Checklist para preparar una reunión del grupo de duelo
Una reunión del grupo de duelo necesita más preparación que reservar una sala y avisar a los participantes. Hay que confirmar quién asistirá, recoger necesidades dietéticas y de accesibilidad, y preparar un programa de conversación que deje espacio para escuchar. Esta checklist reúne 45 tareas y 38 elementos para avanzar en orden, desde las inscripciones hasta las sillas, las bebidas y el material de apoyo. Úsala para no llegar al día del encuentro con compras, impresiones o confirmaciones pendientes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el espacio
Confirmar acompañante
Crear la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la accesibilidad
Elaborar el programa de entrevistas
2 personas
Preparar las citas de conversación
Confirmar inscripciones
Enviar recordatorio
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Comprobar el equipo
Escribir tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir material de conversación
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la comida
3 personas
Ventilar el espacio
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Preparar material para la conversación
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
Servir café y té
2 personas
Abrir la reunión
Guiar la ronda de conversación
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Coordinar la segunda ronda de entrevistas
2 personas
Servir la cena
3 personas
Reponer café y té
2 personas
Guiar la ronda final
2 personas
Despedirse de los participantes
3 personas
Seguimiento
Empacar lo sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Proteger los datos de asistencia
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 30
- Mesascant. 6
- Perchero
- Mesas auxiliarescant. 3
- Cojinescant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 30
- Vasos para aguacant. 30
- Platos de cenacant. 30
- Tazones para sopacant. 30
- Cubiertoscant. 30
- Platos de servircant. 6
- Tazones para sopacant. 4
Cocina
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Cucharonescant. 6
- Cubiertos de serviciocant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Cestas de pancant. 3
Equipo
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 2
- Cables alargadorescant. 2
Decoración
- Mantelescant. 6
- Arreglos floralescant. 4
- Velascant. 12
- Portavelascant. 12
Material de oficina
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Bolígrafoscant. 15
- Papel de impresióncant. 50
- Sobrescant. 30
- Bloc de notascant. 30
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Palangana para lavarcant. 2
- Paños de cocinacant. 6
- Esponjascant. 4
- Cubocant. 2
- Fregonacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de participantes con varios días de margen y envía un recordatorio antes del encuentro. Así podrás confirmar inscripciones, ajustar la compra y preparar las tarjetas de nombre sin improvisar.
- Pregunta por preferencias dietéticas y necesidades de accesibilidad durante la inscripción, no el mismo día. Comprueba después que el espacio permite moverse y sentarse cómodamente durante toda la conversación.
- Prepara el programa de entrevistas y las citas de conversación antes de montar la sala. Imprime el material y reúne bolígrafos, tarjetas de nombre y sobres para que la mesa de bienvenida esté lista al llegar.
- Calcula la disposición de mesas y sillas según el número confirmado, dejando espacio para un perchero, mesas auxiliares y cojines. Monta la sala con tiempo suficiente para ventilarla y corregir la distribución.
- Haz la compra y revisa vajilla, termos, jarras de agua y neveras portátiles antes del día del encuentro. Enfría las bebidas con antelación y deja preparada la comida para no interrumpir una conversación delicada.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una reunión del grupo de duelo?
- Envíalas al menos 2 o 3 semanas antes de la reunión. Deja los últimos 3 o 4 días para confirmar inscripciones, resolver dudas y enviar un recordatorio.
- ¿Cuándo debo confirmar las inscripciones?
- Haz una primera revisión aproximadamente 7 días antes y una confirmación final entre 2 y 3 días antes. Ese margen permite ajustar las compras, las sillas y el material de conversación.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para una reunión del grupo de duelo?
- Calcula una ración por persona y añade un margen del 10 al 15 % para imprevistos. Para una reunión de 2 a 3 horas, prepara al menos 2 vasos de agua por persona y deja bebidas calientes disponibles durante todo el encuentro.
- ¿Con cuánto tiempo debo preparar la sala?
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los participantes. Ventila el espacio, coloca mesas y sillas, prepara la mesa de bienvenida y comprueba el equipo antes de recibir al grupo.
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