Checklist pour organiser un concert rock

Un concert rock demande une coordination précise entre les artistes, la salle, le public et l’équipe technique. Commence par confirmer la date, le lieu et les contrats, puis avance vers les autorisations, la billetterie et la promotion. Les derniers jours servent surtout à vérifier les besoins techniques, les transports, les repas et la sécurité. Cette checklist regroupe les 74 tâches et 55 fournitures nécessaires, de la préparation administrative au montage de la scène.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Consigner les contrats des artistes
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Fixer les consignes sonores
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie en ligne
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Accrocher les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le transport des artistes
Passer la commande traiteur
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des visiteurs
Trier les bracelets
2 personnes
Imprimer le déroulé
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les repas des artistes
3 personnes
Inspecter le lieu
3 personnes
Dégager les voies de sécurité
3 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer le système de sonorisation
5 personnes
Brancher les microphones
3 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Vérifier le backline
3 personnes
Effectuer la vérification du son
5 personnes
Effectuer le test d’éclairage
3 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le poste d'entrée
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Tenir le briefing de l’équipe
5 personnes

Événement

Ouvrir les portes
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Servir les repas des artistes
2 personnes
Encadrer le pré-programme
3 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir l’espace bar propre
2 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner la prestation
4 personnes
Effectuer les changements de scène
4 personnes
Diffuser la musique de pause
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
3 personnes
Éteindre l'installation d'éclairage
2 personnes
Emballer les instruments en toute sécurité
4 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Ranger le bar
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 180

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Enceintes de monitoringqté 4
Pieds de microqté 6
Microphones sans filqté 2
Microphones filairesqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Enrouleurs électriquesqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12
Scanners de billetsqté 3
Caissesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Barres lumineuses LEDqté 6
Pied de projecteurqté 2
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 30
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Petits bolsqté 12

Décoration

Affiches de concertqté 20
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Flèches de signalisationqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant d’annoncer le concert : les contrats des artistes, les autorisations et les réservations dépendent de cette confirmation. Prévois aussi un délai pour vérifier les consignes sonores de la salle.
Demande la fiche technique de chaque groupe plusieurs semaines à l’avance. Vérifie notamment le nombre de microphones, de boîtiers DI, de retours, de câbles XLR et de prises électriques nécessaires pour éviter une installation incomplète le jour J.
Ne laisse pas la billetterie et la promotion aux derniers jours. Ouvre les inscriptions dès que les informations sont confirmées, puis prévois une relance en ligne et l’affichage des affiches au moins deux semaines avant le concert.
Prépare séparément l’accueil du public et celui des artistes. Trie les bracelets, imprime la liste des visiteurs et le déroulé, puis organise le transport, les repas et les besoins alimentaires des musiciens avant leur arrivée.
Le jour du concert, inspecte le lieu avant le montage : dégage les voies de sécurité, vérifie la météo si une partie de l’accueil se fait dehors et teste les passe-câbles, rallonges, multiprises, éclairages et installations de son avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concert rock ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Ce délai laisse le temps de confirmer les artistes, les autorisations, la salle, la billetterie, la promotion et les besoins techniques.
Quand faut-il ouvrir la billetterie d’un concert rock ?: Ouvre-la dès que la date, le lieu et la programmation sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Une billetterie ouverte tôt facilite la promotion et le suivi des inscriptions.
Quand vérifier la sonorisation d’un concert rock ?: Recueille les fiches techniques au moins 3 semaines avant l’événement et vérifie le matériel quelques jours avant. Le montage et les tests du système de sonorisation doivent être terminés avant l’arrivée du public.
Que prévoir pour l’accueil des artistes le jour du concert ?: Confirme le transport au plus tard une semaine avant, puis prépare les repas et les besoins alimentaires avant leur arrivée. Garde aussi une copie du déroulé et les contacts utiles avec l’équipe sur place.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.