Eislager organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere die Eislaufbahn möglichst früh und lege gleichzeitig die Zahl der Betreuungspersonen fest. Plane pro Gruppe eine verantwortliche Person ein, damit Aufsicht und Wechsel auf dem Eis eindeutig geregelt sind.
• Verschicke die Einladungen mit einer festen Rückmeldefrist von mindestens 14 Tagen. Erfasse dabei nicht nur Zu- und Absagen, sondern auch Einwilligungen, Ernährungswünsche und medizinische Informationen.
• Sammle die Schuhgrößen spätestens eine Woche vor dem Eislager und reserviere passende Schlittschuhe. Prüfe Schlittschuhe, Helme sowie Handgelenk- und Knieschoner vor dem Transport auf Vollständigkeit und Schäden.
• Teile die Teilnehmenden vor dem Termin in Gruppen ein und drucke für jede Gruppe eine aktuelle Liste. Bereite zusätzlich Namensschilder vor, damit die Ausgabe von Schlittschuhen und die Zuordnung beim Empfang schneller funktioniert.
• Plane für den Aufbau mindestens 60 Minuten ein. Stelle Empfangstheke, Tische und Stühle auf, richte den Cateringbereich ein, fülle die Kühlboxen und bringe Sicherheitsschilder an, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Eislaufbahn für ein Eislager reservieren?

Reserviere die Eisfläche idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In stark belegten Zeiten solltest du zusätzlich einen Ausweichtermin anfragen, bevor die Einladungen verschickt werden.

Wann müssen Einwilligungen und medizinische Angaben vorliegen?

Setze die Rückmeldefrist mindestens 14 Tage vor dem Eislager. Prüfe die vollständigen Einwilligungen und medizinischen Informationen spätestens 7 Tage vorher und kläre fehlende Angaben direkt nach.

Wie viele Schlittschuhe und Helme braucht man für ein Eislager?

Plane für jede angemeldete Person eine passende Schlittschuhgröße und einen Helm ein. Halte zusätzlich 2 bis 3 Ersatzgrößen sowie einige zusätzliche Helme bereit, falls Größen falsch angegeben wurden oder Ausrüstung ausfällt.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau beim Eislager?

Rechne mit mindestens 60 Minuten für Empfangstheke, Sitzplätze, Cateringbereich, Schilder und Kühlboxen. Bei einer großen Gruppe sind 90 Minuten realistischer, besonders wenn Materialien erst zum Veranstaltungsort gebracht werden müssen.