Bourse d'échange : quoi prévoir et en quelles quantités

Une bourse d'échange demande plus que quelques tables et des invitations. Il faut prévoir un espace clair pour l'inscription, des tables identifiées pour les échanges, des portants si des vêtements sont présentés et assez de vaisselle pour les pauses. Cette liste vous aide à préparer les achats et le matériel sans oublier les éléments souvent réglés trop tard : badges, affichage, rallonges, boissons au frais et formulaires imprimés.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 85
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone
Caisse
Caisse
Calculatricesqté 2

Cuisine

Thermosqté 4
Filtres à caféqté 100
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4
Pincesqté 4
Petits bolsqté 12
Verres doseursqté 2
Thermomètre

Décoration

Nappesqté 20
Guirlandesqté 8
Ballonsqté 50
Pancartes de tableqté 20
Panneaux indicateursqté 10
Numéros de tableqté 20

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Ice tea - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Tortilla chips - 3 sacs
- Snacks salés - 3 sacs
- Noix - 3 sacs
- Biscuits - 6 paquets
- Mini-gaufres - 4 paquets
- Petits pains au café - 60 pièces
- Mini pains aux raisins - 40 pièces
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 4 barquettes
- Concombre - 4 pièces
- Tomates cerises - 4 barquettes
- Bâtonnets de carottes - 3 sacs
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage à la crème - 3 barquettes
- Crackers - 5 paquets
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 150 pièces
- Sachets de sucre - 150 pièces
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons de nettoyage - 10 pièces
- Essuie-tout en papier - 4 paquets
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 3 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 3 bouteilles

Conseils

Prévoyez une table d'inscription distincte des tables d'échange, avec les badges nominatifs, les cartes d'échange et les formulaires déjà imprimés. Installez-la avant l'arrivée des participants pour éviter une file dès l'ouverture.
Comptez au moins une chaise par participant inscrit et ajoutez 10 % de sièges de réserve. Pour les vêtements, prévoyez un portant par zone d'échange plutôt que de poser les articles au sol.
Pour les boissons, comptez 2 à 3 verres par personne sur les deux premières heures, puis ajustez selon la durée. Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant le début et gardez une glacière de réserve.
Réservez une rallonge et une multiprise pour chaque machine à café, bouilloire ou équipement installé loin d'une prise. Vérifiez leur longueur et leur sécurité avant de disposer les tables, car elles deviennent difficiles à déplacer ensuite.
Préparez les panneaux indicateurs et les pancartes de table la veille, avec les numéros visibles à distance. Gardez au moins 10 % de sacs-poubelle en plus que prévu et placez une poubelle près de la zone de pause et de chaque sortie.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il pour une bourse d'échange ?: Prévoyez une table d'inscription, puis au moins une table d'échange pour 6 à 8 participants. Ajoutez une table séparée pour les boissons et les en-cas afin que les objets échangés ne soient pas encombrés.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour une bourse d'échange ?: Comptez 2 tasses, 2 verres, 1 assiette et 1 jeu de couverts par personne pour une rencontre de quelques heures. Ajoutez 10 % de réserve, surtout si la vaisselle ne peut pas être lavée pendant l'événement.
Quand préparer le matériel d'une bourse d'échange ?: Rassemblez le mobilier, les portants et l'équipement au moins 24 heures avant. Imprimez les formulaires et préparez les badges la veille ; mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l'ouverture.
Combien de portants faut-il pour une bourse d'échange de vêtements ?: Prévoyez un portant pour 8 à 10 participants qui apportent des vêtements, avec 10 % de capacité supplémentaire. Si les articles sont nombreux ou volumineux, ajoutez un portant plutôt que de surcharger les tables.

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