Salsa-avond organiseren: complete checklist

Een salsa-avond vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek en een vrije dansvloer. Je regelt een zaal, dansdocent, programma en gastenregistratie, maar ook koeling, hapjes, verlichting en geteste apparatuur. Begin op tijd met uitnodigingen en dieetwensen, zodat je de boodschappen en zaalopstelling kunt afstemmen op het definitieve aantal gasten. Op de dag zelf draait alles om een vrije dansvloer, een duidelijke ontvangst en een techniekcontrole voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Muziek en dansdocent regelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Herinnering versturen
Definitieve gastenlijst maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Muziek afspeellijst klaarzetten
Apparatuur testen
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Zaal inspecteren
2 personen
Dansvloer vrijmaken
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

Welkomstmuziek starten
Gasten ontvangen
2 personen
Aanwezigheid afvinken
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Salsaworkshop begeleiden
2 personen
Muziek verzorgen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dansvloer vrijhouden
Afvalbakken legen
Extra hapjes klaarzetten
2 personen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Registratietafel
Kledingrek

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerkommenaantal 10
Serveerplateausaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Muziekspeler
Mengpaneel
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Sfeerlampenaantal 6

Decoratie

Salsavlaggetjesaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenaantal 6
Naamstickersaantal 80
Pennenaantal 10
Programmaflyersaantal 60

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Reserveer de zaal en leg de toegang uiterlijk enkele weken vooraf vast. Controleer meteen of er genoeg ruimte is voor een dansvloer, buffet, registratietafel en stoelen zonder looproutes te blokkeren.
Verstuur het programma samen met de uitnodiging en stuur uiterlijk 2 dagen vooraf een herinnering. Vraag bij de aanmelding direct naar dieetwensen; die informatie heb je nodig voordat je hapjes en drank koopt.
Test muziekspeler, mengpaneel, microfoon en actieve speakers vóór de gasten arriveren. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar, zodat je niet tijdens de dansles nog naar aansluitingen hoeft te zoeken.
Koel de dranken enkele uren vooraf en zet herbruikbare drinkglazen, wijnglazen en water klaar bij de dranktafel. Gebruik aparte serveerkommen, plateaus, tangen en opscheplepels voor de hapjes.
Maak de dansvloer als eerste vrij bij het inrichten en controleer daarna tafels, stoelen, verlichting en versiering. Zet de registratietafel met naamstickers bij de ingang en start de welkomstmuziek pas nadat de techniek is getest.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een salsa-avond organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de zaal, muziek en dansdocent. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 1 week vooraf een bruikbare gastenlijst en dieetwensen hebt.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een salsa-avond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en koel de dranken enkele uren vóór aanvang.
Wanneer maak ik de definitieve gastenlijst voor een salsa-avond?: Maak de definitieve lijst ongeveer 3 dagen vooraf. Gebruik die voor de boodschappen, naamstickers, stoelindeling en het aantal hapjes; verwerk last-minute wijzigingen nog bij de registratietafel.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een salsa-avond op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw en een extra halfuur voor apparatuurtesten. Maak eerst de dansvloer vrij, richt daarna buffet en registratie in en controleer als laatste muziek, microfoon en verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.