Checklist para organizar un concierto de rock

Organizar un concierto de rock exige coordinar artistas, sonido, público y montaje en un orden preciso. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, cerrar los contratos y comprobar los permisos antes de anunciar nada. Después se encadenan la venta de entradas, la promoción, el transporte de los grupos y la producción técnica. Esta checklist reúne 74 tareas y 55 elementos para llegar al día del concierto con el escenario, la acreditación, la comida y la seguridad preparados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Cerrar contratos con artistas
2 personas
Comprobar permisos
2 personas
Registrar los acuerdos de sonido
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas online
Publicar la promoción en línea
2 personas
Colgar pósters
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar el transporte de los artistas
Realizar el pedido de catering
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista de visitantes
Clasificar las pulseras
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar las comidas de los artistas
3 personas
Inspeccionar el lugar
3 personas
Despejar las rutas de seguridad
3 personas
Montar el escenario
6 personas
Instalar el sistema de sonido
5 personas
Conectar los micrófonos
3 personas
Montar la instalación de iluminación
4 personas
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
Preparar los instrumentos
4 personas
Comprobar el backline
3 personas
Realizar la prueba de sonido
5 personas
Realizar la prueba de luces
3 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Montar el camerino de los artistas
2 personas
Montar la barra
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el puesto de entrada
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Realizar briefing al personal
5 personas

Evento

Abrir las puertas
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Servir comidas para artistas
2 personas
Coordinar el programa previo
3 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpia la zona de trabajo del bar
2 personas
Inspeccionar el área de público
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Acompañar la actuación
4 personas
Realizar cambios de escenario
4 personas
Poner música de pausa
Guiar al público hacia la salida
4 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
3 personas
Apagar la instalación de luces
2 personas
Empaquetar los instrumentos de forma segura
4 personas
Desmontar el escenario
6 personas
Recoger la barra
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 12
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 180

Equipo

Piezas de escenariocant. 12
Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Altavoces de monitorcant. 4
Soportes de micrófonocant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Micrófonos con cablecant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Enrollacablescant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12
Escáneres de ticketscant. 3
Cajas registradorascant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 6

Iluminación

Focos de escenariocant. 8
Barras de luz LEDcant. 6
Soporte de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 12
Linternascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Copas de vinocant. 30
Platoscant. 160
Cubiertoscant. 160
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Bandejas de hielocant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8
Cuencoscant. 12

Decoración

Pósters del conciertocant. 20
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Flechas para señalizacióncant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra los contratos y las necesidades técnicas antes de publicar el concierto. Pide a cada grupo su información de canales, monitores, conexiones y horarios para evitar cambios durante el montaje.
No dejes los permisos para la última semana. Comprueba con el recinto qué autorizaciones necesita el concierto y confirma por escrito los acuerdos de sonido y los horarios de carga y descarga.
Planifica el acceso del público con antelación: abre la venta online, prepara las pulseras por categorías e imprime la lista de visitantes el mismo día o como máximo la víspera.
Calcula la comida y las bebidas por separado para artistas, equipo y público. Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido y enfría las bebidas varias horas antes de la apertura.
Reserva tiempo suficiente para el montaje y la prueba de sonido. Deja despejadas las rutas de seguridad, coloca protectores sobre los cables y comprueba PA, subwoofers, monitores, micrófonos e iluminación antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de rock?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para tener margen con artistas, permisos, reservas y promoción. Programa el montaje técnico al menos 6 horas antes de la apertura, según el tamaño del escenario y el número de bandas.
¿Cuándo hay que abrir la venta de entradas para un concierto?: Abre la venta entre 6 y 8 semanas antes si ya están confirmados la fecha, el lugar y los artistas. Cierra la previsión final de asistentes entre 3 y 5 días antes para ajustar pulseras, lista de visitantes, catering y bebidas.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el sonido de un concierto de rock?: Reserva como mínimo 4 horas para montar PA, subwoofers, mesa de mezclas, monitores, micrófonos y cableado. Añade entre 60 y 90 minutos para la prueba de sonido de todas las bandas.
¿Cuándo hay que preparar el catering de los artistas?: Confirma las preferencias dietéticas al menos 7 días antes y haz el pedido definitivo entre 3 y 5 días antes. Las comidas de los artistas deben estar listas antes de su prueba de sonido o de la hora acordada en el contrato.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.