Schaatskamp organiseren: checklist en planning
Een schaatskamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een baan en schaatsen reserveren. Je moet deelnemersgegevens, toestemmingen, schaatsmaten en groepsindeling op tijd rond hebben. Op de dag zelf draait alles om een snelle ontvangst, veilig materiaal en warme catering. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap te plannen, van de eerste reservering tot het opruimen na afloop.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Schaatsbaan reserveren
Begeleiders vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Toestemmingen verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Medische informatie controleren
2 personen
Groepsindeling maken
2 personen
Programma definitief maken
2 personen
Schaatsmaten inventariseren
2 personen
Schaatsen reserveren
Boodschappenlijst maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Schaatsen en helmen controleren
2 personen
Naamlabels voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijsten printen
Maaltijden voorbereiden
3 personen
Snacks portioneren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Veiligheidsborden ophangen
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Schaatsen uitreiken
4 personen
Helmen en bescherming controleren
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
Eerste schaatsronde begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks uitdelen
3 personen
Tweede schaatsronde begeleiden
6 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Servies en afval verzamelen
3 personen
Derde schaatsronde begeleiden
6 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Afsluitende groepsfoto maken
2 personen
Schaatsen innemen
4 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen
Nazorg
Catering opruimen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Schaatsen retourneren
2 personen
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Ouders informeren over nazorg
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 20
- Klaptafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 4
Sportmateriaal
- Schaatsenaantal 45
- Schaatshelmenaantal 45
- Polsbeschermersaantal 45
- Kniebeschermersaantal 45
- Schaatshulpenaantal 6
- Pionnenaantal 20
- Fluitjesaantal 6
- Trainingshesjesaantal 45
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Mobiele telefoonsaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Herbruikbare bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Soepkommenaantal 60
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveerschalenaantal 8
- Voorraadbakkenaantal 10
- Maatbekersaantal 2
- Keukentangenaantal 4
Schoonmaak
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afwasborstelsaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 12
- Emmersaantal 4
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
Verlichting
- Batterijlampenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de schaatsbaan en leg begeleiders vroeg vast. Plan daarna pas het definitieve programma, zodat je groepsindeling aansluit op de beschikbare uren en begeleiding.
- Vraag aanmeldingen, toestemmingen, dieetwensen en medische informatie uiterlijk één week vooraf op. Controleer vlak voor het kamp of wijzigingen zijn binnengekomen.
- Verzamel de schaatsmaten vooraf en reserveer de juiste aantallen schaatsen en helmen. Leg naamlabels en geprinte deelnemerslijsten klaar, zodat de uitgifte niet ophoudt bij de ontvangstbalie.
- Bereid warme maaltijden en snacks vóór vertrek voor. Portioneren en koelboxen vullen kost minder tijd op locatie dan ter plekke snijden, verdelen en zoeken naar materiaal.
- Bouw de ontvangstbalie en het cateringpunt vóór aankomst op. Zet veiligheidsborden zichtbaar neer en controleer schaatsen, helmen, beschermers en schaatshulpen voordat de eerste groep het ijs op gaat.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een schaatskamp organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de schaatsbaan en begeleiders. Verstuur uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk één week voor het kamp de aanmeldingen, toestemmingen en dieetwensen kunt afronden.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een schaatskamp?
- Dat hangt af van leeftijd, niveau en groepsgrootte. Maak de groepsindeling pas definitief nadat de aanmeldingen binnen zijn en zorg dat elke groep tijdens het schaatsen een vaste begeleider heeft.
- Wanneer moet ik schaatsmaten en helmen regelen?
- Vraag schaatsmaten uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf op en reserveer daarna het materiaal. Houd een kleine marge aan voor deelnemers die hun maat verkeerd doorgeven of op de dag zelf wisselen.
- Wat moet ik op de dag van een schaatskamp als eerste doen?
- Kom minimaal 60 minuten voor de deelnemers aan. Bouw eerst de ontvangstbalie, tafels en het cateringpunt op, controleer het materiaal en leg deelnemerslijsten, naamlabels en veiligheidsinformatie klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!