Checkliste für einen gemeinsamen Singabend
Ein gemeinsamer Singabend braucht mehr Vorbereitung als nur eine Auswahl an Liedern. Raum, Anmeldung, musikalische Leitung, Technik und Liedblätter müssen rechtzeitig zusammenpassen. Plane zuerst Termin und Ort, danach Programm und Einladungen; in der letzten Woche folgen Teilnehmerliste, Einkauf und Technikcheck. Am Veranstaltungstag zählen ein geöffneter Saal, sortierte Liedblätter, gekühlte Getränke sowie ein fertiger Kaffee- und Empfangsbereich.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Ort und Datum bestätigen
Reservierung endgültig bestätigen
Gesangsleiter festlegen
Musiker festlegen
Lieder auswählen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Technik und Instrumente kontrollieren
2 Personen
Texte und Liedblätter layouten
2 Personen
Liedblätter drucken
2 Personen
Besucherliste prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Liedblätter sortieren
2 Personen
Getränke gekühlt bereitstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Saal und Eingang kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Instrumente aufstellen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
2 Personen
Liedblätter bereitlegen
3 Personen
Musikalischen Soundcheck durchführen
4 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Abendessen für Mitarbeitende organisieren
2 Personen
Event
Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Liedblätter verteilen
3 Personen
Programm vorstellen
Gemeindegesang begleiten
5 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausentische sauber halten
2 Personen
Zweiten Gesangsblock begleiten
5 Personen
Abschluss organisieren
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Geliehene Materialien einsammeln
3 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Instrumente sicher verstauen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Stühle und Tische wieder aufstellen
4 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Getränke aufräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 100
- TischeAnz. 8
- HockerAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 100
- TeelöffelAnz. 100
- TortenplattenAnz. 100
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeefilterAnz. 2
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 2
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- LautsprecherstativeAnz. 2
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Tragbares Klavier
- NotenständerAnz. 6
- BatterienAnz. 16
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- LichterkettenAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Eingangsschild
- ProgrammständerAnz. 3
Catering
- LiedblätterAnz. 120
- NamensschilderAnz. 100
- ServiettenAnz. 200
- KaffeelöffelAnz. 100
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesenAnz. 2
- Staubsauger
- WischsetsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 12
Tipps
- Bestätige Raum und Reservierung mindestens 4 Wochen vorher endgültig. Prüfe dabei auch, ab wann du den Saal öffnen kannst und ob genügend Stühle, Tische und Hocker vorhanden sind.
- Lege Gesangsleitung, Musiker und Programm spätestens 3 Wochen vor dem Termin fest. So bleiben mindestens 10 bis 14 Tage für Einladungen, Anmeldungen und die Auswahl der Liedtexte.
- Plane die Liedblätter nicht für den letzten Abend: Layout, Technikprüfung und Druck sollten mindestens 5 Tage vorher abgeschlossen sein. Sortiere sie anschließend nach Programm oder Sitzplätzen, damit der Empfang nicht stockt.
- Kontrolliere Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Stative, Audiokabel und Verlängerungskabel 2 bis 3 Tage vorher gemeinsam mit den Musikern. Teste auch das tragbare Klavier, die Notenständer und alle Batterien.
- Richte Kaffee, Tee und Empfang vor dem Eintreffen der Gäste ein und stelle Getränke gekühlt bereit. Rechne für Aufbau und Kontrolle am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten ein; dann bleibt Zeit für fehlende Tassen, Gläser oder Kabel.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen gemeinsamen Singabend planen?
- Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Datum und Reservierung. Programm, musikalische Besetzung und Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Abend feststehen.
- Wann sollte man die Einladungen für einen gemeinsamen Singabend verschicken?
- Verschicke sie ungefähr 3 Wochen vorher und öffne gleichzeitig die Anmeldung. Plane danach mindestens 7 bis 10 Tage ein, um Anmeldungen und Ernährungswünsche zu bearbeiten.
- Wie viele Liedblätter brauche ich für einen gemeinsamen Singabend?
- Drucke für jede angemeldete Person ein Liedblatt und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 40 Anmeldungen sind das 42 bis 44 Exemplare, damit fehlende oder beschädigte Blätter kein Problem werden.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem gemeinsamen Singabend?
- Plane mindestens 90 Minuten für Saal, Eingang, Stühle, Empfang, Kaffee- und Teebereich sowie die Technik ein. Öffne den Raum möglichst 2 Stunden vorher, wenn Instrumente und Lautsprecher aufgebaut werden müssen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!