Organiser un spectacle de rapaces, étape par étape

Un spectacle de rapaces se prépare d’abord autour des oiseaux et de leur zone de vol, pas autour des tables ou du buffet. Commencez par obtenir l’autorisation nécessaire, réserver le lieu et confirmer le fauconnier. Ensuite, sécurisez les déplacements du public, prévoyez un scénario météo et organisez l’accueil des inscrits. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, la sonorisation, les boissons et les accès au site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander une autorisation
2
Enregistrer le fauconnier
3
Réserver le lieu
4
Réserver les toilettes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Coordonner les places de parking
9
Inspecter la zone de vol
2 personnes
10
Délimiter la zone du public
2 personnes
11
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
12
Définir le scénario météo
13
Calculer les quantités de catering
14
Imprimer le programme
15
Concevoir les panneaux de direction
16
Tester la musique et le micro
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Rassembler le matériel
2 personnes
21
Préparer la liste d’inscription
22
Vérifier les prévisions météo

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Monter les tentes de réception
4 personnes
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Délimiter la zone de vol
4 personnes
28
Installer les panneaux de sécurité
2 personnes
29
Installer les enclos des rapaces
3 personnes
30
Vérifier l’aéroport
2 personnes
31
Tester le son
2 personnes
32
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
33
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Installer la table d'inscription
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
2 personnes
37
Accueillir le responsable des rapaces
2 personnes
38
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
39
Distribuer le programme
2 personnes
40
Guider les visiteurs vers les places assises
2 personnes
41
Faire l'annonce d'ouverture
42
Animer le premier spectacle de rapaces
3 personnes
43
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Contrôler la zone du public
2 personnes
47
Annoncer le spectacle du soir
48
Encadrer le spectacle du soir
3 personnes
49
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes
50
Faire partir les rapaces en toute sécurité
3 personnes
51
Finaliser la nourriture et les boissons
2 personnes

Suivi

52
Nettoyer la zone de vol
3 personnes
53
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
54
Faire la vaisselle
3 personnes
55
Rassembler les déchets
3 personnes
56
Nettoyer le lieu
3 personnes
57
Démonter le son et l’éclairage
2 personnes
58
Démonter les tentes de fête
4 personnes
59
Rapporter le matériel
2 personnes
60
Nettoyer les glacières
2 personnes
61
Contrôler le catering restant
62
Traiter les objets trouvés
63
Gérer les factures et la caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 4
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Équipement

Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Lampes de poche rechargeablesqté 6
Pilesqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LED de chantierqté 4
Passe-câblesqté 6

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 8
Cônesqté 20
Panneaux d'avertissementqté 8
Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Gants de travailqté 8

Matériel pour animaux

Perchoirs pour oiseaux de proieqté 6
Caisses de transportqté 6
Bacs à eauqté 6
Gamellesqté 6
Ceintures en cuirqté 6
Gants de fauconnerieqté 6
Housses de protectionqté 6
Écrans de reposqté 4
Cannes-sièges portablesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Tasses à caféqté 60
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2

Décoration

Panneaux d’orientationqté 12
Pupitres de programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Lavettesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez le fauconnier et le lieu avant d’envoyer les invitations : sans confirmation de la zone de vol et des conditions d’accueil des oiseaux, les inscriptions restent fragiles.
Inspectez la zone de vol plusieurs jours avant l’événement, puis délimitez-la clairement avec des barrières, du ruban de balisage et des panneaux d’avertissement. Prévoyez aussi une zone publique séparée.
Établissez un scénario météo au plus tard 48 heures avant le spectacle. Définissez qui décide d’un report, comment prévenir les inscrits et où mettre les oiseaux et le public en cas de vent ou de pluie.
Testez le micro sans fil, les haut-parleurs et la table de mixage avant l’ouverture. Faites passer les câbles dans des passe-câbles et gardez des piles ainsi que des rallonges disponibles.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de calculer le catering. Refroidissez les boissons le jour précédent et préparez la table d’inscription, le programme et les panneaux de direction avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de rapaces ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation, de réserver le fauconnier et le lieu, puis de préparer la sécurité et les inscriptions.
Quand faut-il vérifier la météo pour un spectacle de rapaces ?: Faites une première vérification une semaine avant, puis une dernière 48 heures avant et le matin même. Les décisions concernant le vent, la pluie ou un report doivent être communiquées dès qu’elles sont prises.
Comment sécuriser le public pendant un spectacle de rapaces ?: Séparez la zone de vol de la zone du public avec des barrières et une signalisation visible. Contrôlez les accès avant l’ouverture et prévoyez au moins une personne chargée de surveiller les limites pendant la démonstration.
Que faut-il préparer la veille d’un spectacle de rapaces ?: Rassemblez le matériel, refroidissez les boissons, imprimez le programme et vérifiez la sonorisation. Préparez également la liste d’inscription, les trousses de premiers secours, les lampes rechargeables et les piles de rechange.

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