Asieldag organiseren: complete checklist

Een asieldag vraagt om meer dan bezoekers uitnodigen en dieren presenteren. Je regelt tegelijk de dierenlijst, gezondheidcontroles, vrijwilligers, bezoekersstromen en praktische voorzieningen. Begin met datum, locatie en vergunningen en werk daarna toe naar een duidelijke plattegrond en taakverdeling. Controleer in de laatste dagen vooral dierenverblijven, profielen, techniek, koeling en ontvangstmaterialen. Deze checklist helpt je de 64 taken in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Dierenlijst samenstellen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Dierenpresentaties plannen
2 personen
Adoptie-informatie voorbereiden
2 personen
Reservering materialen maken
Dierenarts informeren
Vergunningen controleren
Plattegrond maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Dierenbegeleiders instrueren
2 personen
Bezoekersregels opstellen
2 personen
Promotie online plaatsen
Dierenprofielen afdrukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dierenverblijven schoonmaken
4 personen
Dieren gezondheid controleren
2 personen
Dierenverblijven markeren
2 personen
Koelwaren koud zetten
2 personen
Materialen klaarzetten
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Dierenverblijven inrichten
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Adoptietafels inrichten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Dieren rondleiden
6 personen
Adoptiegesprekken voeren
4 personen
Dierenpresentaties verzorgen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dierenverblijven controleren
4 personen
Afval en servies verzamelen
2 personen
Toezicht bij dierencontact
4 personen
Nieuwe adopties registreren
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
Dieren terugplaatsen
4 personen
Voorraden veilig opbergen
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Dierenverblijven reinigen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Adoptieafspraken bevestigen
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Foto's en documenten archiveren
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Ontvangstbalie
Dierenverblijvenaantal 12
Hekpanelenaantal 24
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 6
Dierenpostersaantal 12
Naamkaartjesaantal 80
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Dierenbenodigdheden

Waterbakkenaantal 16
Voerbakkenaantal 16
Drinkflessenaantal 8
Dierenriemenaantal 12
Dierentuigenaantal 8
Transportboxenaantal 8
Kattenbakkenaantal 8
Hondenpoepzakjesaantal 500
Dierenhanddoekenaantal 20
Hondenborstelsaantal 4
Kattenspeeltjesaantal 12
Hondenspeeltjesaantal 12
Dierenhekjesaantal 6
Kooienaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Handdesinfectieaantal 6
Wegwerphandschoenenaantal 4
Waarschuwingsbordenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Administratie

Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 30
Printpapieraantal 500
Adoptieformulierenaantal 80
Bezoekersstickersaantal 150

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de dierenpresentaties pas nadat de dierenlijst en gezondheidcontroles zijn bijgewerkt. Zo voorkom je dat een dier op het programma staat terwijl het niet fit genoeg is voor bezoek.
Maak één plattegrond met ontvangstbalie, dierenverblijven, hekpanelen en looproutes. Laat bezoekersregels en adoptie-informatie zichtbaar bij de ingang en bij de verblijven.
Geef vrijwilligers per onderdeel een concrete instructie: ontvangst, dierenbegeleiding, presentaties, catering en opruimen. Plan per taak minstens één vervanger, omdat uitval op de dag zelf snel gaten veroorzaakt.
Controleer techniek en stroom uiterlijk de dag ervoor. Test mobiele speakers en draadloze microfoons en leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar voordat bezoekers arriveren.
Zet koelwaren pas kort voor de start koud en controleer tegelijk herbruikbare bekers, koffievoorziening, serveerschalen en thermoskannen. Houd een extra voorraad bekers en water achter de hand voor het eerste drukke uur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een asieldag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Gebruik de eerste weken voor dierenlijst, vergunningen, vrijwilligers en uitnodigingen; plan de laatste 7 dagen voor controles en materiaal.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een asieldag?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per 5 tot 8 aanwezige dieren, plus mensen voor ontvangst, catering en techniek. Bij 20 dieren kom je daardoor al snel uit op 6 tot 8 vrijwilligers tegelijk.
Wanneer moet ik de dierenprofielen en naambadges maken?: Maak een eerste versie 1 week vooraf en controleer die opnieuw 1 dag voor de asieldag. Werk wijzigingen in gezondheid, beschikbaarheid of adoptie-informatie direct bij voordat je ze afdrukt.
Wanneer moet ik de materialen klaarzetten voor een asieldag?: Zet tafels, stoelen, dierenverblijven, hekpanelen en ontvangstmaterialen uiterlijk de avond ervoor klaar. Test geluidsapparatuur en stroom minimaal 2 uur voor de start, zodat je nog kunt bijsturen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.