Checklist pour organiser une soirée de chant collectif
Une soirée de chant collectif repose sur un enchaînement précis : confirmer le lieu, réunir les participants, préparer les chants et tester le son avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi l’accueil, le café, le thé et les boissons, souvent réglés trop tard. Cette checklist vous aide à suivre les 57 tâches du projet et à rassembler le matériel nécessaire, des chaises aux microphones. Gardez une dernière plage de vérification le jour même pour éviter les câbles manquants ou les feuilles de chants mal triées.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer le lieu et la date
Finaliser définitivement la réservation
Convoquer le chef de chant
Réserver les musiciens
Sélectionner les chants
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la technique et les instruments
2 personnes
Mettre en page les textes et les feuilles de chants
2 personnes
Imprimer les feuilles de chansons
2 personnes
Vérifier la liste des participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les feuilles de chants
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer le point café et thé
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Préparer les feuillets de chants
3 personnes
Réaliser la balance sonore
4 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Organiser le repas du soir pour les employés
2 personnes
Événement
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les feuilles de chants
3 personnes
Présenter le programme
Accompagner le chant en commun
5 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder les tables de pause propres
2 personnes
Encadrer le deuxième bloc de chant
5 personnes
Assurer la clôture
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
Rassembler le matériel emprunté
3 personnes
Démonter la sono
3 personnes
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Inventorier le matériel restant
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les boissons restantes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 100
- Tablesqté 8
- Tabouretsqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 100
- Cuillères à caféqté 100
- Assiettes à pâtisserieqté 100
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Filtres à caféqté 2
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 4
- Tire-bouchonsqté 2
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Pieds de haut-parleurqté 2
- Câbles audioqté 8
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Piano portable
- Pieds de microqté 6
- Pilesqté 16
Éclairage
- Lampadairesqté 4
- Guirlandes lumineusesqté 3
Décoration
- Nappesqté 8
- Compositions floralesqté 6
- Panneau d’entrée
- Pupitres de programmeqté 3
Catering
- Partitionsqté 120
- Badges nominatifsqté 100
- Serviettesqté 200
- Cuillères à caféqté 100
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balaiqté 2
- Aspirateur
- Sets de serpillièreqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
- Chiffons microfibresqté 12
Conseils
- Bloquez le lieu et la date avant de lancer les inscriptions. Une fois la réservation définitivement confirmée, convoquez le chef de chant et réservez les musiciens avant de diffuser les invitations.
- Fixez le programme avant d’imprimer les feuilles de chants. Gardez au moins quelques jours entre la mise en page et l’impression pour corriger les paroles, l’ordre des chants ou les informations pratiques.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, plutôt que la veille. Cela vous laisse le temps d’adapter les achats et d’éviter de préparer une seule option pour tout le monde.
- Testez la sonorisation et les instruments dans la salle, avec les microphones, câbles, rallonges et multiprises réellement utilisés. Faites cet essai au plus tard la veille, puis prévoyez des piles de rechange.
- Le jour de la soirée, ouvrez le lieu suffisamment tôt pour installer les chaises, les tables d’accueil et le point café-thé. Mettez les boissons au frais avant l’arrivée des participants et triez les feuilles de chants dans l’ordre du programme.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une soirée de chant collectif ?
- Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu, réserver les musiciens, choisir les chants, envoyer les invitations et traiter les inscriptions.
- Quand envoyer les invitations pour une soirée de chant collectif ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant la soirée, après confirmation du lieu, de la date et du programme provisoire. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour vérifier les besoins alimentaires et la liste des participants.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Il faut installer les chaises et les tables, préparer l’accueil et le café-thé, mettre les boissons au frais et vérifier le son.
- Quand tester les microphones et les instruments ?
- Faites un premier test au plus tard la veille, puis une vérification rapide le jour même. Contrôlez les haut-parleurs, la table de mixage, les câbles, les rallonges, les multiprises et les piles avant l’ouverture.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !