Checklist para organizar un run-bike-run
Un run-bike-run necesita más que una salida, una meta y un recorrido marcado. Antes de abrir las inscripciones, tendrás que cerrar la fecha, reservar el lugar, solicitar permisos y comprobar el seguro. Después vienen el trazado y la revisión de los recorridos, el equipo de voluntarios, el cronometraje y la información para participantes. Esta checklist reúne el orden práctico de preparación, desde la planificación inicial hasta las señales, dorsales, bicicletas y materiales del día de la competición.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar el lugar
Solicitar permisos
Comprobar el seguro
Definir el formato de la competición
2 personas
Definir la salida y la meta
2 personas
Trazar la ruta en bicicleta
3 personas
Marcar la ruta
3 personas
Comprobar la ruta por seguridad
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar puestos de tráfico
2 personas
Asignar los cronometradores
Asignar el personal de primeros auxilios
Enviar información a los participantes
Crear dorsales
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Preparar las etiquetas de medallas
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Señalizar el aparcamiento de bicicletas
2 personas
Ordenar las señales de ruta
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Evento
Montar el mostrador de dorsales
3 personas
Montar el aparcamiento de bicicletas
3 personas
Colocar el arco de salida y meta
3 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
3 personas
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
Colocar señales de ruta
6 personas
Cubrir puestos de tráfico
8 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Realizar control de bicicletas
2 personas
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
Guiar la salida
4 personas
Registrar horarios
3 personas
Vigilar las bicicletas en transición
3 personas
Repartir agua
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Acompañar a los participantes hasta la meta
2 personas
Dar de baja a los participantes que llegan a la meta
3 personas
Entregar la medalla
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Comprobar los últimos participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger los carteles de ruta
6 personas
Desmontar el aparcamiento para bicicletas
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 30
- Papeleracant. 6
Material deportivo
- Dorsalescant. 100
- Brazaletes con número de salidacant. 100
- Portabicicletascant. 6
- Conoscant. 40
- Cinta de balizamientocant. 8
- Flechas de rutacant. 35
- Señales de kilómetrocant. 12
- Silbatoscant. 12
- Cronómetroscant. 6
- Bombas de bicicletacant. 3
- Juegos de herramientascant. 3
- Cámaras de aire de repuestocant. 12
Equipo
- Megáfonos de manocant. 3
- Walkie-talkiescant. 10
- Baterías externascant. 6
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Focos LED de obracant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platos reutilizablescant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Jarras de aguacant. 12
- Neveras portátilescant. 6
- Cajas de hielocant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras de servircant. 6
Decoración
- Pancartas con números de salidacant. 4
- Lona de meta
- Ganchos para medallascant. 2
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Mantas térmicascant. 20
- Chalecos reflectantescant. 20
- Linternascant. 10
Limpieza
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero el formato, la salida, la meta y los dos recorridos. Haz una comprobación de seguridad de la ruta en bicicleta antes de publicar el formulario de inscripción, no cuando ya haya participantes apuntados.
- Asigna con antelación los puestos de tráfico, cronometristas y personal de primeros auxilios. Para coordinar los puntos alejados de la salida y la meta, entrega walkie-talkies y comprueba las baterías antes de la prueba.
- Prepara un sistema visible para participantes y bicicletas: dorsales, brazaletes numerados, portabicicletas, conos, cinta de balizamiento, flechas y señales de kilómetro. Cuenta las señales por tramo y revisa que puedan verse desde la dirección de llegada.
- Envía la información de la competición varios días antes e incluye horarios, recorrido, aparcamiento de bicicletas, formato y material necesario. Recoge también las preferencias dietéticas durante la inscripción, porque pedirlas después complica la compra.
- Haz una prueba de montaje antes de la apertura: cronómetros, megáfonos, iluminación, alargadores, regletas, bombas, herramientas y cámaras de aire de repuesto. Deja preparadas las mesas, carpas, sillas, agua, neveras y hielo para que el equipo no tenga que improvisar durante la salida.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un run-bike-run?
- Empieza a cerrar fecha, lugar, permisos y seguro al menos 8-12 semanas antes. Reserva más tiempo si la ruta necesita autorizaciones de tráfico o coordinación con varios responsables.
- ¿Cuándo debo publicar las inscripciones de un run-bike-run?
- Publica el formulario cuando el formato, la salida, la meta y los recorridos estén definidos y revisados por seguridad. Como referencia, deja las inscripciones abiertas durante 3-6 semanas para poder gestionar dorsales, preferencias dietéticas y voluntarios.
- ¿Qué material de seguridad hace falta para la ruta en bicicleta?
- Prepara conos, cinta de balizamiento, flechas de ruta, señales de kilómetro y silbatos. Añade bombas, juegos de herramientas y cámaras de aire de repuesto, y comprueba el recorrido completo antes del día de la prueba.
- ¿Cuándo hay que preparar los dorsales y la lista de participantes?
- Crea los dorsales y prepara la lista de participantes después del cierre de inscripciones, idealmente 3-5 días antes. Así todavía puedes corregir nombres, asignar puestos y preparar las etiquetas de las medallas sin trabajar con datos provisionales.
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