Checklist para organizar tu Noche de Sangeet

Una Noche de Sangeet combina actuaciones, música, cena y una decoración muy visual, así que conviene trabajar con fechas límite claras. Empieza por cerrar invitados, lugar y catering; después confirma las actuaciones y reúne la música. Durante la última semana, revisa alergias, distribución de mesas, entregas y necesidades técnicas. Esta checklist reúne 83 tareas y 62 artículos para que sepas qué preparar y en qué orden.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar actuaciones
2 personas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Comprobar los derechos de música
Reservar el lugar
Reservar el catering
2 personas
Confirmar fotógrafo
Pedir decoración
2 personas
Reservar el material de alquiler
Elaborar el plan de trabajo
2 personas
Planificar las actuaciones
2 personas
Escribir los textos de presentación
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Hacer lista de alérgenos
2 personas
Preparar la lista de reproducción
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Actualizar la lista de invitados
Confirmar entregas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar decoración duradera
2 personas
Informar a las familias que actúan
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la zona del buffet
3 personas
Despejar la pista de baile
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar arreglos florales
2 personas
Montar el photocall
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Disponer los platos del bufé
4 personas
Montar la estación de bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Repasar brevemente las actuaciones
3 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Poner música de fondo
Coordinar las fotos de familia
2 personas
Anunciar el baile de apertura
Coordinar el baile de apertura
2 personas
Anunciar las actuaciones
Coordinar las actuaciones de baile
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Cortar el pastel
2 personas
Servir pasteles
3 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir el bufé
5 personas
Reponer el bufé
4 personas
Servir los platos de dieta
2 personas
Servir café y té
3 personas
Coordinar la pista de baile abierta
2 personas
Realizar el programa musical
2 personas
Recoger vasos vacíos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Guardar los sobrantes en frío
3 personas
Recoger la vajilla
4 personas
Recoger las mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Empaquetar los artículos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas redondascant. 10
Mesas de buffetcant. 4
Sillascant. 110
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Taburetescant. 8
Faldones para mesascant. 14
Paneles de pista de bailecant. 20

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tazones para sopacant. 110
Vasos para aguacant. 140
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 100
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 24
Cucharonescant. 18
Pinzas de servircant. 10
Cucharillas de cafécant. 110

Decoración

Fondo de telacant. 2
Telas de colorescant. 12
Decoración de guirnaldas de lucescant. 8
Guirnaldas de flores artificialescant. 10
Decoraciones de mesacant. 10
Jarroncitos de vidriocant. 30
Ramos de flores artificialescant. 10
Portavelascant. 40
Velitas LEDcant. 60
Arcos de globoscant. 2
Panel para fotos
Tarjetas de nombrecant. 110

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Soportes para altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 12
Baterías externascant. 2
Soporte para portátil
Bridascant. 50
Cinta gaffercant. 4
Soporte de micrófono de mesa
Disco de respaldo de música

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 10
Placas de induccióncant. 4
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Farolescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 6
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de invitados y las preferencias dietéticas con al menos 3 semanas de antelación. Actualiza el número final antes de confirmar el catering y prepara una lista visible de alérgenos.
Confirma cada actuación por escrito y reúne los archivos de música en una sola carpeta al menos 7 días antes. Comprueba también los derechos de reproducción y el orden del programa.
Haz una prueba técnica completa entre 2 y 3 días antes: música, micrófonos, iluminación y cualquier equipo necesario para la pista de baile. No dejes esta comprobación para la llegada de los invitados.
Define la distribución de mesas redondas, buffet y mesas altas antes de preparar las tarjetas con nombres. Deja pasillos despejados y reserva espacio suficiente para las actuaciones y los paneles de baile.
Cuenta vajilla, cubiertos, vasos y elementos decorativos al confirmar las entregas, idealmente 48 horas antes. Los artículos pequeños, como cucharones, pinzas, portavelas y velitas LED, suelen ser los más fáciles de olvidar.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una Noche de Sangeet?: Envíalas entre 6 y 8 semanas antes del evento para que los invitados puedan confirmar su asistencia y sus preferencias dietéticas. Cierra la lista provisional unas 3 semanas antes y actualízala hasta confirmar el número final al catering.
¿Cuándo debo confirmar las actuaciones y la música?: Confirma las actuaciones al menos 3 semanas antes y reúne todos los archivos de música 7 días antes. Haz una prueba técnica completa entre 2 y 3 días antes, incluido el orden de entrada y los textos de presentación.
¿Cuándo se prepara la distribución de las mesas y las tarjetas con nombres?: Define la distribución entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas una lista de invitados bastante estable. Imprime o prepara las tarjetas con nombres después de la última actualización, idealmente 48 horas antes.
¿Cuándo hay que revisar la decoración, la vajilla y las entregas?: Confirma las entregas y comprueba la decoración, el mobiliario y la vajilla 48 horas antes. Haz una segunda revisión el día anterior para detectar faltantes de platos, copas, cubiertos, bandejas o elementos pequeños de mesa.

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