Dierenfestival organiseren: checklist en planning

Een dierenfestival vraagt om meer voorbereiding dan een gewone publieksdag. Naast locatie, standhouders en promotie moet je dierenwelzijn, vergunningen, regels en veilige looproutes tijdig vastleggen. Plan reserveringen en dierenacts vroeg, zodat je programma niet afhankelijk blijft van last-minute bevestigingen. Deze checklist helpt je van eerste afspraken tot geprinte registratielijsten, gekoelde producten en geportioneerd dierenvoer op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Dierenwelzijnseisen controleren
2 personen
Reserveringen maken
Dierenacts bevestigen
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online promotie plaatsen
Aanmeldingen openen
Dierenregels publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek delen
Weersverwachting controleren
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraadmaterialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Koelproducten koelen
2 personen
Dierenvoer portioneren
2 personen
Infoborden printen
Registratielijsten printen
Dierencheck voorbereiden
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Tafels en stoelen uitladen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Afzettingen plaatsen
3 personen
Dierenrustplek inrichten
3 personen
Dierentoiletten plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Dierenacteurs ontvangen
3 personen
Dieren van water voorzien
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Dierenregels toelichten
2 personen
Dierenacts begeleiden
4 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Catering serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dierenwater verversen
2 personen
Dierenverblijven controleren
2 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Dierentoiletten schoonhouden
2 personen
Omroepteksten verzorgen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Dieren veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Apparatuur loskoppelen
2 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Materialen sorteren
3 personen
Voorraad tellen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 100
Biertafelsaantal 6
Kleedjesaantal 12
Tafelbakkenaantal 12
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 60
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 18
Schenkkanenaantal 8

Catering

Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 18

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Dierenballonnenaantal 60
Ballongewichtenaantal 12
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 100

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Handmegafoon

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10
Zaklampenaantal 6

Sportmateriaal

Behendigheidstunnelsaantal 2
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 6
Hindernisbalkenaantal 4
Hondenfrisbeesaantal 8
Speelballenaantal 12
Traktatiezakjesaantal 100

Dierenbenodigdheden

Drinkbakken voor dierenaantal 12
Voerbakkenaantal 8
Hooibakkenaantal 4
Dierenhekkenaantal 12
Hondenriemenaantal 8
Watercontainersaantal 6
Hooibalenaantal 4
Dierenhanddoekenaantal 12
Reismandenaantal 4
Poepzakjesdispensersaantal 6
Poepzakjesrollenaantal 40
Pootreinigingsbakkenaantal 3
Kattenbakkenaantal 4
Kattenbakvullingaantal 2
Dierenspeeltjesaantal 20
Dierenborstelsaantal 6
Halsbandenaantal 6
Dierennummerlabelsaantal 100
Eetbare dierenkoekjesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Desinfectiesprayaantal 4
Papieren handdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletpapieraantal 48
Keukenpapieraantal 12
Rubberhandschoenenaantal 12

Informatie

Informatiebordenaantal 10
Clipboardmappenaantal 8
Balpennenaantal 24
Polsbandjesaantal 150
Plattegrondenaantal 150
Programmafoldersaantal 150
Dierenregelkaartenaantal 150

Veiligheid

EHBO-doos
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 20

Tips

Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en dierenwelzijnseisen. Controleer ook direct of de locatie partytenten, tafels, stoelen en aparte plekken voor dieren en publiek aankan.
Bevestig dierenacts en standhouders uiterlijk 4 weken vooraf. Zet hun aankomsttijd, benodigdheden en plek op de plattegrond; zo voorkom je dat leveringen en bezoekersstromen elkaar kruisen.
Publiceer dierenregels tegelijk met de aanmeldingen, bij voorkeur 3 tot 4 weken voor het festival. Vermeld vooraf wat bezoekers wel en niet mogen doen bij de dieren en verwerk dieetwensen in dezelfde registratie.
Maak 7 dagen vooraf een definitieve vrijwilligersindeling en deel het draaiboek. Plan minimaal één aanspreekpunt voor registratie, één voor dierenwelzijn en één voor leveranciers tijdens de opening.
Controleer 1 tot 2 dagen vooraf het weer, bevestig alle leveringen en koelproducten en zet houdbare voorraad klaar. Print registratielijsten en infoborden niet pas op de ochtend zelf; houd minstens één extra set achter de hand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dierenfestival organiseren?: Start minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum, vergunningen en dierenwelzijnseisen. Reserveer dierenacts en benader standhouders bij voorkeur uiterlijk 6 tot 8 weken voor de festivaldag.
Welke dierenregels moet ik vooraf publiceren?: Publiceer de regels uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf, samen met de aanmeldingen. Leg onder meer vast hoe bezoekers dieren benaderen, of aanraken is toegestaan en waar kinderen onder toezicht moeten blijven.
Wanneer moet ik vrijwilligers indelen voor een dierenfestival?: Maak de indeling ongeveer 7 dagen vooraf en deel dan ook het draaiboek. Geef iedere vrijwilliger een duidelijke plek en taak, met aparte aanspreekpunten voor registratie, dierenwelzijn en leveringen.
Wanneer moet ik eten, drinken en dierenvoer voorbereiden?: Zet houdbare voorraad 1 tot 2 dagen vooraf klaar en koel koelproducten tijdig. Portioneren van dierenvoer en het controleren van warmhoudbakken, koelboxen en drankvoorziening doe je uiterlijk op de dag vóór het festival.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.