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Sangeet-Abend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sangeet-Abend braucht mehr als Musik und Dekoration: Auftritte, Essenswünsche, Technik und ein genauer Ablauf müssen zusammenpassen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Gästeliste, Location und Catering, damit Zusagen und Beiträge rechtzeitig feststehen. Plane für jeden Auftritt eine feste Reihenfolge und sammle die Musikdateien frühzeitig. Kurz vor dem Abend prüfst du Lieferungen, Tischordnung, Technik und die Vollständigkeit von Geschirr und Dekoration.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Auftritte erfassen

    2 Personen

  • Auftritte bestätigen

    2 Personen

  • Musikdateien sammeln

    2 Personen

  • Musikrechte prüfen

  • Location reservieren

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Fotograf bestätigen

  • Dekoration bestellen

    2 Personen

  • Leihmaterialien reservieren

  • Ablaufplan erstellen

    2 Personen

  • Auftritte einplanen

    2 Personen

  • Präsentationstexte schreiben

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Allergenliste erstellen

    2 Personen

  • Playlist zusammenstellen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Gästeliste aktualisieren

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Haltbare Dekoration aufstellen

    2 Personen

  • Tretende Familien informieren

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffetbereich einrichten

    3 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Fotowand aufbauen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Buffetgerichte bereitstellen

    4 Personen

  • Getränkestation einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Auftritte kurz durchgehen

    3 Personen

Event

  • Check-in-Tisch besetzen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Hintergrundmusik starten

  • Familienfotos betreuen

    2 Personen

  • Eröffnungstanz ankündigen

  • Eröffnungstanz betreuen

    2 Personen

  • Auftritte ankündigen

  • Tanzauftritte begleiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Gebäck anschneiden

    2 Personen

  • Gebäck servieren

    3 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet servieren

    5 Personen

  • Buffet auffüllen

    4 Personen

  • Diätgerichte servieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Offene Tanzfläche betreuen

    2 Personen

  • Musikprogramm durchführen

    2 Personen

  • Leere Gläser einsammeln

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste gekühlt aufbewahren

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle abräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Ausgeliehene Sachen verpacken

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Runde TischeAnz. 10
  • BuffetischeAnz. 4
  • StühleAnz. 110
  • StehtischeAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 2
  • HockerAnz. 8
  • TischröckeAnz. 14
  • TanzbodenplattenAnz. 20

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 120
  • SuppenschalenAnz. 110
  • WassergläserAnz. 140
  • WeingläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 24
  • ServierlöffelAnz. 18
  • ServierzangenAnz. 10
  • KaffeelöffelAnz. 110

Dekoration

  • Stoff-HintergrundtuchAnz. 2
  • Bunte TücherAnz. 12
  • Lichterketten-DekorationAnz. 8
  • Kunstblumen-GirlandenAnz. 10
  • TischdekorationenAnz. 10
  • GlasvasenAnz. 30
  • KunstblumensträußeAnz. 10
  • TeelichthalterAnz. 40
  • LED-TeelichterAnz. 60
  • BallonbögenAnz. 2
  • Fotowandboard
  • NamensschilderAnz. 110

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • LautsprecherstativeAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
  • PowerbanksAnz. 2
  • Laptopständer
  • KabelbinderAnz. 50
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • Tischmikrofonständer
  • Musik-Backup-Datenträger

Küche

  • WarmhaltebehälterAnz. 10
  • InduktionsplattenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • AluminiumfolieAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 8
  • LaternenAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege für Auftritte eine verbindliche Frist fest, mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Sangeet-Abend. Dann bleiben Zeit für Präsentationstexte, Musikdateien und einen Techniktest.
  • Erfasse Ernährungswünsche nicht nur in den Anmeldungen, sondern führe daraus eine Allergenliste. Übergib sie spätestens am Veranstaltungstag an das Catering und die verantwortliche Person am Buffet.
  • Plane Technik und Musik nicht erst am Abend selbst: Teste jede Datei, jedes Mikrofon und die gesamte Abspielreihenfolge mindestens 3 Tage vorher. Halte außerdem eine Offline-Kopie der Musik bereit.
  • Bestätige Lieferungen und Leihmaterialien 2 bis 3 Tage vor der Feier. Besonders leicht fehlen Tischröcke, Servierzangen, Wassergläser oder zusätzliche Stühle, obwohl die Hauptlieferung bereits zugesagt ist.
  • Erstelle die Tischordnung erst, wenn die Gästeliste weitgehend abgeschlossen ist, und aktualisiere sie danach noch einmal. Namensschilder und Allergeninformationen sollten spätestens am Vortag fertig sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Sangeet-Abend planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Location und Catering. Auftritte, Musikdateien und Dekoration sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wie viele Tage vorher sollte man die Auftritte für einen Sangeet-Abend festlegen?
Lege Reihenfolge und Dauer mindestens 7 Tage vorher fest. Den endgültigen Ablaufplan mit Präsentationstexten, Musik und Technik solltest du 2 bis 3 Tage vorher testen.
Wie viel Geschirr braucht man für einen Sangeet-Abend?
Plane pro erwarteten Gast mindestens einen Dinner-Teller, ein Besteckset und ein Wasserglas ein. Für Buffet und Dessert solltest du zusätzlich etwa 10 bis 15 Prozent Reserve bei Tellern, Gläsern und Besteck einrechnen.
Wann sollte man Catering und Lieferungen für den Sangeet-Abend bestätigen?
Bestätige Catering, Mobiliar, Dekoration und Leihmaterialien 2 bis 3 Tage vor dem Abend. Prüfe dabei auch Lieferzeit, Stückzahlen und den Aufbauort, damit fehlende Teile noch ersetzt werden können.

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