Checklist pour organiser une soirée salsa

Une soirée salsa réussie repose sur une organisation précise, surtout pour la salle, la musique et la piste de danse. Commencez par réserver le lieu et confirmer le professeur ou l’animateur, puis structurez les inscriptions, le programme et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert à finaliser les invités, les courses et la playlist. Le jour même, prévoyez du temps pour tester le son, dégager la piste, installer le buffet et régler l’éclairage avant l’arrivée des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Organiser un professeur de musique et de danse
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
Envoyer un rappel
Établir la liste définitive des invités
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la playlist
Tester l'équipement
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Inspecter la salle
2 personnes
Dégager la piste de danse
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes

Événement

Lancer la musique d’accueil
Accueillir les invités
2 personnes
Cocher la présence
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Animer l’atelier de salsa
2 personnes
Fournir la musique
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Dégager la piste de danse
Vider les poubelles
Préparer des amuse-bouches supplémentaires
2 personnes
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Table d'inscription
Portant à vêtements

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Saladiers de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs à glaçonsqté 4
Glacièresqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Lecteur audio
Table de mixage
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes d'ambianceqté 6

Décoration

Fanions de salsaqté 4
Nappesqté 6
Compositions floralesqté 6
Cartes de menuqté 6
Étiquettes nominativesqté 80
Stylosqté 10
Flyers du programmeqté 60

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Réservez la salle et le professeur plusieurs semaines à l’avance, puis envoyez les invitations dès que l’horaire et le programme sont confirmés. Cela laisse au moins 7 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Arrêtez la liste définitive des invités 3 à 5 jours avant la soirée. Utilisez-la pour vérifier les inscriptions, les besoins alimentaires, les quantités d’en-cas et le nombre de verres, d’assiettes et de couverts.
Ne gardez pas les tests techniques pour l’ouverture des portes : prévoyez 60 à 90 minutes pour brancher le lecteur audio, la table de mixage, le microphone, les rallonges et les multiprises, puis testez le volume sur la piste.
Dégagez la piste avant d’installer les tables et les chaises, et gardez une zone libre autour du son. Placez le buffet et la table des boissons sur un côté afin d’éviter que les participants traversent la piste avec des assiettes ou des verres.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et préparez les en-cas avant l’accueil. Installez aussi la table d’inscription, les étiquettes nominatives et le portant à vêtements avant de lancer la musique d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée salsa ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Réservez rapidement la salle et l’intervenant, envoyez les invitations dès que possible, puis gardez les 3 derniers jours pour les inscriptions finales, les courses et les préparatifs.
Quand envoyer les invitations pour une soirée salsa ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 7 jours avant la soirée afin de confirmer les invités, les besoins alimentaires et les quantités à acheter.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée salsa ?: Comptez 2 à 3 heures le jour même, selon l’état de la salle. Gardez au moins 60 à 90 minutes pour le son et l’éclairage, puis installez la piste, les tables, le buffet, la décoration et l’accueil.
Quand préparer les boissons et les en-cas ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant et refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des invités. Préparez les en-cas le jour même, suffisamment tôt pour pouvoir vous consacrer à l’accueil et aux derniers réglages.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.