Checklist pour organiser un run-bike-run

Un run-bike-run demande une préparation précise, car les participants enchaînent course à pied, vélo puis course ou marche selon le format choisi. Commence par fixer la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée, puis vérifie les autorisations, l’assurance et la sécurité. Les inscriptions, le balisage, le chronométrage et les postes de bénévoles doivent être prêts avant le jour J. Cette checklist t’aide à suivre les étapes dans le bon ordre et à prévoir le matériel souvent oublié.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Définir le format de la compétition
2 personnes
Déterminer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Tracer l’itinéraire à vélo
3 personnes
Définir l'itinéraire de marche
3 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les postes de circulation
2 personnes
Répartir les chronométreurs
Répartir le personnel de premiers secours
Envoyer les informations aux participants
Créer les dossards
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les étiquettes de médaille
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Délimiter le parking à vélos
2 personnes
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

Installer le guichet des dossards
3 personnes
Installer le parking à vélos
3 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Aménager le poste de secours
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Effectuer le contrôle des vélos
2 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Commencer l’encadrement
4 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Surveiller les vélos en transition
3 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accompagner les participants jusqu'à l'arrivée
2 personnes
Enregistrer les finishers
3 personnes
Remettre la médaille
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Vérifier les derniers participants
2 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux indicateurs
6 personnes
Démonter le parking à vélos
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Numéros de départqté 100
Bracelets de dossardqté 100
Supports à vélosqté 6
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 8
Flèches de directionqté 35
Panneaux de kilométrageqté 12
Siffletsqté 12
Chronomètresqté 6
Pompes à véloqté 3
Kits d'outilsqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12

Équipement

Mégaphones portatifsqté 3
Talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Carafes d’eauqté 12
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Décoration

Panneaux de dossardqté 4
Tissu d’arrivée
Crochets pour médaillesqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 10

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe le parcours au moins 6 à 8 semaines avant la course. Vérifie chaque croisement, mesure les distances et prévois des flèches, des cônes et des panneaux de kilométrage aux changements de direction.
Demande les autorisations et confirme l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Sans validation du parcours, tu risques de devoir modifier les horaires, le départ ou l’arrivée après l’inscription des participants.
Prévois les bénévoles par poste, pas seulement un nombre total. Réserve au minimum une personne pour chaque point de circulation, chaque zone de chronométrage et chaque poste de premiers secours.
Envoie aux participants les horaires, le plan, les consignes vélo et la liste du matériel personnel au moins 7 jours avant l’épreuve. Indique clairement où déposer les vélos et comment rejoindre la zone de transition.
Prépare le matériel la veille et teste les chronomètres, talkies-walkies, mégaphones et batteries externes. Ajoute des pompes, des chambres à air et des kits d’outils : une crevaison peut immobiliser un participant en quelques minutes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un run-bike-run ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de sécuriser le parcours, d’ouvrir les inscriptions et de recruter les bénévoles.
Quand fermer les inscriptions pour un run-bike-run ?: Ferme-les 5 à 7 jours avant la course si tu dois imprimer les dossards, la liste des participants et les étiquettes de médaille. Garde ensuite quelques jours pour vérifier les informations et répartir les postes.
Combien de bénévoles faut-il pour un run-bike-run ?: Le nombre dépend du parcours, mais compte au moins 1 bénévole par point de circulation, par zone de chronométrage et par poste de premiers secours. Ajoute 2 à 4 personnes pour l’accueil, le départ, l’arrivée et le rangement.
Que faut-il préparer la veille d’un run-bike-run ?: Trie les panneaux dans l’ordre du parcours, prépare les dossards, les chronomètres et les moyens de communication, puis vérifie les batteries et les rallonges. Prévois aussi le balisage, les supports à vélos, l’eau et une zone de rangement clairement identifiée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.