas op de ochtend zelf koud. Controleer versproducten, servies, koffiezetapparaten en thermoskannen voordat de ontvangstbalie wordt opgebouwd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een school open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken datum, programma, lokalen en verantwoordelijkheden vast; gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, techniek en materiaalcontrole.
Hoeveel rondleiders heb je nodig voor een school open dag?: Reken op 1 rondleider per groep van ongeveer 10 tot 15 bezoekers. Plan daarnaast minstens 2 mensen bij de ontvangstbalie en 1 aanspreekpunt voor uitloop, vragen en onverwachte problemen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een school open dag?: Verstuur de eerste uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf en plaats de open dag tegelijk online. Stuur 7 dagen voor de datum een herinnering met aanmeldinformatie, route, starttijd en eventuele parkeerinstructies.
Wanneer controleer je de techniek voor een school open dag?: Doe de volledige controle uiterlijk 2 dagen vooraf en test beamers en presentaties nogmaals 60 minuten voor opening. Controleer per lokaal ook verlengkabels, stekkerdozen en de juiste aansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.