Checklist pour organiser une réunion du groupe de deuil

Une réunion du groupe de deuil demande un cadre calme, prévisible et accueillant. Cette checklist vous guide de la réservation de la salle jusqu’à l’installation des chaises, de la table d’accueil et du matériel de discussion. Prévoyez aussi le suivi des inscriptions, les besoins alimentaires et l’accessibilité : ces points sont souvent réglés trop tard. Le plan comprend 45 tâches et 38 éléments à vérifier, afin que l’accompagnateur et les participants puissent se concentrer sur les échanges.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Confirmer l’accompagnateur
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier l’accessibilité
Élaborer le programme des échanges
2 personnes
Établir les consignes d’entretien
Confirmer les inscriptions
Envoyer un rappel
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier l'équipement
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le support de discussion
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la nourriture
3 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer le matériel de discussion

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir la réunion
Animer la table ronde
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Animer le deuxième tour d’entretiens
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Accompagner la ronde finale
2 personnes
Dire au revoir aux participants
3 personnes

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Sécuriser les données de présence
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 30
Tablesqté 6
Porte-manteau
Tables d'appointqté 3
Coussinsqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verres à eauqté 30
Assiettes de dînerqté 30
Bol à soupeqté 30
Couvertsqté 30
Assiettes de serviceqté 6
Bol à soupeqté 4

Cuisine

Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Louchesqté 6
Couverts de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Corbeilles à painqté 3

Équipement

Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 2
Rallongesqté 2

Décoration

Nappesqté 6
Compositions floralesqté 4
Bougiesqté 12
Bougeoirsqté 12

Fournitures de bureau

Badges nominatifsqté 30
Stylos à billeqté 15
Papier d’impressionqté 50
Enveloppesqté 30
Blocs-notesqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 3
Bac à vaisselleqté 2
Torchonsqté 6
Épongesqté 4
Seauqté 2
Serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle suffisamment tôt pour pouvoir vérifier l’accessibilité, l’aération, les porte-manteaux et la disposition des tables et des chaises. Une vérification sur place 7 à 10 jours avant la réunion évite les mauvaises surprises.
Confirmez les inscriptions au moins 3 jours avant la rencontre et envoyez un rappel la veille. Demandez en même temps les besoins alimentaires, afin d’adapter la nourriture et la vaisselle plutôt que d’improviser le jour même.
Préparez les badges nominatifs, les stylos et le support de discussion avant l’accueil. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires, par exemple 2 ou 3, pour les oublis ou les nouveaux participants.
Mettez les boissons au frais au moins 2 heures avant le début et préparez les thermos, carafes d’eau, tasses et verres avant l’arrivée du groupe. Gardez une carafe facilement accessible pendant toute la réunion.
Installez la salle 60 à 90 minutes avant l’horaire prévu : aérez, placez les chaises, préparez la table d’accueil et vérifiez l’équipement. Gardez les rallonges et le matériel de discussion à portée de main, mais hors des passages.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver une salle pour une réunion de groupe de deuil ?: Réservez-la idéalement 3 à 4 semaines à l’avance. Prévoyez ensuite une visite ou une vérification sur place 7 à 10 jours avant, notamment pour l’accessibilité, les chaises, les tables et l’aération.
Quand confirmer les participants à une réunion du groupe de deuil ?: Demandez les inscriptions dès l’envoi des invitations, puis confirmez la liste environ 3 jours avant la réunion. Envoyez un dernier rappel la veille avec l’horaire, l’adresse et les informations pratiques.
Quand préparer la salle avant une réunion du groupe de deuil ?: Commencez l’installation 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Aérez la pièce, placez les tables et les chaises, préparez la table d’accueil, les badges, les boissons et le matériel de discussion.
Combien de temps à l’avance préparer les boissons et la nourriture ?: Mettez les boissons au frais environ 2 heures avant le début et préparez la nourriture dans la dernière heure, selon sa conservation. Vérifiez auparavant les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.