Checklist para organizar una noche de canto colectivo
Una noche de canto colectivo necesita más preparación que elegir unas cuantas canciones. Primero fija el lugar y la fecha, confirma la reserva y contrata al líder de canto y a los músicos. Después organiza las inscripciones, las preferencias dietéticas y el programa, y deja listas las partituras, el sonido y las bebidas. Esta checklist reúne 57 tareas y 42 materiales para que sepas qué cerrar con antelación y qué revisar el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar lugar y fecha
Confirmar definitivamente la reserva
Reservar líder de canto
Contratar músicos
Seleccionar canciones
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar el equipo técnico y los instrumentos
2 personas
Maquetar textos y hojas de canciones
2 personas
Imprimir las hojas de canciones
2 personas
Comprobar la lista de visitantes
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Ordenar las hojas de canciones
2 personas
Dejar las bebidas frías listas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar el punto de café y té
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Montar los instrumentos
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Preparar las hojas de canciones
3 personas
Realizar la prueba de sonido musical
4 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Organizar la cena para el personal
2 personas
Evento
Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir las hojas de canciones
3 personas
Presentar el programa
Dirigir el canto conjunto
5 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpias las mesas de descanso
2 personas
Acompañar el segundo bloque de canto
5 personas
Gestionar el cierre
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Recoger el material prestado
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Volver a colocar las sillas y mesas
4 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Inventariar el material sobrante
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar las bebidas sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 100
- Mesascant. 8
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 100
- Cucharillascant. 100
- Platos de postrecant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Filtros de cafécant. 2
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 4
- Sacacorchoscant. 2
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Soportes para altavocescant. 2
- Cables de audiocant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Piano portátil
- Atrilescant. 6
- Bateríascant. 16
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de entrada
- Atriles para programascant. 3
Catering
- Hojas de cancionescant. 120
- Credencialescant. 100
- Servilletascant. 200
- Cucharillas de cafécant. 100
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
- Paños de microfibracant. 12
Consejos
- Cierra el lugar, la fecha y la reserva definitiva antes de enviar las invitaciones. Sin ese dato confirmado, tendrás que corregir inscripciones y horarios más adelante.
- Reserva al líder de canto y a los músicos con varias semanas de margen. El programa depende de su disponibilidad y de las canciones que puedan acompañar.
- Abre las inscripciones junto con las invitaciones y pregunta por las preferencias dietéticas desde el principio. Revisa la lista de visitantes al menos una vez antes de hacer la compra.
- Prepara las hojas de canciones cuando el repertorio y el programa estén cerrados. Imprímelas y ordénalas antes del día del evento; maquetarlas a última hora suele dejar errores o páginas fuera de orden.
- Comprueba el sonido y los instrumentos antes de abrir la sala: micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables, soportes y piano portátil. Deja las bebidas frías y monta el punto de café y té antes de que lleguen los primeros asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una noche de canto colectivo?
- Envíalas cuando el lugar, la fecha y la reserva estén confirmados, idealmente entre 3 y 4 semanas antes. Así tendrás tiempo para abrir y gestionar las inscripciones y ajustar la compra al número de visitantes.
- ¿Cuántas canciones debe tener el programa?
- Prepara un programa de aproximadamente 90 minutos con unas 15 a 20 canciones, según su duración y las pausas. Cierra la selección antes de imprimir las hojas de canciones y reserva unos minutos para presentar cada bloque.
- ¿Cuándo hay que comprobar el equipo de sonido?
- Haz una prueba completa entre 2 y 3 días antes y repítela al abrir la ubicación. Comprueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables, regletas, soportes e instrumentos, no solo que el equipo encienda.
- ¿Cuándo hay que preparar el café, el té y las bebidas?
- Deja las bebidas frías listas antes de abrir y monta el punto de café y té durante la preparación de la sala. Coloca tazas, vasos, cucharillas, termos y bandejas con al menos 30 minutos de margen.
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