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Checkliste für das Treffen der Trauergruppe

Ein Treffen der Trauergruppe braucht einen geschützten Raum, klare Absprachen und ausreichend Zeit für Gespräche. Plane die Organisation am besten mehrere Wochen vorher: Raum reservieren, Begleitperson bestätigen und Einladungen verschicken. Kurz vor dem Termin werden Anmeldungen, Ernährungswünsche und Barrierefreiheit geprüft. Am Veranstaltungstag zählen eine ruhige Raumgestaltung, vorbereitete Gesprächsmaterialien und Getränke ebenso wie ein klarer Ablauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raum reservieren

  • Begleitperson bestätigen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Barrierefreiheit prüfen

  • Gesprächsprogramm ausarbeiten

    2 Personen

  • Gesprächsregeln festlegen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Erinnerung senden

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Ausrüstung prüfen

  • Namensschilder schreiben

    2 Personen

  • Gesprächsmaterial drucken

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Essen vorbereiten

    3 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Gesprächsmaterial bereitlegen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Besprechung eröffnen

  • Gesprächsrunde moderieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Zweite Gesprächsrunde betreuen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Abschlussrunde betreuen

    2 Personen

  • Verabschiedung von den Teilnehmern

    3 Personen

Nachbereitung

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Anwesenheitsdaten sichern

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 30
  • TischeAnz. 6
  • Garderobenständer
  • BeistelltischeAnz. 3
  • KissenAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 30
  • WassergläserAnz. 30
  • Dinner-TellerAnz. 30
  • SuppenschalenAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 30
  • ServiertellerAnz. 6
  • SuppenschalenAnz. 4

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ServierbesteckAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • BrotkörbeAnz. 3

Ausstattung

  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • KerzenAnz. 12
  • KerzenhalterAnz. 12

Büromaterial

  • NamensschilderAnz. 30
  • KugelschreiberAnz. 15
  • DruckpapierAnz. 50
  • UmschlägeAnz. 30
  • NotizblöckeAnz. 30

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • SpülwanneAnz. 2
  • GeschirrtücherAnz. 6
  • SchwämmeAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Raum mindestens 3 bis 4 Wochen vorher und prüfe, ob er stufenlos zugänglich ist, genügend Sitzplätze bietet und eine ruhige Gesprächsatmosphäre ermöglicht.
  • Sende die Einladung etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Treffen. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 5 Tage vorher, damit Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche feststehen.
  • Lege die Gesprächsregeln und das Programm spätestens 1 Woche vorher fest. Plane neben dem Gespräch mindestens 15 Minuten für Ankommen und Begrüßung ein.
  • Stelle pro angemeldeter Person mindestens 1 Wasserglas und 1 Kaffeetasse bereit. Rechne zusätzlich mit 10 bis 15 Prozent Reserve, falls jemand spontan dazukommt.
  • Bereite Namensschilder, Kugelschreiber und Gesprächsmaterial am Vortag vor. Lüfte den Raum, stelle Tische und Stühle auf und stelle Getränke etwa 30 Minuten vor Beginn kalt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Treffen der Trauergruppe organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit der Raumreservierung und der Bestätigung der Begleitperson. Einladungen sollten etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viele Sitzplätze brauche ich für ein Treffen der Trauergruppe?
Plane für jede angemeldete Person einen eigenen Stuhl und zusätzlich 1 bis 2 Reserveplätze ein. Bei einer Gruppe von 10 Personen sind daher 11 bis 12 Stühle sinnvoll.
Wann sollte ich die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche abfragen?
Setze die Rückmeldefrist auf etwa 5 Tage vor dem Treffen. Danach kannst du Einkauf, Geschirr und die Vorbereitung des Essens verlässlich planen.
Was muss am Tag des Treffens der Trauergruppe vorbereitet sein?
Etwa 30 Minuten vorher sollten Raum, Sitzplätze, Willkommenstisch, Namensschilder und Gesprächsmaterial bereitstehen. Getränke können zu diesem Zeitpunkt gekühlt und Geschirr sowie Besteck aufgelegt werden.

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