LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Salsa-Abend organisieren: die praktische Checkliste

Ein Salsa-Abend braucht mehr als Musik und eine freie Tanzfläche. Du musst Saal, Tanzlehrer, Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig koordinieren und am Veranstaltungstag Technik, Getränke und Registrierung zusammenbringen. Plane den Ablauf so, dass Gäste ankommen können, während die Musik bereits läuft und der Tanzbereich frei bleibt. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und den Aufbau, ohne die einzelnen Aufgaben aus dem Blick zu verlieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Musik- und Tanzlehrer organisieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm veröffentlichen

  • Erinnerung senden

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Musik-Playlist bereitstellen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Saal inspizieren

    2 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffet und Getränketisch einrichten

    3 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

Event

  • Begrüßungsmusik starten

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit abhaken

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Salsa-Workshop betreuen

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Tanzfläche freihalten

  • Mülleimer leeren

  • Zusätzliche Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Letzte Getränkerunde organisieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 50
  • Registrierungstisch
  • Kleiderständer

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierplattenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Musikplayer
  • Mischpult
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • StimmungsleuchtenAnz. 6

Dekoration

  • Salsa-FähnchenAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • SpeisekartenAnz. 6
  • NamensaufkleberAnz. 80
  • StifteAnz. 10
  • ProgrammflyerAnz. 60

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesenAnz. 2
  • Staubsauger
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

  • Verschicke die Einladungen früh genug und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche getrennt. Prüfe die endgültige Gästeliste spätestens vor dem Einkauf, damit Snacks, Getränke und Sitzplätze nicht knapp werden.
  • Plane für den Aufbau mehrere Stunden vor dem Einlass ein. Saalinspektion, freigeräumte Tanzfläche, Tische, Stühle, Registrierungstisch und Buffet lassen sich dann ohne Zeitdruck erledigen.
  • Teste aktive Lautsprecher, Musikplayer, Mischpult und Mikrofon vor dem Beginn mit genau den Kabeln, die du später verwendest. Ein zusätzliches Verlängerungskabel und eine erreichbare Steckdose verhindern unnötige Verzögerungen.
  • Kühle Getränke nicht erst beim Eintreffen der Gäste. Stelle Gläser, Eiswürfelbehälter und Kühlboxen rechtzeitig bereit und trenne Getränketisch und Buffet, damit sich keine Schlange vor einem einzigen Tisch bildet.
  • Starte zur Begrüßung eine passende Playlist, bevor der Tanzlehrer beginnt. Namensaufkleber am Registrierungstisch, klare Speisekarten und ein sichtbares Programm helfen den Gästen, sich in den ersten 15 Minuten zu orientieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Saal für einen Salsa-Abend reservieren?
Reserviere den Saal möglichst mehrere Wochen vor dem Termin, besonders wenn du einen Tanzlehrer und eine bestimmte Ausstattung brauchst. Spätestens vor dem Versand der Einladungen sollten Raum, Zugang und Aufbauzeit bestätigt sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Salsa-Abend?
Plane mindestens zwei bis drei Stunden für den Aufbau ein. Darin enthalten sind Saalinspektion, Tanzfläche, Mobiliar, Beleuchtung, Dekoration, Buffet, Registrierung und ein vollständiger Techniktest.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Salsa-Abend?
Rechne im ersten Veranstaltungsstunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit ungefähr einem Getränk pro Stunde. Kaufe zusätzlich Wasser ein, weil beim Tanzen deutlich mehr getrunken wird.
Wann sollte ich die Erinnerung an die Gäste schicken?
Sende die Erinnerung etwa drei bis fünf Tage vor dem Salsa-Abend. Nenne darin Beginn, Adresse, Zugang, Programm und eine Frist für letzte Änderungen bei Anmeldung oder Ernährungswünschen.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!