Checklist para organizar un mercadillo retro sin olvidos

Un mercadillo retro necesita bastante más que reunir vendedores y colocar mesas. Primero debes cerrar el lugar y la fecha, comprobar los permisos y controlar las inscripciones; después vienen la distribución de puestos, los proveedores, los pagos y la señalización. La última semana sirve para confirmar asistentes, revisar el tiempo y preparar comida, bebidas, herramientas y documentación. Esta checklist reúne las 74 tareas y 56 artículos del plan en el orden adecuado para llegar al montaje con todo controlado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar lugar y fecha
Comprobar permisos
Reclutar vendedores
2 personas
Enviar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Crear la distribución de vendedores
2 personas
Hacer reservas
Confirmar proveedores
Enviar la información de aparcamiento
Imprimir el plano
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Gestionar la caja y el cambio
2 personas
Probar el terminal de pago
Llevar los papeles del seguro
Reunir herramientas
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar los alimentos
3 personas
Recordar a los vendedores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Cargar el transporte
3 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Marcar los puestos de venta
2 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Colocar la numeración de los puestos
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas

Evento

Recibir a los vendedores
3 personas
Indicar a los vendedores sus puestos
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Registrar la entrada
2 personas
Proporcionar información
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer los baños
Mantener limpia la plaza del mercado
2 personas
Responder a las preguntas de los vendedores
2 personas
Registrar objetos perdidos
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Ayudar a los vendedores a recoger
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Contar material promocional
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Guardar productos no perecederos
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 24
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 6
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 10
Carros de transportecant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Bandejas de aluminiocant. 12

Equipo

Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Datáfonoscant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Linternas de manocant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LED de obracant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Carteles retrocant. 20
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 18
Números de puestocant. 30
Photowall
Globoscant. 100

Limpieza

Papeleracant. 10
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6

Catering

Cajas de cajacant. 2
Cajitas para cambiocant. 4
Soportes para etiquetas de precioscant. 30
Acumuladores de fríocant. 24
Dispensadores de bebidascant. 4
Dispensadores de servilletascant. 6
Filtros de cafécant. 200
Carteles del menúcant. 4
Mantas aislantescant. 6
Jarras de aguacant. 8
Carros plataformacant. 2
Compras

Consejos

Cierra el lugar, la fecha y los permisos antes de abrir las inscripciones. Si falta una autorización, todavía estás a tiempo de cambiar el formato sin tener que avisar a los vendedores.
Envía el formulario de inscripción y registra también las preferencias dietéticas. Usa esa información para crear la distribución de puestos y confirmar reservas y proveedores con tiempo.
Prepara el plano, las tarjetas de identificación y las señales de ruta antes de la semana del evento. Imprime varias copias del plano y deja una para cada persona que coordine el montaje.
Prueba los datáfonos y prepara la caja con cambio como mínimo el día anterior. Comprueba también cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables; los cables sueltos son un problema frecuente en los puestos.
Haz una revisión final 24 horas antes: pronóstico del tiempo, recordatorio a los vendedores, neveras portátiles, hielo, alimentos, herramientas y papeles del seguro. Así no dependes de compras improvisadas durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo retro?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar el lugar, revisar permisos, reclutar vendedores y publicar el evento. Reserva la última semana para cerrar inscripciones, distribución, proveedores y comunicaciones.
¿Cuándo debo enviar la información a los vendedores?: Envía el formulario de inscripción al abrir el registro y manda la información de aparcamiento y montaje cuando la distribución esté confirmada. Reenvía un recordatorio entre 24 y 48 horas antes del mercadillo.
¿Qué hay que preparar el día anterior al mercadillo?: Deja listos el plano, las identificaciones, las señales, la caja con cambio y los datáfonos probados. También conviene llenar las neveras portátiles, comprobar el material y revisar el pronóstico del tiempo entre 12 y 24 horas antes.
¿Cuánto tiempo antes deben llegar los organizadores?: Calcula al menos 2 horas antes de la apertura para montar carpas, puestos, mesas, sillas, percheros y señalización. Si hay muchos vendedores o transporte compartido, añade entre 30 y 60 minutos para descargar y orientar a cada puesto.

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