Checklist voor een goed georganiseerde Sangeet-avond

Een Sangeet-avond draait om optredens, muziek, eten en familie, maar juist de afstemming daartussen kost tijd. Begin met de gastenlijst en locatie, verzamel daarna dieetwensen en optredens voordat je catering, techniek en decoratie definitief vastlegt. Plan alle optredens in één draaiboek en test muziek en techniek ruim voor aanvang. Deze checklist helpt je bovendien om praktische zaken zoals tafelschikking, naamkaartjes, leveringen en allergenen niet tot de laatste dag uit te stellen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Optredens inventariseren
2 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Muziekrechten controleren
Locatie reserveren
Catering reserveren
2 personen
Fotograaf bevestigen
Decoratie bestellen
2 personen
Huurmaterialen reserveren
Draaiboek opstellen
2 personen
Optredens inplannen
2 personen
Presentatieteksten schrijven
Tafelschikking maken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Allergenenlijst maken
2 personen
Playlist samenstellen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Gastenlijst bijwerken
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare decoratie klaarzetten
2 personen
Optredende families informeren
Locatie openen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffetruimte inrichten
3 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Decoratie ophangen
4 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Fotowand opbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
Drankenstation inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Optredens kort doorlopen
3 personen

Event

Inchecktafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Achtergrondmuziek starten
Familiefoto's begeleiden
2 personen
Openingsdans aankondigen
Openingsdans begeleiden
2 personen
Optredens aankondigen
Dansoptredens begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Gebak aansnijden
2 personen
Gebak serveren
3 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
5 personen
Buffet aanvullen
4 personen
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Open dansvloer begeleiden
2 personen
Muziekprogramma uitvoeren
2 personen
Lege glazen ophalen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
3 personen
Servies verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende spullen verpakken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 110
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8
Tafelrokkenaantal 14
Dansvloerpanelenaantal 20

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Soepkommenaantal 110
Waterglazenaantal 140
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 24
Opscheplepelsaantal 18
Serveertangenaantal 10
Koffielepelsaantal 110

Decoratie

Stoffen achtergronddoekaantal 2
Gekleurde doekenaantal 12
Slingerlichtdecoratieaantal 8
Kunstbloemenslingersaantal 10
Tafeldecoratiesaantal 10
Glazen vaasjesaantal 30
Kunstbloemboekettenaantal 10
Theelichthoudersaantal 40
Led-theelichtjesaantal 60
Ballonnenbogenaantal 2
Fotowandbord
Naamkaartjesaantal 110

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Luidsprekerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12
Powerbanksaantal 2
Laptopstandaard
Kabelbindersaantal 50
Gaffer tapeaantal 4
Tafelmicrofoonstandaard
Muziekback-upschijf

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 10
Inductieplatenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4

Verlichting

Led-spotsaantal 6
Lichtslingersaantal 8
Lantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag dieetwensen en allergieën uiterlijk 2 weken vooraf uit en verwerk ze in één allergenenlijst voor de catering. Zo hoef je op de avond zelf niet per tafel te controleren wie wat mag eten.
Bevestig optredens minimaal 1 week vooraf en noteer per optreden de duur, deelnemers, muziekfile en benodigde techniek. Zet ook een reservekopie van alle muziekbestanden klaar.
Maak het draaiboek niet alleen voor de show, maar ook voor opbouw en buffet. Plan techniek testen, decoratie, tafelschikking en leveringen op afzonderlijke tijdstippen vóór de gasten binnenkomen.
Tel servies en zitplaatsen pas definitief nadat de aanmeldingen zijn bijgewerkt. Houd rekening met ronde tafels, buffettafels, statafels, garderoberekken en een vrije doorgang naar de dansvloer.
Wijs één persoon aan voor leveringen en één voor het programma. Laat die personen uiterlijk 3 dagen vooraf alle leveranciers, fotograaf en presentatoren opnieuw bevestigen, zodat ontbrekende materialen niet op de Sangeet-avond zelf opvallen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Sangeet-avond organiseren en beginnen met plannen?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en catering. Leg optredens, decoratie en huurmaterialen uiterlijk 4 weken vooraf vast, zodat er nog tijd is voor wijzigingen.
Hoe ver van tevoren moet ik uitnodigingen voor een Sangeet versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Vraag een uiterste aanmelddatum van 2 tot 3 weken voor de avond, zodat je catering, tafelschikking en naamkaartjes kunt afronden.
Wanneer moet ik de optredens en muziek voor een Sangeet bevestigen?: Bevestig deelnemers en optredens uiterlijk 2 weken vooraf en sluit het programma 1 week vooraf. Verzamel alle muziekbestanden minimaal 5 dagen vooraf en test de afspeelapparatuur nogmaals op de dag zelf.
Wat moet ik de dag voor een Sangeet-avond controleren?: Controleer 1 dag vooraf de bijgewerkte gastenlijst, allergenenlijst, boodschappen, leveringen, decoratie en huurmaterialen. Leg draaiboek, presentatieteksten, naamkaartjes en muziekbestanden op één vaste plek klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.