Checklist pour organiser une journée portes ouvertes à l’école

Une journée portes ouvertes réussie repose surtout sur une circulation claire et une préparation répartie dans le temps. Fixez d’abord la date, le programme et les espaces, puis ouvrez les inscriptions et attribuez les rôles. Dans les derniers jours, vérifiez chaque salle, la technique, la signalétique et le matériel prévu pour l’accueil. Cette checklist vous aide à suivre les 81 tâches et les 56 fournitures du plan sans oublier les détails qui bloquent souvent le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Attribuer les espaces et les salles
2 personnes
Créer un plan pour les visiteurs
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer les guides
3 personnes
Rassembler les présentations
2 personnes
Documenter les démonstrations
2 personnes
Réserver les fournisseurs
Commander le catering
2 personnes
Réserver les boissons
Vérifier la technique dans chaque salle
3 personnes
Concevoir la signalétique
2 personnes
Imprimer la signalisation
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer le matériel de présentation
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Répartir le matériel par salle
4 personnes
Préparer la liste d’inscription
Organiser les clés et l’accès
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier l’accès et l’entrée
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d’information
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire à l'extérieur
2 personnes
Tester la technique dans la salle de présentation
2 personnes
Aménager la salle de pratique en toute sécurité
3 personnes
Exposer les travaux et projets
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Remplir le buffet traiteur
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Briefer les guides
3 personnes
Tester le système d'inscription
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accompagner les visites guidées
8 personnes
Assurer les présentations
4 personnes
Encadrer les démonstrations
6 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Encadrer le parcours et les flux de public
3 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
4 personnes
Noter les inscriptions pour un suivi
2 personnes
Finaliser la dernière visite guidée
3 personnes
Faire un signe amical aux visiteurs au revoir
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel dans les salles de classe
4 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Stocker les aliments au frais
2 personnes
Ranger le stock de boissons
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les locaux
5 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Trier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les inscriptions en toute sécurité
Envoyer un message de remerciement
Confirmer les rendez-vous de suivi
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 180
Accueil
Tables hautesqté 8
Nappeqté 18
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 200
Assiettesqté 200
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 150
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Vidéoprojecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Câbles HDMIqté 6
Microphonesqté 3
Enceintes mobilesqté 3
Tablettesqté 4
Chargeursqté 8
Panneaux d’affichageqté 12
Chevaletsqté 4
Marqueursqté 24

Décoration

Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 3
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières de l'écoleqté 4
Compositions floralesqté 8
Ruban adhésifqté 12
Ruban adhésif double faceqté 6
Cordeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes à batterieqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par définir le parcours des visiteurs et le rôle de chaque salle. Prévoyez un point d’accueil identifiable, puis faites suivre les visiteurs vers les présentations et les démonstrations sans croisements inutiles.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires et estimer les quantités de catering. Relancez les inscrits quelques jours avant l’événement afin de disposer d’un effectif fiable.
Répartissez les bénévoles par créneau et par zone, puis briefez les guides avant l’ouverture. Donnez à chacun un horaire, une salle de référence et la personne à appeler en cas de problème.
Testez les ordinateurs portables, vidéoprojecteurs, écrans, rallonges et multiprises dans chaque salle au moins 24 heures avant. Un test général dans une seule pièce ne détecte pas les prises manquantes ou les câbles trop courts ailleurs.
Préparez la signalétique, les badges nominatifs et le matériel de présentation avant le dernier jour. Répartissez ensuite tables, chaises, boissons, vaisselle et fournitures par salle pour éviter les allers-retours pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes d’école ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de fixer le programme, réserver les fournisseurs, ouvrir les inscriptions et organiser les bénévoles sans tout concentrer dans les derniers jours.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations environ 4 semaines avant la journée portes ouvertes, puis faites une relance 7 à 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand tester le matériel et les salles ?: Effectuez un premier contrôle une semaine avant, puis un test complet dans chaque salle 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez notamment les vidéoprojecteurs, écrans, ordinateurs, rallonges et multiprises.
Que préparer la veille d’une journée portes ouvertes ?: La veille, imprimez la signalisation, les badges et les supports, répartissez le matériel par salle et mettez les boissons au frais. Contrôlez aussi les produits frais et confirmez les horaires des bénévoles et des fournisseurs.

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