Qué necesitas para una feria de intercambio

Una feria de intercambio necesita más que mesas para colocar los objetos. Hay que preparar la inscripción, identificar a los participantes, marcar las zonas de intercambio y ofrecer bebidas y aperitivos sin bloquear la circulación. Esta lista reúne el mobiliario, la vajilla, el equipo de café, los materiales de cocina y la señalización que conviene tener listos antes de abrir la sala. Calcula las cantidades según el número de participantes y revisa todo al menos un día antes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 85
Mesa de inscripción
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6
Taburetescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Altavocescant. 2
Micrófono
Caja registradora
Caja registradora
Calculadorascant. 2

Cocina

Termoscant. 4
Filtros de cafécant. 100
Tablas de cortarcant. 2
Cuchilloscant. 4
Pinzascant. 4
Cuencoscant. 12
Jarras medidorascant. 2
Termómetro

Decoración

Mantelescant. 20
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 50
Carteles de mesacant. 20
Carteles direccionalescant. 10
Números de mesacant. 20

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Té - 4 docenas
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Té helado - 4 botellas
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Nachos - 3 bolsas
- Pica pica - 3 bolsas
- Frutos secos - 3 bolsas
- Galletas - 6 paquetes
- Mini gofres - 4 paquetes
- Pastelitos de café - 60 unidades
- Mini bollos con pasas - 40 unidades
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Uvas - 4 bandejas
- Pepino - 4 unidades
- Tomates cherry - 4 bandejas
- Zanahorias - 3 bolsas
- Hummus - 4 tarrinas
- Queso crema - 3 tarrinas
- Crackers - 5 paquetes
- Servilletas - 300 unidades
- Vasos de papel - 100 unidades
- Palitos para remover - 150 unidades
- Sobres de azúcar - 150 unidades
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Film transparente - 1 rollo
- Papel de cocina - 6 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Esponjas - 6 unidades
- Paños de limpieza - 10 unidades
- Toallas de papel - 4 paquetes
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 3 botellas
- Gel desinfectante para manos - 3 botellas

Consejos

Prepara una mesa de inscripción separada de las mesas de intercambio y coloca allí las tarjetas de nombre, los formularios y la información sobre las reglas. Así evitas que las inscripciones interrumpan el intercambio.
Calcula una silla por participante y deja espacio para percheros, papeleras y taburetes. Las mesas deben permitir que dos personas revisen objetos sin bloquear los pasillos.
Para una actividad de 3 horas, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona: combina vasos, tazas de café, termos, cafeteras o teteras y neveras portátiles según lo que vayas a servir.
Prepara la señalización antes de montar la sala: coloca los números de mesa, los carteles direccionales y las marcas de cada zona de intercambio. Lleva cinta o material de fijación extra, porque algunos carteles se caen al mover las mesas.
Comprueba los enchufes y lleva cables alargadores y regletas antes del día del evento. Las cafeteras, los altavoces y el micrófono suelen necesitar tomas cercanas, y resolverlo tarde puede obligarte a cambiar toda la distribución.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas mesas necesito para una feria de intercambio?: Calcula al menos una mesa por cada 6 a 8 participantes si los objetos ocupan poco espacio. Para ropa, libros o artículos voluminosos, usa una mesa por cada 4 a 6 participantes y añade una mesa independiente para la inscripción.
¿Cuántos vasos y tazas necesito para una feria de intercambio?: Ten como mínimo un vaso o taza reutilizable por persona y un 20 % adicional para reposición. Para 30 participantes, prepara al menos 36 unidades en total, además de platos, cubiertos y bandejas de servicio.
¿Qué debo preparar el día antes de la feria de intercambio?: Deja listas las tarjetas de nombre, los formularios, los carteles de mesa y la señalización direccional al menos 24 horas antes. También conviene enfriar las bebidas y comprobar la vajilla, los cables y el equipo de sonido.
¿Cuánta bebida compro para una feria de intercambio?: Para las primeras 2 horas, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y añade un 10 % de margen. Si esperas 30 asistentes, prepara aproximadamente entre 66 y 99 bebidas, ajustando la cantidad según la duración y si también sirves café o té.

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