Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del colegio

Una jornada de puertas abiertas necesita más coordinación que una visita guiada normal: las familias llegan a horas distintas, recorren varias aulas y esperan respuestas claras. Esta checklist reúne la preparación del programa, los espacios, las inscripciones, los guías, las demostraciones y la recepción. Empieza por fijar el recorrido y el horario; después asigna responsables y confirma proveedores. Durante la última semana, comprueba cada sala, imprime la señalización y distribuye el material antes de que lleguen los visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Asignar espacios y aulas
2 personas
Crear un mapa para los visitantes
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Instruir a los guías
3 personas
Recopilar las presentaciones
2 personas
Registrar las demostraciones
2 personas
Reservar proveedores
Pedir el catering
2 personas
Reservar el servicio de bebidas
Comprobar la técnica en cada sala
3 personas
Diseñar la señalización
2 personas
Imprimir señalización
Imprimir etiquetas con nombres
Imprimir material de presentación
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los productos frescos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Distribuir el material por aula
4 personas
Preparar la lista de registro
Gestionar llaves y acceso
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar la entrada y el acceso
2 personas
Preparar el punto de café
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
3 personas
Colocar los carteles de la ruta en el exterior
2 personas
Probar la técnica en la sala de presentaciones
2 personas
Preparar el aula de prácticas de forma segura
3 personas
Exponer trabajos y proyectos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Rellenar el bufé de catering
3 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar la briefing a los guías
3 personas
Probar el sistema de registro
2 personas

Evento

Abrir la entrada
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Guiar visitas
8 personas
Realizar presentaciones
4 personas
Coordinar demostraciones
6 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Coordinar la ruta y el flujo de público
3 personas
Responder preguntas de los visitantes
4 personas
Anotar inscripciones para seguimiento
2 personas
Terminar la última visita guiada
3 personas
Despedir cordialmente a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Recoger materiales de las aulas
4 personas
Desmontar el buffet
3 personas
Guardar los alimentos refrigerados
2 personas
Ordenar la reserva de bebidas
2 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar los locales
5 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Retirar la señalización
2 personas
Clasificar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Archivar de forma segura los datos de inscripción
Enviar mensaje de agradecimiento
Confirmar citas de seguimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 180
Mostrador de recepción
Mesas altascant. 8
Mantelcant. 18
Percheroscant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasoscant. 200
Platoscant. 200
Tenedorescant. 200
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 150
Cucharones de servircant. 12
Cuencoscant. 20
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Equipo

Portátilescant. 6
Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Cables HDMIcant. 6
Micrófonoscant. 3
Altavoces móvilescant. 3
Tabletscant. 4
Cargadorescant. 8
Tableros de corchocant. 12
Pizarras de hojascant. 4
Rotuladorescant. 24

Decoración

Globoscant. 300
Bomba de globoscant. 3
Guirnaldascant. 12
Banderas escolarescant. 4
Arreglos floralescant. 8
Cinta adhesivacant. 12
Cinta adhesiva de doble caracant. 6
Cuerdacant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de bateríacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 6
Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Define el programa y los recorridos antes de abrir las inscripciones. Si hay varias aulas o demostraciones, asigna una franja horaria concreta a cada actividad para evitar cruces y grupos demasiado grandes.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen. Entrega a recepción una lista actualizada y prepara las etiquetas con nombres antes del inicio de la jornada.
Haz una prueba técnica en cada sala al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cables alargadores y regletas deben estar conectados y probados en el lugar donde se utilizarán.
Prepara un punto de recepción visible con el mapa para visitantes, las acreditaciones y la información impresa. Coloca la señalización desde la entrada hasta las aulas, no solo en el edificio principal.
Encarga el catering y las bebidas según el número confirmado de asistentes y revisa los productos frescos el día anterior. Enfría las bebidas con tiempo y reparte tazas, vasos, platos y cubiertos por las zonas donde se servirán.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del colegio?: Empieza la planificación al menos 6 semanas antes. Reserva proveedores y define el programa primero; deja la comprobación técnica, la compra y la distribución del material para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuándo debo abrir el formulario de inscripción?: Ábrelo cuando ya estén fijados la fecha, el programa y los espacios, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para poder organizar guías, catering y preferencias dietéticas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Calcula al menos 1 persona de recepción, 1 guía por recorrido activo y 1 responsable en cada aula con demostraciones. Añade 1 o 2 personas de apoyo para cubrir pausas, cambios de grupo e incidencias.
¿Cuándo se prepara la señalización de la jornada?: Diseña la señalización una semana antes y comprueba los textos y recorridos con alguien que no conozca el edificio. Imprímela como máximo 2 días antes y colócala el mismo día o la tarde anterior.

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