Debatavond organiseren: checklist van voorbereiding tot afloop

Een debatavond staat of valt met een strak programma en techniek die vóór binnenkomst werkt. Regel eerst de locatie, het onderwerp, de debatleider en de panelleden. Verzamel daarna vragen, aanmeldingen en dieetwensen, en leg het programma definitief vast. Op de dag zelf draait het om opbouw: stoelen, spreektafel, beamer, microfoons, naamkaartjes en catering moeten vóór opening klaarstaan. Gebruik de checklist om niets op het laatste moment te hoeven oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Debatonderwerp vaststellen
2 personen
Debatleider vastleggen
Panelleden uitnodigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Vragen voor debat verzamelen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Catering bestellen
Benodigdheden controleren
2 personen
Route en zaalbordjes maken
Programma's afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Eten en drinken koelen
2 personen
Sandwiches voorbereiden
3 personen
Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Debatopstelling klaarzetten
2 personen
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Techniek volledig testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Debatavond openen
Tijd en microfoons bewaken
2 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksvragen verzamelen
2 personen
Lichte maaltijd serveren
4 personen
Tweede debatronde begeleiden
2 personen
Afsluiting verzorgen
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen veilig opbergen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Spreektafel
Katheder
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker
Digitale timer

Servies

Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 5
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Zaalbordjesaantal 8

Kantoorbenodigdheden

Naamkaarthoudersaantal 8
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 30
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniekstest minimaal 60 minuten vóór de zaal opengaat. Test laptop, beamer, HDMI-kabel, luidsprekers, draadloze microfoons, presentatieklikker en digitale timer samen met de volledige debatopstelling.
Maak het programma uiterlijk 7 dagen vooraf definitief. Zo kun je programma’s afdrukken, naamkaartjes voorbereiden en panelleden tijdig informeren over spreektijden en volgorde.
Verzamel dieetwensen en aanmeldingen tot een vaste sluitingsdatum, bijvoorbeeld 3 dagen voor de avond. Bestel daarna catering met enkele extra porties en koel eten en drinken vóór de zaal opent.
Zet route- en zaalbordjes buiten én bij de ingang op. Bezoekers vinden sneller hun plek als naamkaartjes, pennen en het programma al op de stoelen of tafels klaarliggen.
Begin met de zaalopstelling voordat je de catering neerzet. Plaats eerst tafels, stoelen, spreektafel of katheder, beamer en scherm; sluit daarna microfoons en stroom aan, zodat kabels veilig langs de looproutes liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een debatavond organiseren?: Leg de locatie, het onderwerp en de debatleider bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Nodig panelleden daarna uit en verstuur de uitnodigingen zodra datum, programmaopzet en aanmeldwijze bekend zijn.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een debatavond?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw en eindtest. Trek daarvan minstens 60 minuten uit voor het volledig testen van beamer, geluid, microfoons, presentatie en timer.
Wanneer moet het programma van een debatavond definitief zijn?: Maak het programma uiterlijk 7 dagen voor de debatavond definitief. Druk programma’s en naamkaartjes bij voorkeur 1 tot 2 dagen vooraf af, zodat wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.
Hoeveel eten en drinken moet ik regelen voor een debatavond?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en bestel enkele extra porties voor onverwachte gasten. Zet koffie, thee en water klaar vóór de zaal opent en houd rekening met de dieetwensen die uiterlijk 3 dagen vooraf zijn verzameld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.