Checklist voor een goed georganiseerde samenzangavond

Een samenzangavond vraagt meer voorbereiding dan alleen liederen kiezen en stoelen neerzetten. Je regelt een zangleider, muzikanten, programma, aanmeldingen en leesbare liedbladen, en controleert vooraf of microfoons, luidsprekers en instrumenten samenwerken. Op de dag zelf verschuift de aandacht naar ontvangst, koffie en thee, zaalopstelling en een korte techniekcheck. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, zodat je minder op het laatste moment hoeft op te lossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Reservering definitief vastleggen
Zangleider vastleggen
Muzikanten vastleggen
Liederen selecteren
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Techniek en instrumenten controleren
2 personen
Teksten en liedbladen opmaken
2 personen
Liedbladen afdrukken
2 personen
Bezoekerslijst controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Liedbladen sorteren
2 personen
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal en entree controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Instrumenten opstellen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Liedbladen klaarleggen
3 personen
Muzikale soundcheck uitvoeren
4 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Avondmaaltijd voor medewerkers regelen
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Liedbladen uitdelen
3 personen
Programma toelichten
Samenzang begeleiden
5 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzetafels schoonhouden
2 personen
Tweede zangblok begeleiden
5 personen
Afsluiting verzorgen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geleende materialen verzamelen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Stoelen en tafels terugplaatsen
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Overgebleven materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven dranken opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 8
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Theelepelsaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koffiefiltersaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare piano
Muziekstandaardsaantal 6
Batterijenaantal 16

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Entreebord
Programmastandaardsaantal 3

Catering

Liedbladenaantal 120
Naambadgesaantal 100
Servettenaantal 200
Koffielepelsaantal 100
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12

Tips

Leg zangleider en muzikanten vroeg vast, voordat je het programma en de uitnodiging afrondt. Stem daarna de liederen, toonhoogtes en begeleiding op elkaar af.
Plan de techniekcheck uiterlijk één week voor de avond en herhaal die bij het openen van de locatie. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, kabels, statieven en de draagbare piano samen.
Maak per bezoeker één liedblad en druk enkele extra exemplaren af. Sorteer ze vooraf; losse stapels op de ontvangsttafel kosten tijdens binnenkomst onnodig tijd.
Verwerk dieetwensen vóór je boodschappen doet en richt het koffie- en theepunt in met kopjes, glazen, lepels, thermoskannen en waterkokers. Zet dranken pas vlak voor ontvangst gekoeld klaar.
Zet de zaalopstelling niet als laatste taak weg: controleer bij het openen entree, stoelen, tafels, verlichting en het entreebord. Houd minimaal 30 minuten voor aanvang vrij voor de eindcontrole.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een samenzangavond organiseren?: Begin minimaal 6 weken van tevoren met locatie, datum, zangleider en muzikanten. Kies de liederen en stel het programma uiterlijk 3 weken vooraf samen, zodat uitnodigingen en aanmeldingen op tijd kunnen lopen.
Hoeveel liedbladen moet ik afdrukken voor een samenzangavond?: Druk één liedblad per aangemelde bezoeker af en voeg ongeveer 5 procent extra exemplaren toe. Bij 60 aanmeldingen betekent dat 63 bladen, gesorteerd vóór de ontvangst start.
Wanneer moet ik de techniek testen voor een samenzangavond?: Doe een volledige test uiterlijk 7 dagen vooraf en controleer op de avond zelf opnieuw alle microfoons, kabels, luidsprekers en instrumenten. Reserveer daarvoor minstens 30 minuten voordat bezoekers binnenkomen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de zaal klaar te zetten?: Reken op minimaal 90 minuten voor stoelen, tafels, ontvangsttafel, koffie- en theepunt, verlichting en decoratie. Plan daarna nog 30 minuten voor liedbladen, dranken en de laatste zaal- en techniekcontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.