Run-bike-run organiseren: checklist en planning

Een run-bike-run vraagt meer voorbereiding dan alleen een loop- en fietsroute uitzetten. Je regelt tegelijk verkeersveiligheid, tijdwaarneming, wisselmomenten, EHBO en duidelijke informatie voor deelnemers. Begin met datum, locatie en wedstrijdformat en werk daarna terug vanaf de wedstrijddag. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer klaar moet zijn, van vergunningen en vrijwilligers tot routeborden, fietsenstalling en materiaal op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie bepalen
2 personen
Fietsroute uitzetten
3 personen
Looproute uitzetten
3 personen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Verkeersposten indelen
2 personen
Tijdwaarnemers indelen
EHBO-bezetting indelen
Deelnemersinformatie versturen
Startnummers maken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Medaillelabels voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Fietsenstalling markeren
2 personen
Routeborden sorteren
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen

Event

Startnummerbalie opbouwen
3 personen
Fietsenstalling opbouwen
3 personen
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
Verzorgingspost inrichten
3 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
6 personen
Verkeersposten bemannen
8 personen
Deelnemers inchecken
4 personen
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
Startbriefing geven
2 personen
Start begeleiden
4 personen
Tijden registreren
3 personen
Fietsen in transitie bewaken
3 personen
Water uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Deelnemers naar finish begeleiden
2 personen
Finishers afmelden
3 personen
Medaille uitreiken
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Laatste deelnemers controleren
2 personen

Nazorg

Routeborden ophalen
6 personen
Fietsenstalling afbreken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 100
Startnummerbandenaantal 100
Fietshouderrekkenaantal 6
Pionnenaantal 40
Afzetlintaantal 8
Routepijlenaantal 35
Kilometerbordjesaantal 12
Fluitjesaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Fietspompenaantal 3
Gereedschapssetsaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 12

Apparatuur

Handmegafoonsaantal 3
Portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Waterkannenaantal 12
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 6

Decoratie

Startnummerbordenaantal 4
Finishdoek
Medaillehakenaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 10

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de fiets- en looproute uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer beide routes daarna fysiek op kruisingen, scherpe bochten, wegdek en punten waar deelnemers kunnen verdwalen.
Plan verkeersposten, tijdwaarnemers en EHBO niet alleen per taak, maar ook per tijdsblok. Reken voor elke post minimaal één aangewezen vervanger, zodat een vrijwilliger niet alleen achterblijft.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de start. Zet daarin het starttijdstip, de wisselprocedure, route-instructies, fietsenstalling, bereikbaarheid en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Sorteer routepijlen, kilometerbordjes, pionnen en afzetlint per routegedeelte voordat je naar de locatie gaat. Leg ook een aparte reservevoorraad klaar; ontbrekende bewegwijzering merk je vaak pas tijdens het uitzetten.
Test stopwatches, portofoons, handmegafoons en powerbanks de dag ervoor. Neem per tijdwaarnemingspunt een werkende stopwatch en een opgeladen communicatiemiddel mee, en controleer vooraf waar stroom nodig is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een run-bike-run organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, route en vergunningen. Reserveer de laatste 2 weken voor deelnemersinformatie, vrijwilligersindeling, materiaalcontrole en een laatste veiligheidsronde.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een run-bike-run?: Tel per verkeerspost minimaal 1 vrijwilliger, plus aparte mensen voor tijdwaarneming en EHBO. Voeg daarnaast minstens 2 algemene reserves toe voor uitval, routeproblemen of hulp bij start en finish.
Wanneer moet de deelnemersinformatie voor een run-bike-run verstuurd worden?: Stuur de informatie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Verstuur een korte praktische herinnering 24 uur vooraf met starttijd, locatie, route-instructies en eventuele wijzigingen.
Wat moet ik klaarzetten op de wedstrijddag?: Zet vóór de eerste deelnemers arriveren de startnummers, startnummerbanden, routeborden, fietsenstalling, tijdwaarneming en EHBO klaar. Plan hiervoor minstens 2 uur opbouwtijd, plus extra tijd als routes nog moeten worden uitgezet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.