LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Rouwgroepbijeenkomst organiseren: een rustige checklist

Een rouwgroepbijeenkomst vraagt vooral om een veilige ruimte, duidelijke begeleiding en een programma dat niet gehaast voelt. Regel eerst de ruimte, begeleider en deelnemers; werk daarna de gespreksafspraken, toegankelijkheid en catering uit. In de laatste dagen controleer je aanmeldingen, dieetwensen, materialen en apparatuur. Op de dag zelf richt je de stoelen en tafels zo in dat deelnemers elkaar kunnen zien, en leg je naamkaartjes en gespreksmateriaal klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Ruimte reserveren

  • Begeleider bevestigen

  • Deelnemerslijst maken

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Toegankelijkheid controleren

  • Gespreksprogramma uitwerken

    2 personen

  • Gespreksafspraken opstellen

  • Aanmeldingen bevestigen

  • Herinnering versturen

  • Boodschappenlijst controleren

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Materialen verzamelen

    2 personen

  • Apparatuur controleren

  • Naamkaartjes schrijven

    2 personen

  • Gespreksmateriaal printen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Eten voorbereiden

    3 personen

  • Ruimte ventileren

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen opstellen

    3 personen

  • Welkomsttafel inrichten

    2 personen

  • Servies klaarzetten

    2 personen

  • Gespreksmateriaal klaarleggen

Event

  • Deelnemers ontvangen

    3 personen

  • Aanwezigheid registreren

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Bijeenkomst openen

  • Gespreksronde begeleiden

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Pauzehapjes serveren

    2 personen

  • Tweede gespreksronde begeleiden

    2 personen

  • Avondmaaltijd serveren

    3 personen

  • Koffie en thee bijvullen

    2 personen

  • Afsluitende ronde begeleiden

    2 personen

  • Afscheid nemen van deelnemers

    3 personen

Nazorg

  • Restanten verpakken

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Ruimte schoonmaken

    3 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Materialen inpakken

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Aanwezigheidsgegevens beveiligen

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 30
  • Tafelsaantal 6
  • Kapstok
  • Bijzettafelsaantal 3
  • Kussensaantal 12

Servies

  • Koffiekopjesaantal 30
  • Waterglazenaantal 30
  • Dinerbordenaantal 30
  • Soepkommenaantal 30
  • Besteksetsaantal 30
  • Serveerbordenaantal 6
  • Soepkommenaantal 4

Keuken

  • Thermoskannenaantal 4
  • Waterkannenaantal 4
  • Opscheplepelsaantal 6
  • Serveerbestekaantal 6
  • Snijplankenaantal 3
  • Keukenmessenaantal 3
  • Broodmandenaantal 3

Apparatuur

  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 2
  • Verlengsnoerenaantal 2

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 6
  • Bloemstukkenaantal 4
  • Kaarsenaantal 12
  • Kaarshoudersaantal 12

Kantoorbenodigdheden

  • Naamkaartjesaantal 30
  • Balpennenaantal 15
  • Printpapieraantal 50
  • Enveloppenaantal 30
  • Notitieblokkenaantal 30

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 3
  • Afwasteilaantal 2
  • Vaatdoekenaantal 6
  • Sponzenaantal 4
  • Emmeraantal 2
  • Dweilaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Reserveer de ruimte en bevestig de begeleider voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen of de locatie toegankelijk is en of er voldoende stoelen, een kapstok en een rustige ontvangstplek zijn.
  • Werk het gespreksprogramma en de gespreksafspraken uiterlijk één week vooraf uit. Print het materiaal en leg het op de dag zelf op de gesprekstafel, zodat de begeleider niet tijdens de bijeenkomst hoeft te zoeken.
  • Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en controleer de lijst opnieuw bij het boodschappen doen. Zet water, koffie of thee en eenvoudige eetwaren klaar; gebruik thermoskannen, waterkannen en passend servies.
  • Stuur de bevestiging direct na verwerking van een aanmelding en verstuur de herinnering kort voor de bijeenkomst. Vermeld daarin de begintijd, bereikbaarheid, toegankelijkheidsinformatie en wat deelnemers kunnen verwachten.
  • Plan minstens 60 minuten voor aanvang voor de opbouw. Ventileer de ruimte, zet tafels en stoelen neer, richt de welkomsttafel in en controleer waterkokers, verlengsnoeren en eventuele koelboxen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een rouwgroepbijeenkomst?
Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de ruimte, begeleider en deelnemerslijst. Verstuur de uitnodiging daarna en plan de definitieve controle van aanmeldingen en dieetwensen in de laatste week.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een rouwgroepbijeenkomst?
Zet voor iedere aangemelde deelnemer, de begeleider en eventuele ondersteuning één stoel klaar. Voeg maximaal 2 extra stoelen toe, zodat late aanmeldingen kunnen worden opgevangen zonder de kring vooraf te groot te maken.
Wanneer verstuur je een herinnering voor een rouwgroepbijeenkomst?
Stuur de herinnering 2 tot 3 dagen voor de bijeenkomst. Vraag deelnemers daarin om wijzigingen in hun aanmelding of dieetwensen direct door te geven.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor de opbouw van een rouwgroepbijeenkomst?
Reken op minimaal 60 minuten voor ventileren, tafels en stoelen opstellen, de welkomsttafel inrichten en materialen klaarleggen. Controleer apparatuur en zet dranken ongeveer 30 minuten voor aanvang klaar.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!