Zo organiseer je een Rosj Hasjana-viering

Begin met de vaste onderdelen: leg de locatie vast en bevestig de rabbijn, voorlezer en sjofarblazer. Open daarna de aanmeldingen, verzamel dieetwensen en reserveer catering en huurmaterialen op basis van het verwachte aantal gasten. Werk vervolgens het programma, de zitplaatsen en de gebedsmaterialen uit. De laatste dagen draaien om aantallen, koeling, servies, tafellinnen en een duidelijke taakverdeling, zodat de viering niet op het laatste moment vastloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Rabbijn bevestigen
3
Voorlezer bevestigen
4
Sjofarblazer bevestigen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen openen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Catering reserveren
9
Huurmaterialen reserveren
10
Programma opstellen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Toegankelijkheid controleren
13
Zitplan maken
2 personen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Programma's afdrukken
2 personen
16
Machzorim controleren
2 personen
17
Gebedsbladen afdrukken
2 personen
18
Herinnering versturen
19
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
20
Dieetoverzicht delen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Houdbare boodschappen doen
2 personen
23
Servies ophalen
2 personen
24
Tafellinnen wassen
2 personen
25
Koelruimte vrijmaken
2 personen
26
Verse boodschappen doen
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
4 personen
28
Desserts voorbereiden
3 personen
29
Challahs klaarzetten
2 personen
30
Tafeldecoratie voorbereiden
2 personen

Event

31
Locatie openen
2 personen
32
Ruimtes controleren
2 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen plaatsen
4 personen
35
Tafellinnen leggen
3 personen
36
Servies neerzetten
3 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Registratietafel inrichten
2 personen
39
Gebedsruimte inrichten
3 personen
40
Sjofar klaarleggen
41
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Welkomtafel bemannen
2 personen
44
Gasten ontvangen
3 personen
45
Programma's uitdelen
2 personen
46
Opening verzorgen
2 personen
47
Gebedsdienst begeleiden
3 personen
48
Sjofar blazen
49
Kiddush schenken
2 personen
50
Appels en honing serveren
3 personen
51
Feestmaaltijd uitserveren
6 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Dessert serveren
3 personen
55
Bedankwoord verzorgen
56
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

57
Eten veilig opbergen
3 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Servies afwassen
4 personen
60
Tafels afnemen
3 personen
61
Stoelen terugzetten
3 personen
62
Versiering verwijderen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Koelboxen legen
2 personen
65
Huurmaterialen retourneren
2 personen
66
Tafellinnen retourneren
2 personen
67
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kledingrek

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Soepkommenaantal 70
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen dessertaantal 6
Karaffenaantal 10
Kiddushbekersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksbreekmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Tangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Kurkentrekkeraantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Decoratieve appelsaantal 12
Menora'saantal 4

Verlichting

Tafellampenaantal 8

Papierwaren

Machzorimaantal 70
Programmakaartenaantal 70
Naamkaartjesaantal 70
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Donatiebox

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inhoud vóór je de uitnodiging verstuurt. Zet de bijdragen van rabbijn, voorlezer en sjofarblazer in het programma en geef aanmeldingen een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld 7 dagen vóór de viering.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit. Maak uiterlijk 3 dagen vooraf één dieetoverzicht voor de catering en controleer of het overeenkomt met de definitieve gastenlijst.
Tel gebedsmaterialen niet alleen op basis van het aantal stoelen. Controleer de machzorim en druk gebedsbladen en programma’s enkele dagen vooraf; houd voor onverwachte gasten ongeveer 5 extra exemplaren achter.
Maak het zitplan pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Bereid naamkaartjes vooraf voor en controleer toegankelijkheid, looproutes en de plaats van buffettafels voordat tafels en stoelen worden opgesteld.
Regel de praktische keukencontrole uiterlijk de dag ervoor. Maak koelruimte vrij, haal servies op, controleer warmhoudbakken, waterkokers, koffiezetapparaten en verlengkabels en zet houdbare boodschappen apart van gekoelde producten.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Rosj Hasjana-viering organiseren?: Leg de locatie en de drie vaste bijdragers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open daarna de aanmeldingen en sluit die uiterlijk 7 dagen voor de viering, zodat catering, zitplan en materiaal kunnen worden afgerond.
Wanneer moet ik de catering voor Rosj Hasjana reserveren?: Reserveer de catering zodra de locatie en een voorlopige gasteninschatting bekend zijn, idealiter 4 tot 6 weken vooraf. Bevestig het definitieve aantal en dieetoverzicht 3 tot 5 dagen voor de viering.
Hoeveel extra gebedsbladen moet ik afdrukken?: Druk voor iedere aangemelde deelnemer één exemplaar af en houd ongeveer 5 extra exemplaren beschikbaar. Controleer de machzorim uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat ontbrekende of beschadigde exemplaren nog kunnen worden vervangen.
Wanneer maak ik het zitplan en de naamkaartjes?: Maak het zitplan nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en de definitieve gastenlijst beschikbaar is, meestal 3 tot 5 dagen vooraf. Print de naamkaartjes daarna en leg ze uiterlijk de avond ervoor per tafel klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.