Rockkonzert organisieren: die Checkliste für deine Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege technische Anforderungen nicht erst am Veranstaltungstag fest. Sammle mindestens 2 Wochen vorher Kanalzahl, Mikrofone, DI-Boxen, Monitore und Strombedarf der Bands und gleiche sie mit dem Mischpult und der PA ab.
• Plane für Aufbau und Soundcheck einen festen Zeitblock von mindestens 4 Stunden ein. Bühne, PA-Lautsprecher, Subwoofer, Licht und Kabel sollten vor dem Eintreffen des Publikums vollständig geprüft sein.
• Bestätige Künstlertransport und Künstlermahlzeiten spätestens 7 Tage vorher. Frage dabei auch Ernährungswünsche ab, damit Catering und Ankunftszeiten nicht am Konzerttag improvisiert werden müssen.
• Sichere Kabelwege vor dem Einlass mit Kabelmatten und räume Sicherheitswege vollständig frei. Kontrolliere die Location am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem Einlass mit Taschenlampen und einer ausgedruckten Ablaufübersicht.
• Bereite den Einlass für die erwartete Besucherzahl vor: Drucke die Besucherliste aus, sortiere die Armbänder und lege Ticket- oder Gästelistenkontrolle mindestens 60 Minuten vor Einlass bereit. So bleibt Zeit für Nachdrucke und Rückfragen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Rockkonzert organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Künstlerverträgen und Genehmigungen. Ticketverkauf und Werbung sollten etwa 6 Wochen vor dem Konzert starten.

Wann sollte der Soundcheck bei einem Rockkonzert stattfinden?

Plane den Soundcheck mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass. Für mehrere Bands oder umfangreiche Technik solltest du zusätzlich 1 bis 2 Stunden für Umbauten und Leitungsprüfung einrechnen.

Wie viele Getränke brauche ich für ein Rockkonzert?

Rechne für die ersten 2 Stunden mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Zusätzliche alkoholfreie Getränke gehören besonders bei warmem Wetter und für das Bühnenteam in die Bestellung.

Wann muss ich Genehmigungen für ein Rockkonzert prüfen?

Prüfe die benötigten Genehmigungen direkt nach der Festlegung von Datum und Ort, idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Manche Anträge brauchen mehrere Wochen Bearbeitungszeit und sollten nicht bis zur letzten Woche warten.

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