Checklist voor een banenmarkt van de gemeente
Een banenmarkt van de gemeente vraagt om meer dan stands en uitnodigingen. Je regelt tegelijk exposanten, bezoekersregistratie, workshops, techniek, bewegwijzering en ontvangst. Begin met datum, locatie en exposantenlijst; werk daarna toe naar een duidelijke indeling en een getest programma. In de laatste week voorkom je vertraging door presentaties, badges, plattegronden, catering en betaalmiddelen nog één keer te controleren. Het plan op deze pagina bevat 83 taken en 71 spullen, zodat je niets van de ontvangstbalie tot de HDMI-kabels over het hoofd ziet.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Zaal en ontvangstbalie reserveren
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Deelnemerspagina publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Aanmeldbevestigingen versturen
Dieetwensen verzamelen
Exposanteninformatie opvragen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Standnummers toewijzen
Exposantenplattegrond maken
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Workshops inplannen
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties ontvangen
Techniek testen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Bezoekerslijsten printen
Informatiemateriaal printen
2 personen
Exposantenbrief versturen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken en gekoelde producten halen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaalvloer controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Exposantenpakketten klaarleggen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Laptop en projector aansluiten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Event
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar stands begeleiden
2 personen
Laatste standcontroles uitvoeren
2 personen
Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Workshops begeleiden
2 personen
Presentaties starten
Presentaties technisch ondersteunen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Informatiemateriaal aanvullen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Exposanten helpen met afbouwen
4 personen
Standwanden demonteren
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Aanwezigheidslijst archiveren
Contactaanvragen doorsturen
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto's en documenten archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Informatiebalie
- Exposantentafelsaantal 40
- Bezoekerstafelsaantal 8
- Stoelenaantal 120
- Statafelsaantal 10
- Standwandenaantal 40
- Kapstokkenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 10
Apparatuur
- Laptopsaantal 3
- Projector
- Projectiescherm
- HDMI-kabelsaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 10
- Stekkerdozenaantal 10
- USB-sticksaantal 5
- Mobiele pinapparatenaantal 2
- Portofoonsaantal 6
- Telefoonladersaantal 6
- Microfoon
- Compacte luidsprekersaantal 2
Kantoorbenodigdheden
- Naambadgehoudersaantal 350
- Badgekoordenaantal 350
- Klembordenaantal 8
- Balpennenaantal 60
- Markeerstiftenaantal 20
- Permanentmarkersaantal 20
- Plakbandrollenaantal 10
- Schilderstapeaantal 8
- Scharenaantal 8
- Nietmachinesaantal 4
- Notitieblokkenaantal 50
- Documentbakkenaantal 12
- Presentatiestandaardsaantal 12
- Informatiefoldersaantal 500
- Programmaflyersaantal 400
- Bewegwijzeringsbordenaantal 20
- Plattegrondenaantal 350
- Aanmeldlijstenaantal 10
- Clipboardsaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Theeglazenaantal 120
- Waterglazenaantal 150
- Bordenaantal 150
- Gebaksvorkjesaantal 150
- Koffielepelsaantal 120
- Serveerplateausaantal 12
- Waterkannenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
- Serveerbestekaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
Decoratie
- Gemeentevlaggenaantal 4
- Vlaggenhoudersaantal 4
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenlintaantal 4
- Tafellopersaantal 16
- Plantenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 50
Verlichting
- LED-tafellampenaantal 12
- LED-lichtsnoerenaantal 4
Schoonmaak
- Handvegersaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Schoonmaakdoekenaantal 24
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig de zaal en ontvangstbalie vroeg en leg vast hoeveel exposantentafels, standwanden, stoelen en statafels nodig zijn. Controleer ook waar bezoekers binnenkomen en hoe de bewegwijzering vanaf die ingang loopt.
- Vraag exposanteninformatie en presentaties uiterlijk een week vooraf op. Maak daarna de standindeling, wijs standnummers toe en test per workshop de projector, het scherm, de HDMI-kabel en de luidsprekers.
- Verstuur aanmeldbevestigingen zodra een bezoeker is geregistreerd en verzamel dieetwensen niet pas bij binnenkomst. Print bezoekerslijsten en informatiemateriaal uiterlijk de werkdag vóór de banenmarkt.
- Maak badges niet alleen voor bezoekers, maar ook voor exposanten, sprekers en het organisatieteam. Leg badgehouders, badgekoorden, balpennen, klemborden en permanentmarkers bij de informatiebalie klaar.
- Plan op de ochtend zelf een technische en logistieke controle van 30 minuten. Test mobiele pinapparaten, laptops, portofoons, telefoonladers en stekkerdozen en controleer of afvalbakken, kapstokken en verlengsnoeren op hun plek staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een gemeentelijke banenmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposantenwerving. Plan de uitnodigingen en deelnemerspagina ongeveer 6 weken vooraf, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en indeling.
- Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een banenmarkt?
- Stuur de eerste uitnodiging 6 tot 8 weken vóór het evenement. Vraag exposanteninformatie, standbehoeften en presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op en verstuur de exposantenbrief daarna met de definitieve plattegrond.
- Wanneer print ik badges en bezoekerslijsten voor een banenmarkt?
- Maak de badges en bezoekerslijsten 1 tot 2 werkdagen vooraf, nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd op de dag zelf lege badgehouders, badgekoorden en een permanentmarker klaar voor late of gewijzigde aanmeldingen.
- Hoe lang van tevoren moet ik de techniek van een banenmarkt testen?
- Doe een volledige test 1 tot 3 werkdagen vooraf met laptops, projector, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoon en compacte luidsprekers. Herhaal op de ochtend zelf een korte controle van ongeveer 30 minuten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!