Zo organiseer je een veilige roofvogelshow

Begin niet met de uitnodigingen, maar met de roofvogelhouder, locatie en vergunning. Daarna leg je de vliegzone, publiekszone en het veiligheidsplan vast voordat je catering of aankleding regelt. Controleer vooraf waar bezoekers parkeren, hoe toiletten worden geregeld en wat je doet bij wind of regen. Op de dag zelf draait alles om een vrije vliegzone, duidelijke afzetting, getest geluid en een korte briefing voor alle helpers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunning aanvragen
2
Roofvogelhouder vastleggen
3
Locatie reserveren
4
Toiletten reserveren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Parkeerplaatsen afstemmen
9
Vliegzone inspecteren
2 personen
10
Publiekszone afbakenen
2 personen
11
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
12
Weerscenario bepalen
13
Cateringhoeveelheden berekenen
14
Programma afdrukken
15
Routebordjes ontwerpen
16
Muziek en microfoon testen
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Materialen verzamelen
2 personen
21
Aanmeldlijst klaarleggen
22
Weersverwachting controleren

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen plaatsen
3 personen
27
Vliegzone afzetten
4 personen
28
Veiligheidsborden plaatsen
2 personen
29
Roofvogelverblijven plaatsen
3 personen
30
Vliegveld controleren
2 personen
31
Geluid testen
2 personen
32
Licht en stroom controleren
2 personen
33
Cateringbuffet inrichten
3 personen
34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
35
Registratietafel inrichten
2 personen
36
Vrijwilligers instrueren
2 personen
37
Roofvogelhouder ontvangen
2 personen
38
Bezoekers registreren
3 personen
39
Programma uitdelen
2 personen
40
Bezoekers naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
41
Openingsaankondiging verzorgen
42
Eerste roofvogelshow begeleiden
3 personen
43
Vragenronde begeleiden
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Publiekszone controleren
2 personen
47
Avondshow aankondigen
48
Avondshow begeleiden
3 personen
49
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen
50
Roofvogels veilig laten vertrekken
3 personen
51
Eten en drinken afronden
2 personen

Nazorg

52
Vliegzone opruimen
3 personen
53
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Afval verzamelen
3 personen
56
Locatie schoonmaken
3 personen
57
Geluid en verlichting afbreken
2 personen
58
Partytenten afbreken
4 personen
59
Materialen terugbrengen
2 personen
60
Koelboxen reinigen
2 personen
61
Overgebleven catering controleren
62
Gevonden voorwerpen verwerken
63
Facturen en borg afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 4
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare zaklampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 6
Led-bouwlampenaantal 4
Kabelmattenaantal 6

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Afzetlintaantal 8
Pionnenaantal 20
Waarschuwingsbordenaantal 8
EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 8

Dierenbenodigdheden

Roofvogelstokkenaantal 6
Transportkooienaantal 6
Waterbakkenaantal 6
Voerbakkenaantal 6
Leren riemenaantal 6
Valkeniershandschoenenaantal 6
Beschermhoezenaantal 6
Rustschermenaantal 4
Draagbare zitstokkenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerplateausaantal 8
Koffiekopjesaantal 60
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2

Decoratie

Routebordjesaantal 12
Programmastandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Sponsdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de vliegzone vast voordat je de tafels, stoelen en partytenten plaatst. Houd publiek, looproutes en catering buiten het werkgebied van de roofvogels en markeer de grens met dranghekken, afzetlint, pionnen en waarschuwingsborden.
Plan het weer minstens 24 uur vooraf opnieuw. Spreek vooraf af wanneer de show wordt aangepast of verplaatst en controleer of partytenten, kabelmatten en verlichting veilig blijven bij wind en regen.
Test microfoon, luidsprekers, mengpaneel en verlengsnoeren vóór de bezoekers komen. Leg batterijen en oplaadbare zaklampen klaar, zodat de presentatie en eventuele afbouw niet afhankelijk zijn van één stroompunt.
Zet een registratietafel klaar met de aanmeldlijst en verwerk dieetwensen vóór je de cateringhoeveelheden berekent. Reserveer toiletten en stem parkeerplaatsen uiterlijk enkele dagen vooraf af; dit zijn voorzieningen die vaak pas op de dag zelf worden gemist.
Laat de roofvogelhouder vóór opening de transportkooien, roofvogelstokken, waterbakken en beschermhoezen controleren. Plan daarna pas de publieksopstelling en geef helpers een korte instructie over afstand houden, doorgangen en wie bij een incident de show stillegt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een roofvogelshow organiseren?: Regel de roofvogelhouder, locatie en vergunning bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Zo houd je tijd over voor veiligheidsafspraken, uitnodigingen, toiletten, parkeren en een alternatief bij slecht weer.
Welke veiligheidsmaatregelen heb je nodig bij een roofvogelshow?: Afbakening van de vliegzone, duidelijke waarschuwingsborden, een EHBO-koffer en een afgesproken veiligheidsplan zijn minimaal nodig. Controleer de volledige opstelling opnieuw op de dag zelf, voordat bezoekers worden toegelaten.
Wanneer controleer je het weer voor een roofvogelshow?: Doe een eerste controle 24 uur vooraf en een laatste controle op de ochtend van de show. Leg vooraf vast bij welke wind, regen of onweer de vliegdemonstratie wordt aangepast of niet doorgaat.
Hoeveel tijd heb je nodig om een roofvogelshow op te bouwen?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor het openen van de locatie, opbouwen van tenten en tafels, plaatsen van afzettingen, testen van geluid en controleren van de vliegzone. Reserveer daarna nog tijd voor de briefing van helpers en de ontvangsttafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.