Run-Bike-Run organisieren: die komplette Checkliste

Ein Run-Bike-Run wirkt überschaubar, braucht aber drei sauber abgestimmte Bereiche: Laufstrecke, Fahrradstrecke und Wechselzone. Lege zuerst Datum, Format sowie Start- und Zielort fest und prüfe anschließend jede Route auf Sicherheit. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Anmeldung und die Einteilung der Helfer. Plane außerdem früh genug Startnummern, Beschilderung, Zeitnahme, Erste Hilfe und die Fahrradabstellplätze ein – diese Details fehlen am Veranstaltungstag besonders häufig.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen beantragen
Versicherung prüfen
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
Start- und Zielort festlegen
2 Personen
Fahrradroute festlegen
3 Personen
Laufroute festlegen
3 Personen
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Verkehrsposten einteilen
2 Personen
Zeitnehmer einteilen
Erste-Hilfe-Besetzung einteilen
Teilnehmerinformationen versenden
Startnummern herstellen
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Medaillenetiketten vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Fahrradabstellplatz markieren
2 Personen
Wegweiser sortieren
2 Personen
Materialien bereitstellen
3 Personen

Event

Startnummernstand aufbauen
3 Personen
Fahrradständer aufbauen
3 Personen
Start- und Zielbogen aufstellen
3 Personen
Versorgungsstation einrichten
3 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Wegweiser aufstellen
6 Personen
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
Teilnehmer einchecken
4 Personen
Fahrradkontrolle durchführen
2 Personen
Startbriefing geben
2 Personen
Start begleiten
4 Personen
Zeiten erfassen
3 Personen
Fahrräder im Übergang bewachen
3 Personen
Wasser verteilen
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Teilnehmer ins Ziel begleiten
2 Personen
Finisher abmelden
3 Personen
Medaille überreichen
2 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Letzte Teilnehmer kontrollieren
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser abholen
6 Personen
Fahrradständer abbauen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 30
AbfallbehälterAnz. 6

Sportmaterial

StartnummernAnz. 100
StartnummernbänderAnz. 100
FahrradhalterungenAnz. 6
KegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 8
WegweiserAnz. 35
KilometertafelnAnz. 12
PfeifenAnz. 12
StoppuhrenAnz. 6
FahrradpumpenAnz. 3
WerkzeugsätzeAnz. 3
ErsatzschläucheAnz. 12

Ausstattung

HandmegafoneAnz. 3
FunkgeräteAnz. 10
PowerbanksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100

Küche

WasserkannenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 6

Dekoration

StartnummerntafelnAnz. 4
Zielbanner
MedaillenhakenAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 10

Reinigung

WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe die Fahrrad- und Laufstrecke nicht nur auf der Karte, sondern zu Fuß oder mit dem Rad. Markiere Kreuzungen, enge Stellen und Gefahrenpunkte und teile für jede kritische Stelle einen Verkehrsposten ein.
Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Start. Darin sollten Start- und Zielort, Strecken, Wechselablauf, Anreise, Fahrradabstellplatz und der Zeitplan stehen.
Plane für die Helfer eine eigene Einsatzübersicht: Verkehrsposten, Zeitnehmer und Erste-Hilfe-Besetzung brauchen feste Positionen und Ablösezeiten. Rechne pro Station mindestens eine verantwortliche Person ein.
Sortiere Wegweiser, Kegel, Absperrband, Kilometertafeln und Startnummern am Vortag nach Einsatzort. So geht beim Aufbau keine Beschilderung verloren und die Strecke kann frühzeitig kontrolliert werden.
Teste Funkgeräte, Handmegafone, Stoppuhren, Powerbanks und Verlängerungskabel vor dem Aufbau. Lege zusätzlich Fahrradpumpen, Werkzeugsätze und Ersatzschläuche an der Wechselzone bereit, statt erst bei einer Panne danach zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Run-Bike-Run anmelden?: Veröffentliche das Anmeldeformular, sobald Format, Datum, Start- und Zielort sowie die Strecken feststehen. Für die Teilnehmerplanung solltest du die Anmeldung mindestens 2 bis 4 Wochen vor dem Start schließen.
Wie viele Helfer braucht ein Run-Bike-Run?: Die Zahl hängt von Streckenlänge und Kreuzungen ab. Plane mindestens je eine Person für Zeitnahme und Erste Hilfe sowie einen Verkehrsposten für jede sicherheitsrelevante Kreuzung ein; die genaue Einteilung sollte 7 Tage vorher feststehen.
Wann sollte ich Genehmigungen und Versicherung prüfen?: Beginne damit direkt nach der Festlegung von Datum und Route, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Warte nicht auf die Anmeldung, weil Auflagen für Strecke, Verkehrssicherung oder Haftung die Planung noch ändern können.
Was muss am Vortag eines Run-Bike-Run bereitliegen?: Sortiere am Vortag Startnummern, Wegweiser, Kegel, Absperrband, Kilometertafeln, Stoppuhren und Erste-Hilfe-Material nach Einsatzort. Prüfe außerdem Strom, Funkgeräte und Fahrradwerkzeug, damit der Aufbau am Veranstaltungstag ohne Suchpausen startet.

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