Retromarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een retromarkt organiseren vraagt meer dan kramen en vintage spullen klaarzetten. Je regelt tegelijk verkopers, inschrijvingen, vergunningen, indeling, betalingen, parkeren en de praktische stroom op de dag zelf. Begin met datum en locatie, werk daarna naar een vaste deadline voor verkopers en bezoekers toe. In deze checklist staan ook de zaken die vaak pas op het laatste moment opvallen: pinapparaten testen, wisselgeld klaarleggen, kabels veilig afdekken en verkopers herinneren aan hun aankomsttijd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Vergunningen controleren
Verkopers werven
2 personen
Inschrijfformulier versturen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkopersindeling maken
2 personen
Reserveringen maken
Verkopers bevestigen
Parkeerinformatie versturen
Plattegrond afdrukken
Naambadges maken
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Kassa en wisselgeld regelen
2 personen
Pinapparaat testen
Verzekeringspapieren meenemen
Gereedschap verzamelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Etenswaren voorbereiden
3 personen
Verkopers herinneren
Weersverwachting controleren
Transport laden
3 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verkopersplaatsen markeren
2 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Kraamnummering aanbrengen
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen

Event

Verkopers ontvangen
3 personen
Verkopers naar kramen wijzen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Entree registreren
2 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
Marktplein schoonhouden
2 personen
Verkopersvragen beantwoorden
2 personen
Verloren spullen registreren
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Verkopers laten afbouwen
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Verkoopmateriaal tellen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Houdbare producten opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 24
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 10
Transportkarrenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Aluminium schalenaantal 12

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Handlampenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Retropostersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 18
Kraamnummersaantal 30
Fotowand
Ballonnenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handdesinfectiehoudersaantal 6

Catering

Kassaboxenaantal 2
Wisselgeldbakjesaantal 4
Prijskaartstandaardsaantal 30
Koelelementenaantal 24
Drankdispensersaantal 4
Servetdispensersaantal 6
Koffiefiltersaantal 200
Menubordenaantal 4
Isolatiedekensaantal 6
Waterkannenaantal 8
Plateauwagensaantal 2
Boodschappen

Tips

Leg de verkopersindeling uiterlijk één week vooraf vast. Houd rekening met marktkramen, tafels, kledingrekken, loopruimte en eventuele partytenten; stuur iedere verkoper daarna de plattegrond en parkeerinformatie.
Test pinapparaten, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één dag vooraf. Neem kabelmatten mee en leg handlampen klaar, zodat aansluitingen en kramen ook bij weinig licht veilig bereikbaar blijven.
Maak voor de kassa een aparte envelop met wisselgeld en noteer wie die beheert. Controleer het pinapparaat vóór opening en houd verzekeringspapieren en reserveringsgegevens op één vaste plek bij de organisatiebalie.
Plan eten en drinken niet alleen voor bezoekers, maar ook voor verkopers en medewerkers. Vul koelboxen en ijscontainers vlak voor vertrek, zet koffiezetapparaten en waterkokers klaar en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Zet partytenten, routeborden en plattegronden zo klaar dat je bij regen of wind snel kunt bijsturen zonder de entree of looproute te blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een retromarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en vergunningen. Gebruik de laatste 2 weken voor verkopersbevestigingen, indeling, boodschappen en praktische controles.
Wanneer moet ik verkopers voor een retromarkt bevestigen?: Bevestig verkopers uiterlijk 2 weken voor de markt, zodra aanmeldingen en reserveringen zijn verwerkt. Stuur 3 tot 5 dagen vooraf nog een herinnering met aankomsttijd, parkeerinformatie en hun plek op de plattegrond.
Hoeveel tafels en kramen heb ik nodig voor een retromarkt?: Dat hangt af van het aantal verkopers en hun toegewezen ruimte. Maak de indeling minimaal 1 week vooraf en tel per plek de benodigde marktkramen, tafels, kledingrekken en vrije loopruimte mee.
Wat moet ik de dag voor een retromarkt controleren?: Controleer 1 dag vooraf de weersverwachting, pinapparaten, wisselgeld, bewegwijzering, verlichting, gereedschap en materialen. Vul koelboxen en bereid etenswaren zo veel mogelijk voor, zodat je op de ochtend alleen nog hoeft op te bouwen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.