Wat heb je nodig voor een ruilbeurs?

Een ruilbeurs vraagt vooral om overzicht: deelnemers moeten hun spullen kwijt kunnen, snel weten waar ze moeten zijn en zonder wachten kunnen inschrijven. Regel naast tafels ook kledingrekken, krukken en een duidelijke indeling met tafelnummers en pijlborden. Voor koffie, water en hapjes heb je servies, thermoskannen, koffiezetapparaten of waterkokers en serveermateriaal nodig. Vergeet ruilkaarten, formulieren en naamkaartjes niet; die worden vaak pas op de dag zelf gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 85
Inschrijftafel
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Kassa
Geldkist
Rekenmachinesaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koffiefiltersaantal 100
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Tangenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Maatbekersaantal 2
Thermometer

Decoratie

Tafelkledenaantal 20
Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 50
Tafelbordjesaantal 20
Pijlbordenaantal 10
Tafelnummersaantal 20

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Thee - 4 dozen
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doosje
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Ice tea - 4 flessen
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Sinaasappelsap - 3 pakken
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Tortillachips - 3 zakken
- Zoutjes - 3 zakken
- Nootjes - 3 zakken
- Koekjes - 6 pakken
- Miniwafels - 4 pakken
- Koffiekoeken - 60 stuks
- Mini-krentenbollen - 40 stuks
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Druiven - 4 bakjes
- Komkommer - 4 stuks
- Cherrytomaten - 4 bakjes
- Worteltjes - 3 zakken
- Hummus - 4 bakjes
- Roomkaas - 3 kuipjes
- Crackers - 5 pakken
- Servetten - 300 stuks
- Papieren bekers - 100 stuks
- Roerstaafjes - 150 stuks
- Suikerzakjes - 150 stuks
- Aluminiumfolie - 1 rol
- Vershoudfolie - 1 rol
- Keukenpapier - 6 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Sponzen - 6 stuks
- Schoonmaakdoeken - 10 stuks
- Papieren handdoeken - 4 pakken
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 3 flessen
- Desinfecterende handgel - 3 flessen

Tips

Plan per deelnemer minstens één duidelijke plek voor de meegebrachte spullen en houd extra tafelruimte vrij voor late aanmeldingen. Gebruik kledingrekken voor kleding en tafels voor kleinere artikelen.
Neem per aangemelde deelnemer één ruilkaart en formulier mee, plus ongeveer 10% extra. Bij 40 deelnemers zijn dat dus 44 sets.
Reken voor koffie en thee op 2 kopjes per persoon en zet minimaal 1 thermoskan per 10 personen klaar. Controleer vooraf of je genoeg koffiefilters, glazen en besteksets hebt.
Zorg voor minstens één afvalbak bij de ingang en één bij de koffiehoek. Zet tafelkleden, tafelbordjes en pijlborden vóór het openen neer, zodat bezoekers niet hoeven te zoeken.
Maak een aparte inschrijfplek met een tafel, stoelen en naamkaartjes. Leg de deelnemersinformatie en ruilregels daar klaar en test verlengsnoeren, stekkerdozen, luidsprekers en microfoon vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb ik nodig voor een ruilbeurs?: Reken op één tafel per deelnemer als iedereen een eigen plek krijgt. Voeg ongeveer 10% extra capaciteit toe; voor 40 deelnemers reserveer je dus 44 tafels of vergelijkbare plekken.
Hoeveel ruilkaarten moet ik printen?: Print één ruilkaart en formulier per deelnemer en neem 10% reserve mee. Voor 30 deelnemers zijn dat 33 sets, zodat een extra aanmelding of een beschadigd formulier geen probleem vormt.
Hoeveel koffie en glazen heb ik nodig voor een ruilbeurs?: Houd rekening met 2 kopjes koffie of thee per persoon en minstens 1 glas per bezoeker. Voor 50 mensen heb je dus ongeveer 100 kopjes en 50 glazen nodig, plus extra servies voor hapjes.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een ruilbeurs doen?: Doe houdbare boodschappen en controle van servies en apparatuur uiterlijk 3 dagen vooraf. Haal gekoelde dranken en verse hapjes bij voorkeur op de dag zelf en zet de dranken minstens 2 uur voor aanvang koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.