Checklist pour organiser une soirée sangeet

Une soirée sangeet demande de coordonner les invités, les repas et plusieurs prestations artistiques sans perdre le fil. Commencez par confirmer le lieu, le traiteur et les besoins alimentaires, puis verrouillez les spectacles et la musique. Les dernières semaines servent à finaliser le plan de table, les badges, la décoration et les livraisons. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux courses et au test technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les spectacles
2 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier les droits musicaux
Réserver le lieu
Réserver le catering
2 personnes
Confirmer le photographe
Commander la décoration
2 personnes
Réserver le matériel de location
Établir le déroulé
2 personnes
Planifier les spectacles
2 personnes
Rédiger les textes de présentation
Établir le plan de table
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Créer la liste des allergènes
2 personnes
Composer la playlist
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Mettre à jour la liste des invités
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer la décoration durable
2 personnes
Informer les familles participantes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager l’espace buffet
3 personnes
Dégager la piste de danse
3 personnes
Installer la décoration
4 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Monter le mur photo
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Répéter brièvement les performances
3 personnes

Événement

Tenir la table d’enregistrement
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Lancer la musique d’ambiance
Gérer les photos de famille
2 personnes
Annoncer la danse d'ouverture
Encadrer la danse d’ouverture
2 personnes
Annoncer les spectacles
Accompagner les spectacles de danse
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Découper le gâteau
2 personnes
Servir les pâtisseries
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
Servir les plats diététiques
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Encadrer la piste de danse ouverte
2 personnes
Exécuter le programme musical
2 personnes
Récupérer les verres vides
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Ranger les restes au frais
3 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Emballer les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rondesqté 10
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 110
Tables hautesqté 6
Portantsqté 2
Tabouretsqté 8
Jupes de tableqté 14
Panneaux de piste de danseqté 20

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Bol à soupeqté 110
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 24
Louchesqté 18
Pinces de serviceqté 10
Cuillères à caféqté 110

Décoration

Fond de scène en tissuqté 2
Tissus colorésqté 12
Décoration lumineuse en guirlandeqté 8
Guirlandes de fleurs artificiellesqté 10
Décorations de tableqté 10
Petits vases en verreqté 30
Bouquets de fleurs artificiellesqté 10
Porte-bougies chauffe-platqté 40
Bougies chauffe-plat LEDqté 60
Arches de ballonsqté 2
Panneau pour mur photo
Badges nominatifsqté 110

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Pieds de haut-parleurqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 12
Batteries externesqté 2
Support pour ordinateur portable
Serre-câblesqté 50
Ruban gafferqté 4
Pied de micro de table
Disque de sauvegarde musicale

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 10
Plaques à inductionqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4

Éclairage

Spots LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et préparez une liste des allergènes séparée pour le traiteur. Revérifiez les réponses une semaine avant la soirée, car les invités modifient souvent leur présence.
Confirmez chaque prestation artistique au moins 14 jours avant l’événement. Rassemblez les fichiers musicaux dans un seul dossier et vérifiez les droits avant de composer la playlist finale.
Prévoyez le plan de table après la dernière mise à jour des invités, idéalement 5 à 7 jours avant la soirée. Imprimez ensuite les badges nominatifs et les supports nécessaires.
Testez la technique au moins 2 heures avant l’arrivée des invités : musique, micros, branchements et déroulé des spectacles. Gardez les fichiers audio sur deux supports différents.
Ne laissez pas les livraisons et les courses au dernier jour sans contrôle. Vérifiez la vaisselle, les tables, les chaises, les éléments de décoration et les quantités dès leur réception.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée sangeet ?: Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant la soirée afin de laisser le temps aux invités de répondre. Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant l’événement pour confirmer le traiteur et le plan de table.
Quand réserver le traiteur pour une soirée sangeet ?: Réservez le traiteur dès que le lieu et une première estimation du nombre d’invités sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Transmettez la liste finale des besoins alimentaires 7 jours avant la soirée.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée sangeet ?: Prévoyez au minimum 4 heures pour installer les tables, la décoration, le buffet et la technique. Ajoutez 2 heures avant l’arrivée des invités pour tester la musique, les spectacles et les derniers branchements.
Quand finaliser le déroulé des spectacles ?: Finalisez le déroulé 10 à 14 jours avant la soirée, après confirmation de toutes les prestations. Distribuez la version finale aux intervenants et au responsable technique au plus tard 48 heures avant l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.