Rockconcert organiseren: checklist van planning tot soundcheck

Een rockconcert organiseren vraagt meer dan een podium en een band. Je regelt tegelijk contracten, vergunningen, kaartverkoop, veiligheid, techniek, artiestenvervoer en catering. Begin met datum, locatie en afspraken met artiesten; pas daarna leg je promotie en reserveringen vast. In de laatste 48 uur verschuift de aandacht naar bezoekerslijsten, polsbandjes, draaiboek, boodschappen en een technische controle. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk en voorkom je dat geluidsapparatuur, artiestenmaaltijden of veiligheidsroutes te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Artiestencontracten vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Geluidsafspraken vastleggen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online kaartverkoop openen
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters ophangen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiestenvervoer bevestigen
Cateringbestelling plaatsen
Weersverwachting controleren
Bezoekerslijst afdrukken
Polsbandjes sorteren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Artiestenmaaltijden voorbereiden
3 personen
Locatie inspecteren
3 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
3 personen
Podium opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
5 personen
Microfoons aansluiten
3 personen
Lichtinstallatie plaatsen
4 personen
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
Instrumenten klaarzetten
4 personen
Backline controleren
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
5 personen
Lichttest uitvoeren
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Entreepost inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Crewbriefing houden
5 personen

Event

Deuren openen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenmaaltijden serveren
2 personen
Voorprogramma begeleiden
3 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Barwerkplek schoonhouden
2 personen
Publieksruimte controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Optreden begeleiden
4 personen
Podiumwissels uitvoeren
4 personen
Pauzemuziek afspelen
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
3 personen
Lichtinstallatie uitschakelen
2 personen
Instrumenten veilig verpakken
4 personen
Podium afbouwen
6 personen
Bar opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180

Apparatuur

Podiumdelenaantal 12
PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Monitorluidsprekersaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 2
Bedrade microfoonsaantal 6
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Stroomhaspelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 12
Ticket-scannersaantal 3
Kassa'saantal 2
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
LED-lichtbalkenaantal 6
Lichtstatiefaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 12
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 30
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJskoelbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Decoratie

Concertpostersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische wensen uiterlijk 2 weken voor het concert vast. Vraag per artiest naar kanalen, microfoons, DI-boxen, monitoren en stroom, zodat de geluidsinstallatie niet pas tijdens de opbouw wordt aangepast.
Controleer vergunningen en veiligheidsroutes minimaal 4 weken vooraf. Maak op de dag zelf een ronde langs podium, kabelmatten, stroomhaspels en nooduitgangen voordat bezoekers binnenkomen.
Open de online kaartverkoop zodra datum, locatie en artiestencontracten definitief zijn. Verwerk aanmeldingen dagelijks en druk de bezoekerslijst uiterlijk de dag vóór het concert af.
Plan artiestenvervoer en maaltijden niet op de laatste dag. Bevestig vervoer minstens 7 dagen vooraf, verzamel dieetwensen en zet de artiestenmaaltijden klaar vóór de soundcheck.
Werk met een tijdschema voor de opbouw: reserveer minstens 3 uur voor podium, PA-speakers, mengtafel, monitorluidsprekers en verlichting. Controleer daarna alle microfoons, XLR-kabels en stroomaansluitingen één voor één.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een rockconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, artiestencontracten en vergunningen. Plan technische afspraken en promotie uiterlijk 4 weken voor het concert.
Wanneer moet ik de techniek voor een rockconcert regelen?: Verzamel technische wensen minimaal 2 weken vooraf en bevestig daarna de benodigde PA, monitoren, microfoons, DI-boxen en stroom. Reserveer op de concertdag minstens 3 uur voor opbouw en controle.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een rockconcert?: Reken minimaal 3 uur voor podium, geluidsinstallatie en verlichting bij een eenvoudige productie. Plan extra tijd als meerdere bands spelen of de locatie nog moet worden geïnspecteerd.
Wanneer moet ik catering en artiestenmaaltijden bestellen?: Plaats de cateringbestelling uiterlijk 7 dagen vooraf en verzamel dieetwensen in dezelfde week. Bereid de artiestenmaaltijden vóór de soundcheck, zodat ze niet samenvallen met de technische voorbereiding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.